BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF Free Download

Name: BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF
Author: Christy Stokes

1 / 117

0 views•117 pages

BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF Free Download

BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF free Download. Think more deeply and widely.

GAZĠ ÜNĠVERSĠTESĠ

EĞĠTĠM BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ

BÜRO YÖNETĠMĠ EĞĠTĠMĠ ANABĠLĠM DALI

BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME

(BĠR UYGULAMA ÖRNEĞĠ)

YÜKSEK LĠSANS TEZĠ

Hazırlayan

Ömer YAġLI

ANKARA - 2008

GAZĠ ÜNĠVERSĠTESĠ

EĞĠTĠM BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ

BÜRO YÖNETĠMĠ EĞĠTĠMĠ ANABĠLĠM DALI

BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME

(BĠR UYGULAMA ÖRNEĞĠ)

YÜKSEK LĠSANS TEZĠ

Hazırlayan

Ömer YAġLI

Tez DanıĢmanı

Prof. Dr. Azize HUSSEIN

ANKARA - 2008

JÜRĠ ÜYELERĠN ĠMZA SAYFASI

Ömer YAġLI„ın " Büro Otomasyon Sistemlerinden Dijital ArĢivleme: Bir

Uygulama Örneği " baĢlıklı tezi 25/06/2008 tarihinde, jürimiz tarafından Büro

Yönetimi Anabilim Dalında Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiĢtir.

Adı Soyadı Ġmza

BaĢkan : Prof. Dr. Burhan ÇĠL.............................................. ..........................

Üye (Tez DanıĢmanı): Prof. Dr. Azize HUSSEIN ................. ..........................

Üye : Prof. Dr. Dilaver TENGĠLĠMOĞLU .............................. ..........................

ÖZET

BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME: BĠR

UYGULAMA ÖRNEĞI

YaĢlı, Ömer

Tez, Büro Yönetimi ve Eğitimi Bilim Dalı

Tez DanıĢmanı: Prof. Dr. Azize HUSSEIN

Nisan-2008

AraĢtırmada dijital arĢivciliğin tanıtılması, bilgi ve teknoloji de meydana

gelen değiĢimle birlikte değiĢim ve geliĢiminin takip edilmesi, dijital arĢivin

avantaj ve dezavantajları değerlendirilmiĢtir.

Kurum, kuruluĢ ve iĢletmelerin çalıĢmalarını yaparken genel amaç

hızlı karar verebilme, yönetim kolaylığı, hizmet sunduğu kesime çabuk

ulaĢılması, iĢ istasyonlarının azaltılıp kırtasiye masraflarının düĢürülmesi ve

insan gücünün hatasının en aza indirilmesi olarak belirtilebilir. Bu yüzden

büro hizmetlerinde teknolojiyi en iyi ve en geliĢmiĢ Ģekilde kullanma

zorunluluğunu hissedilmiĢtir. Bu kapsamda yapılan iĢlerin bir yerde toplandığı

ve yönetildiği birleĢik sistemlerin beraber çalıĢtığı yapılara ihtiyaç

duyulmuĢtur.

Bu kapsamda büro otomasyon sistemleriyle ortak bir platformda hızlı

bir iletiĢim, güvenilir ve etkili bir yönetimle geliĢen teknoloji ve isteklere ayak

uydurmaya çalıĢan ve meydana gelecek bilgi havuzundan kullanıcıların en

etkin Ģekilde kullanmasını sağlayarak kabiliyetlerini arttırmak hedefleri

arasında sayılabilir.

Kurum, kuruluĢ ve iĢletmelerin genel amaçlarını gereçleĢtirmek için

büro otomasyon sistemlerini en etkin Ģekilde kullanmanın önemli olduğu

kanaatine varılmıĢtır.

iii

ABSTRACT

DIGITAL ARCHIVING IN OFFICE AUTOMATION SYSTEMS: AN

APPLICATION EXAMPLE

YAġLI, Ömer

Thesis, Office Management and Training Discipline

Thesis Adviser, Prof. Dr. Azize HUSSEIN

April-2008

The goal of this dissertation is to introduce digital archiving, to show

changes and advancements in information and technology and to assess the

advantages and disadvantages of digital archiving.

When working on utilities and enterprises the main objective is to

achieve rapid decision-making, facility of management, quick response to the

demands, cutting down stationery expenses by reducing workstations, and

decreasing the human faults. Accordingly, the necessity of technology

utilization in office services is sensed as the most efficient and effective way.

Structures in which combined systems managed and office works

accumulated in one center has been a requirement.

In this concept, office automation systems promise a platform using

reliable and fast communication, eager to adapt with technological demands

and easy to be used by end users that drive information pools.

In conclusion, it is proposed that in order to achieve the aims of

corporation, foundation and enterprises, effective utilization of office

automation systems are noted as a key necessity.

ÖNSÖZ

AraĢtırma sırasında yardımlarını esirgemeyen, önerileriyle

araĢtırmanın geliĢimine ıĢık tutan tez danıĢmanım Sayın Prof.Dr. Azize

HUSSEIN‟ne, araĢtırmanın oluĢumunda katkıları bulunan tüm hocalarıma,

mesai arkadaĢlarıma ve eĢime en içten teĢekkürlerimi sunmaktan onur

duyarım.

Ömer YAġLI

ĠÇĠNDEKĠLER

JÜRĠ ÜYELERĠN ĠMZA SAYFASI .............................................................................................. i

ÖZET ......................................................................................................................................... ii

ÖNSÖZ .................................................................................................................................... iv

ĠÇĠNDEKĠLER ............................................................................................................................ v

ġEKĠLLERĠN LĠSTESĠ ............................................................................................................ vii

SĠMGELER VE KISALTMALAR ............................................................................................. viii

GĠRĠġ ....................................................................................................................................... 1

BĠRĠNCĠ BÖLÜM

ARġĠV VE BÜRO OTOMASYONU KAVRAMLARI

1.1. ARġĠV VE ARġĠVCĠLĠK KAVRAMI ....................................................................... 3

1.2. TÜRKĠYE'DE ARġĠV ............................................................................................ 7

1.3. ARġĠVLERDE BĠLGĠSAYARIN KULLANIMI VE GELĠġĠMĠ .................................. 8

1.4. BÜRO OTOMASYONU KAVRAMI ..................................................................... 12

1.5. BÜRO OTOMASYON ALT SĠSTEMLERĠ .......................................................... 14

1.5.1. Kurumsal Bilgi Portalı ....................................................................................... 15

1.5.2. ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi ................................................................................... 17

1.5.3. Doküman Yönetim Sistemleri ........................................................................... 18

1.5.4. Kelime ĠĢlem Sistemleri .................................................................................... 21

1.5.5. Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri ............................................................ 22

1.5.6. Elektronik Posta................................................................................................ 22

1.5.7. Ses postası ....................................................................................................... 23

1.5.8. Elektronik Toplantı Sistemleri ........................................................................... 23

1.5.9. Video Konferans ............................................................................................... 23

1.5.10. Görüntülü ĠletiĢim Sistemleri ............................................................................. 24

ĠKĠNCĠ BÖLÜM

VERĠ TABANI YÖNETĠM SĠSTEMLERĠ

2.1. VERĠ TABANI KAVRAMI VE MODELLERĠ ........................................................ 26

2.2. VERĠ TABANI MODELLERĠ ............................................................................... 27

2.2.1. Dosya Sistemleri Modeli (File Systems) ........................................................... 28

2.2.2. HiyerarĢik Veritabanı Modeli (Hierarchical Database Model) .......................... 28

2.2.3. ġebeke Veri-Tabanı Modeli (Network Database Model) .................................. 29

2.2.4. Nesne Veri-Tabanı Modeli (Object Database Model) ...................................... 29

2.2.5. Nesne-ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Object-Relational Database Model) ........ 29

2.2.6. ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Relational Database Model) ............................... 30

2.3. VERĠMLĠ BĠR VERĠTABANIN ÖZELLĠKLERĠ ..................................................... 30

2.4. VERĠ TABANI YÖNETĠCĠSĠNĠN GÖREVLERĠ ................................................... 31

2.4.1. Veritabanı Yazılımının Kurulması Ve Upgrade'ler (Yeni Versiyonlar) .............. 32

2.4.2. Veritabanının OluĢturulması ............................................................................. 32

2.4.3. Veritabanı BaĢlatma/Durdurma ........................................................................ 33

2.4.4. Kullanıcı Ekleme ve Yetkilendirme ................................................................... 34

2.4.5. Veritabanı Yedekleme/Yedekten Geri Dönme ( Backup & Recovery) ............. 34

2.4.6. Veritabanı Performans Ayarlaması ( Performance Tuning) ............................. 35

2.4.7. Veritabanı Tablo-/Ġndekslerin Büyüme Kontrolü ............................................... 36

2.5. VERĠ TABANININ DĠJĠTAL ARġĠVDEKĠ YERĠ ................................................... 37

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

DĠJĠTAL ARġĠV

3.1. DĠJĠTAL ARġĠVĠN GELĠġĠMĠ .............................................................................. 39

3.2. DĠJĠTAL ARġĠVĠN ÖZELLĠKLERĠ VE FAYDALARI ............................................ 40

3.2.1. Belgelere Hızlı ve Çoklu UlaĢımı ...................................................................... 40

3.2.2. Belgelerin Takibi ............................................................................................... 43

3.2.3. Karar Verme Mekanizmaların Güçlenmesi ...................................................... 43

3.2.4. Personelin Kontrolü ve Değerlendirilmesi ........................................................ 43

3.2.5. Belgeleri Saklama ve ArĢivleme ....................................................................... 44

3.2.6. Belgelerin Güvenliği ......................................................................................... 46

3.3. ARġĠV BELGELERĠNĠN DĠJĠTAL ORTAMA DÖNÜġTÜRÜLMESĠMODELLERĠ51

3.3.1. Görüntü / Belge ArĢiv Sistemleri ...................................................................... 52

3.3.2. Belge Yönetim Sistemleri ................................................................................. 53

3.3.3. Bilgi Yönetim Sistemleri .................................................................................... 53

3.3.4. ĠĢ AkıĢ Yönetim Sistemleri ................................................................................ 54

3.3.5. Yüksek Hacimli Belge Tarama Sistemleri ........................................................ 54

3.3.6. Form ĠĢleme Sistemleri ..................................................................................... 54

3.3.7. Faks Yönetimi ................................................................................................... 55

3.3.8. Video Bilgi Yönetim Sistemi (Multimedia Computing) ...................................... 55

3.3.9. Servis (Büro) Sistemleri ................................................................................... 55

3.4. DĠJĠTAL ARġĠVĠN YEDEKLENMESĠ .................................................................. 56

3.5. DĠJĠTAL ARġĠVĠN DEZAVANTAJLARI VE ÖNLEMLERĠ................................... 56

3.5.1. Fiziksel Eskime Ve Çözüm Yolları.................................................................... 57

3.5.2. Orijinallik Tespiti ............................................................................................... 67

3.5.3. Diğer Sorunlar .................................................................................................. 75

3.6. DĠJĠTAL ARġĠVĠN BÜRO OTOMASYONDAKĠ YERĠ ......................................... 80

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

ÖRNEK UYGULAMA

4.1. ÖRNEK UYGULAMA ĠNCELEMESĠ .................................................................. 83

4.2. SONUÇ ve ÖNERĠLER .................................................................................... 101

KAYNAKÇA .......................................................................................................................... 104

vii

ġEKĠLLERĠN LĠSTESĠ

ġekil 1: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri.......................................................15

ġekil 2: Doküman Yönetim Sistemi................................................................19

ġekil 3: Hard diskin Ģemasal bilgi durumu.....................................................36

ġekil 4: SharePoint Server Kapsamı.............................................................84

ġekil 5: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri.......................................................85

ġekil 6: Logon Ekranı.....................................................................................89

ġekil 7: Portal Ana Sayfa Ekranı ...................................................................90

ġekil 8: Portal ġube Ekranı............................................................................91

ġekil 9: Portal KiĢisel Ekranı..........................................................................91

ġekil 10: Portal E-Posta Entgre Ekranı 1.......................................................92

ġekil 11: Portal E-Posta Entgre Ekranı 2.......................................................92

ġekil 12: E-postayla dosya entegrasyonu.....................................................93

ġekil 13: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 1.............................................94

ġekil 14: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 2..............................................95

ġekil 15: Portal'da Belgelere Uygulanan Eylemler........................................96

ġekil 16: Excel Servisleri Ekranı....................................................................97

ġekil 17: Kolay iĢ akıĢı Ekranı.......................................................................98

ġekil 18: Zengin meta datayı kullanma Ekranı..............................................99

ġekil 19: Portal Arama Ekranı......................................................................100

viii

SĠMGELER VE KISALTMALAR

COLD : Computer Output To Laser Disk

COOL : Computer Output On-Line

CRM : Customer Relations Manegement

CVL : Comma delimited File

ÇOYU : Çoğul Ortam Yönetim ve Uyarlama

DBMS : Database Management Systems

EDYS : Elektronik Doküman Yönetim Sistemi

ERP : Enterprise Resource Planning

IAYS : ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi

ISO : Uluslararası Standartlar Örgütü

MARC : Machine Readble Catologuing

OCR : Optical Character Recognition

RDBMS : Relational Database Management Systems

TÜYATOK : Türkiye Yazmaları Toplu Kataloglama Projesi

TDK : Türk Dil Kurumu

YUUP : YangınlaĢtırılmıĢ Ulusal Ve Uyarlama

GĠRĠġ

Günümüzde; büro ve büro faaliyetleri, iĢlemlerin karmaĢıklığı ve aĢırı

uzmanlaĢma nedeniyle önem kazanmıĢtır. GeliĢen teknoloji büroların

görünümünü de etkilemiĢ, 19.yüzyılın sonlarına gelindiğinde büro

faaliyetlerinde kullanılan teknoloji ürünlerinin hemen hepsi kalem, kâğıt ve

mürekkep iken; büyük bir süratle geliĢmeye baĢlayan teknoloji, büroları

yeniden biçimlenmeye zorlamıĢtır.

20. yüzyılın ikinci yarısı; hemen her alanda olduğu gibi, büro hizmetleri

alanında da yüksek teknoloji adı altında toplanan bir takım bilgi, araç ve

ekipmanın yoğun olarak kullanıldığı bir dönem olmuĢtur. Bu dönemde,

bürolarda bilgiye olan ihtiyaç artmıĢ; verimliliğin artırılması gibi konular önem

kazanmıĢ, otomasyona olan talep de artmıĢtır

Çağımız bilginin çok hızlı üretildiği ve kısa bir süre içerisinde de

geçerliliğini yitirdiği bir çağdır. Bilgi çağı, insanlar ve kuruluĢlar arasında bilgi

aktarımının hızlı ve etkin olarak yapılmasını gerektirmektedir. Bu gereksinimi

karĢılamaya yönelik çabalar sonucunda son yıllarda iletiĢim ve bilgi ağları

konusunda önemli geliĢmeler olmuĢtur.

Özellikle bilgisayar teknolojisinde meydana gelen geliĢmeler;

bilgisayarları büroların ayrılmaz bir parçası, otomasyonun en önemli unsuru

haline getirmiĢtir. Bugün büro otomasyonu sistemleri geniĢ bir kullanıcı

grubuna hitap etmektedir.

Tüm bunların yanında ulusların kendilerine özgü olduğu kadar, diğer

toplumlarında ortak mirası olan bilgi ve belgeleri koruyarak kullanıma sunan

arĢivler küreselleĢen bugünkü dünyada önemli birer bilgi bankaları

durumundadırlar.

ArĢivler, sadece her türlü belgeyi bünyelerinde taĢımazlar, aynı

zamanda geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik

yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve

gelecek kuĢaklara aktaran bilgi merkezleri konumundadırlar. Bu yönü ile

arĢivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vazgeçemediği kültür ve bilgi

hazinelerinin ana merkezi durumundadırlar. Bu açıdan arĢivler, bilginin

sonraki kuĢaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal

olarak bu aktarımda bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve yetiĢmiĢ

insan kaynaklarına ihtiyaç vardır.

Bu perspektifte dijital arĢivciliğin tanıtılması, bilgi ve teknolojide

meydana gelen değiĢimle birlikte değiĢim ve geliĢiminin takip edilmesi, dijital

arĢivin avantaj ve dezavantajlarının ortaya konulması gerekmektedir.

Büro otomasyon sistemlerinin kullanımındaki genel amaçları, iĢ

istasyonlarının azaltılıp kırtasiye masraflarının düĢürülmesi ve insan gücünün

hatasının en aza indirilmesidir. Fakat bu sistemlerde dikkat edilmeyen en

önemli eksiklikler; uygulamalar bütünün parçası olarak düĢünülmeyip her

parça farklı bir bütünlüğe hitap ediyor gibi hareket edilmesi, uygulamaların ve

veri tabanlarının yönetimlerinin merkezi yapıda gerçekleĢtirilmemesi ve ortak

bir bilgi havuzunun olmamasıdır. Tez konusu itibariyle veri tabanı yönetimi ve

dijital arĢivleme yöntemiyle kurulacak merkezi bir yapı ve merkezi arĢivle bu

sorunların giderileceği düĢünülmektedir.

Bu kapsamda, tez çalıĢmasında veri yönetimi ve dijital arĢiv konusunu

irdeleyerek kamu ve özel sektörde arĢivleme ve arĢivi yönetme

çalıĢmalarında yeni açılımlar sağlama noktasında önem arz etmektedir.

Tez çalıĢması kapsamında genel anlamda arĢivcilik kavramı

incelenmiĢ, büro otomasyon sistemleri kapsamında dijital arĢivcilik

tanımlanmaya çalıĢılmıĢ, dijital arĢiv sistemlerinde meydana gelen teknolojik

değiĢim ve geliĢmeler belirtilerek, dijital arĢivciliğin avantaj ve dezavantajları

ortaya konulmuĢtur. Tüm bu bilgilerden hareketle, konuyu uygun model,

Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez Kadrosundaki uygulama örnekler

desteğiyle açıklanmıĢ ve iĢleniĢi hakkında bilgi verilmeye çalıĢılmıĢtır.

BĠRĠNCĠ BÖLÜM

ARġĠV VE BÜRO OTOMASYONU KAVRAMLARI

1.1. ARġĠV VE ARġĠVCĠLĠK KAVRAMI

Kelime olarak arĢiv belediye sarayı, resmi daire anlamlarına

gelmektedir. Belirli bir kuruma ait iĢlemi bitmiĢ bir evrakın, düzenli bir Ģekilde

toplanarak korunduğu yer, arĢiv için daha açıklayıcı bir ifadedir.

Horcoq Josef‟e göre arĢiv; herhangi bir resmi daire, resmi veya yarı

resmi herhangi bir cemiyet, aile ve Ģahısların faaliyetleri, iĢ görmeleri

neticesinde zuhur eden ve Tanzim edilmek üzere kendilerinin tasarrufunda

bulunan yazıların muhafazasıyla birlikte toplanıp biriktirilmiĢ, tertip ve tanzim

edilmiĢ Ģeylerin hepsidir (Güzel, 2004:2).

Fekete Lojos‟a göre arĢiv; tabii veya hukuki bir Ģahsiyetin resmi

iĢlemlerinden hâsıl olan ve yanında bulundurması gereken yazılmıĢ,

resmedilmiĢ veya tabedilmiĢ evrakın tekmilidir (Düzenli, 2006:2).

Bu bağlamda arĢiv kurumların, gerçek ve tüzel kiĢilerin gördükleri

hizmetler, yaptıkları haberleĢme veya iĢlemler neticesinde meydana gelen ve

bir maksatla, belli bir sistem dâhilinde saklanan doküman ve bu dokümana

bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerler olarak tanımlanabilir.

ArĢivlerin kuruluĢu, organizasyonu, belgelerin saklanması, kullanıma

sunulması ile ilgili iĢlemlerin ve arĢiv uygulamalarının, dayandığı temel ilmi

düĢünceleri ve kaideleri konu edinen bir ilim dalıdır (http://www.egm.gov.tr

/arsiv/arsivcilikhakkında.htm).

Geçtiğimiz yüzyılın ortalarına doğru modern arĢivlerin gerek nicelik

gerekse niteliği yönüyle karmaĢıklaĢmasının getirdiği sorunların ardından, bu

bilim dalı içinde yeni ve özel bir meslek türü olarak belge yönetimi disiplininin

ortaya çıktığı görülmektedir. Bu geliĢmelere paralel olarak arĢivciliğin içeriği

ve tanımları da değiĢime uğramıĢtır. ArĢivcilik artık tarihin bir kolu olarak

görülmekten çıkıp, tarih ve niteliği ne olursa olsun, bireyler veya

organizasyonlar tarafından, kendi varoluĢ amaçları doğrultusunda ve kendi

fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için toplanan ve öncelikle kanıtsal ve

idari amaçlar olmak üzere, taĢıdıkları genel bilgi değeri nedeniyle saklanan

belgeler bütünü olarak tanımlanmaya baĢlamıĢtır (Ataman, 1989:36).

Siyasetten ekonomiye, eğitimden kültürel hayata hemen her konuda

büyüklü küçüklü çalıĢmalar yapılmakta ve bu çalıĢmalar sonunda devasa

boyutta bilgi ve belge üretilmektedir. Bir devlet için sürekli biriken bu bilgi

hazinesinin düzenlenmesi, korunması ve gelecek kuĢaklara aktarması,

devletin geliĢme yolunda atacağı en önemli adımlardan biridir.

Bilindiği üzere, her millet bir tarihi mirasın sahibidir. Bu tarihi mirasın

çok önemli bölümünü arĢivler, kütüphaneler ve eski eserler gibi maddi ve

manevi kültür varlıkları teĢkil ederler. Millet olabilme ve kalabilmede bu kültür

varlıklarının büyük yeri ve rolü vardır (Gültepe, 1998:37).

ArĢivler, her kurumun yapısından kaynaklanan faklılıklar

göstermektedir. Bu bağlamda, arĢivlerin bilimsel bilginin daha yaygın ve etkin

kullanımında önemli bir geliĢme sağlayacağı; var olan yayıncılık sistemini

tamamlayıcı bir konuma geleceği tahmin edilmekte ve bu açıdan büyük

ümitler bağlanmaktadır. ArĢivlerin ve dolayısıyla, kurumsal arĢivlerin tüm

dünyada yaygınlaĢması, açık eriĢim ve bilgi paylaĢımını destekleyen bir

kültürün oluĢmasına bağlıdır (Karasözen, 2003).

Belge ve bilgilerin belirli yöntem ve standartlarla arĢivlenmesi,

kuĢkusuz birçok yönden avantaj sağlayacaktır. Gerek özel sektör gerekse

devlet kurumları tarafından yapılan arĢivleme çalıĢmaları, kuruluĢlara iĢlem

kolaylığı sağladığı gibi, bu kuruluĢlarla etkileĢim içinde bulunan gerçek ve

tüzel kiĢilere karĢı da kayda değer bir prestij kazandırmaktadır. ArĢivin

kurumlara, araĢtırmacılara ve topluma yararlarını aĢağıdaki gibi sıralanabilir

(http://www.ankos.gen.tr/acikerisim)

Kuruma Yararları: Kurumda yürütülen araĢtırma faaliyetlerinin

bilimsel, toplumsal ve ekonomik iliĢkisini ortaya koyarak kurumun kamusal

değerini ve saygınlığını artırabilir.

AraĢtırmacıya Yararları: Son yıllarda yapılan araĢtırmalar, tüm bilim

dallarında, açık eriĢime sunulan araĢtırma sonuçlarının, geleneksel yayıncılık

yolu ile sağlanacak atıf sayısı ile karĢılaĢtırıldığında 2-3 kat daha fazla atıf

aldığını göstermektedir.

 Internet sayesinde araĢtırma sonuçlarına ücretsiz ve hızlı bir

eriĢimi imkânı sağlanabilir.

 AraĢtırma sonuçlarının daha geniĢ bir kitleye ulaĢmasını

sağlayarak araĢtırmanın etkisini artırır, daha fazla atıf

alınmasını sağlanabilir.

 AraĢtırma sonuçlarının baĢka bir araĢtırmaya temel

oluĢturmasını sağlamada yardımcı olabilir.

 Yapılan araĢtırmanın tekrarını önlenebilir.

Topluma Yararları: Ticari dergi yayıncılığının tekelindeki iletiĢim

kanalları tıkanan bilim dünyası, açık eriĢim yayıncılığı ve kurumsal arĢivler

sayesinde bu tıkanıklığa temel neden oluĢturan fiyat ve eriĢim engellerini

ortadan kaldırmaktadır.

 AraĢtırma sonuçlarının daha geniĢ kitlelerce kullanımı,

toplumda üretimi artırarak ülke ekonomisine de kazanç

sağlamaktadır.

 Bilimsel iletiĢimin geliĢmesine ve güçlenmesine katkı sağlar.

 Entelektüel mirasın uzun vadeli saklanmasını ve korunmasını

garanti eder.

 Dergileri satın almaya gücü olmayan fakir ülkelerdeki

araĢtırmacıların bilimsel bilgiye eriĢimini sağlar.

Bugün hemen her alanda ve her konuda uluslar arası bir standarda

gidilmektedir. ArĢivcilerin böyle bir uluslar arası standardı benimsemesi ve

kullanması, uygulamalarını daha kolay ve sistematik olarak hayata

geçirmeleri için çok kolaylık sağlayacaktır. Bu tip bir standart, arĢivleme

programının oluĢturulmasında ve iĢ niteliklerinin gözden geçirilmesinde

önemli bir referans olacaktır. ArĢivleme iĢleminin standardize edilmesi, farklı

ülkelerdeki arĢivcilerin yaptıkları çalıĢmaları ve deneyimlerini birbirleriyle

paylaĢması için ortak bir dil oluĢturma anlamına gelmektedir.

Bir organizasyonda, mevcut sistemlerin maksimum kapasiteyle

iĢlemesi, geliĢimi ve etkinliğinin arttırılması, yeni projelerin ortaya konması

çalıĢmalarının standarda dayandırılması son derece önem taĢımaktadır.

Belge doğrudan kurumların faaliyetlerine ait iĢ ve iĢlemler sonucu ortaya

çıkar. Kurumun sorumluluklarını ortaya koyan ve gereksinimlerini

karĢılayacak olan belgeler uygun bir kayıt tutma sistemi olmadan

oluĢturulamaz ve yönetilemez. Bu nedenle belge yönetim uygulamaları ve

arĢiv oluĢturulması; politikalar, ilkeler, en iyi uygulamaların gerçekleĢtirilmesi

yoluyla sistemleĢtirilebilir. Bu sistemleĢtirmede en önemli kılavuzlardan birisi

standarttır. Zira Standart bize geçmiĢte yapılan hataları telafi etme imkânı da

sağlayacaktır (Özdemirci, 2003:3).

ArĢivlerin düzenli olması; kalıcı değeri olan belgelerin dayanıklı

ortamlarda ve nitelikli üretimini, kolay eriĢim için düzenlenmelerini ve

korunmalarını, değerlendirilmelerini ve arĢive transferlerini garanti eden etkili

belge yönetim programlarına sahip olmayı gerektirir. Oysa kurum ve

kuruluĢlarda belgelerin yönetimine iliĢkin Türkiye'de belirlenmiĢ bir belge

yönetim politikası bulunmamaktadır. Bu konuda bir politikanın olmaması,

kurum ve kuruluĢlarda üretilen belgelere uygulanacak iĢlemlerde nasıl bir yol

izleneceğinin bilinememesine yol açmakta ve sorunlara neden olmaktadır.

Çoğu kurum ve kuruluĢ ellerindeki belgelerle nasıl baĢa çıkacaklarını

bilememekte ve yanlıĢ uygulamalar yapılarak, önemli arĢiv belgelerinin yok

olmasına neden olunmaktadır. Bunun için Türkiye'de belge yönetim politikası

belirlenmeli ve yazılı hale getirilerek tüm kurum ve kuruluĢlara duyurulmalıdır.

Bu konuda ISO 15489 iyi bir baĢlangıç olacaktır (Özdemirci, 2003:3).

1.2. TÜRKĠYE'DE ARġĠV

Türkiye'de, arĢivlerde kataloglama ve tasnif iĢlemleri, cumhuriyetten

sonra baĢlamıĢ ve günümüze kadar devam etmiĢtir. Bu konuda çeĢitli

araĢtırma grupları, kütüphaneler ve üniversiteler çalıĢmalar yapmıĢtır. Bu

çalıĢmalar arasında 1927‟de, yazmalar için baĢlatılan tasnif faaliyetleri 6 ay

sürmüĢ ve bundan 8 yıl sonra Prof. Dr. Helmut Ritter ‟in baĢkanlığında ikinci

bir tasnif heyeti çalıĢmalarına baĢlamıĢtır (Atılgan, 2000:125). Ancak yapılan

bu çalıĢmalar yetersiz kalmıĢtır. 1978 yılında Kültür Bakanlığı, Kütüphaneler

Genel Müdürlüğü tarafından kapsamlı bir yazma eserlerin envanterinin tespiti

çalıĢmaları kapsamında el yazması kitapların korunması gerekçesi ile

Türkiye Yazmaları Toplu Kataloglama Projesi (TÜYATOK) baĢlatılmıĢtır

(Atılgan, 2000:125). 1978 yılından 1999 yılı sonuna kadar yaklaĢık 18950

eserin bibliyografik fiĢi 21 ciltte yayınlanmıĢtır.”M. K. Yazmalar Katalogu” adı

ile çıkarılan beĢ ciltlik katalog da bu sayıya eklenirse, bugüne kadar yaklaĢık

21.600 cilt eserin bibliyografik tanımlaması bitirilmiĢtir (Atılgan, 2000:125).

YUUP (YaygınlaĢtırılmıĢ Ulusal ve Uluslararası Projeler) ilgi grupları

olarak belirlenen 12 öncelikli alan içinde 'Bilim Toplumu Teknolojileri'

alanında faaliyet göstermek üzere farklı disiplinlerden 7 üniversite ve 2

firmadan oluĢan bir oluĢum olan Çoğul ortam Yönetim ve Uyarlama (ÇOYU)

tarafından gerçekleĢtirilen ve yürütücülüğünü ODTÜ Elektrik Elektronik Müh.

Bölümü'nden Doç. Dr. Aydın Alatan'ın yaptığı DPT tarafından desteklenen

2004K120720 sayılı "E-Devlet için Bilgisayar Destekli Görsel

Dokümantasyon, ArĢiv ve Yönetim Sistemi" baĢlıklı projede Eğitim, Sağlık,

Adalet, Basın-Yayın ve Güvenlik alanlarında teknolojiler geliĢtirilmiĢtir.

Projenin ana teması e-devlet olgusu içinde farklı kurumlarda ihtiyaç duyulan

görsel dokümantasyon verilerine kolaylıkla eriĢimi sağlayacak bilgisayar

destekli bir sistem geliĢtirmektir.

Türkiye'de iki büyük arĢiv bulunmaktadır. Bunlar:

1- BaĢbakanlık Osmanlı ArĢivi (Ġstanbul)

2- BaĢbakanlık Cumhuriyet ArĢivi (Ankara)

Bu iki büyük merkezin dıĢında farklı biçimlerdeki arĢiv belgelerinin

önemli bir kısmı aĢağıdaki merkezlerde bulunmaktadır:

 Süleymaniye Kütüphanesi (Burada 46.000 kitap bilgisayar

ortamına aktarılmıĢtır.)

 Kültür Bakanlığına bağlı kütüphaneler

 Milli Kütüphane

 Ankara Üniversitesi D. T. C. F Kütüphanesi

ÇeĢitli bilim adamlarının araĢtırmalarına göre ülkemizde bulunan

elyazmaları 300.000 cilt ve müstakil 600.000 eser olarak gösterilmektedir

(BAYOĞLU, 1999:61-69).

1.3. ARġĠVLERDE BĠLGĠSAYARIN KULLANIMI VE

GELĠġĠMĠ

ArĢivler, geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların, tarihi ve ekonomik

yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini içeren her türlü

belgeyi bünyelerinde depolayan ve gelecek kuĢaklara aktaran bilgi

merkezleridir. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin tarihe

uzanan elleri, vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana merkezi

durumundadırlar. Diğer yandan, birer köprü vazifesi gören arĢivler, bilginin

sonraki kuĢaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal

olarak bu aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin en verimli Ģekilde

kullanılması, gelecek nesillere geliĢen teknolojiye adapte edilmiĢ arĢivlerin

ulaĢtırılması zorunludur.

ArĢivlerin en önemli görevleri arasında, bilgi ve belgelerin sağlıklı

ortamlarda muhafaza edilerek sınıflandırılması ve çağdaĢ tekniklerin

kullanılarak özet ve indekslerinin hazırlanıp araĢtırmacıların hizmetine

sunulmasıdır. Her alanda olduğu gibi arĢivcilik hizmetlerinde de çağın

getirdiği yeniliklere ayak uydurabilen sistemler kurulmalı, biliĢim teknolojisinin

gereğini yerine getirmek amaçlanmalıdır. Bilgisayar ve iletiĢim teknolojileri

sayesinde ülkeler arasındaki sınırlar kalkmıĢ ve standartlaĢmaya doğru hızla

yol alınmaya baĢlanmıĢtır. GeliĢmiĢ ülkelerde tüm dünyaya hizmet veren

dijital kütüphane ve arĢivler gün geçtikçe artması, her türlü bilginin elektronik

ortama aktarılması, biliĢim teknolojilerine verilmesi gereken önemi açıkça

göstermektedir.

ArĢivlerde bilgisayar kullanılmaya baĢlanması 1960‟lı yıllarda olmuĢtur.

1964‟de Brüksel‟ de yapılan “Uluslararası ArĢiv Konferansı”nda arĢivlerde

bilgisayar kullanılması dile getirilmiĢtir (Kandur, 1998:579). ArĢivlere

bilgisayar ilk olarak yardımcı araçlar olarak girmiĢtir. 1970‟li yıllarda arĢivlerde

bilgisayarlar, uzmanların yardımıyla elektronik daktilo gibi kullanılmaya

baĢlanmıĢtır. 1980‟ler ise daha ileri sistemlerin geliĢtirilmesi çabaları ile

geçmiĢtir (Kandur, 1998:581).

ArĢivcilikte verilerin hem klasik hem de bilgisayar ortamına

aktarılmasında üç ana unsur bulunmaktadır (Kandur, 1998:581).

 ArĢiv malzemelerinin sağlanması, depolanması ve

indekslenmesiyle ve yer bilgilerine ulaĢımı sağlayan sistemler.

 Özel arĢiv projeleri yani büyük ölçekli indekslerin üretilmesi,

mikro formların kontrolü, yayın ve arĢiv malzemelerinin

araĢtırma ve eğitim faaliyetlerinde kullanılmasını sağlayacak

sistemler.

 ArĢiv yönetiminin otomasyona yönelik sistemleri, kullanıcı

istatistikleri, kullanıcılara dokümanların verilmesi ve iadesi,

depo yöntemi sistemleridir.

GeliĢen teknolojiye paralel olarak daha sonraları ise bilgisayarın aktif

düzeyde kullanılmasıyla birlikte arĢivcilikte de MARC (Machine Readable

Catologuing). bilgisayar tarafından okunabilir katalog sınıflama formatları

kullanılmaya baĢlanmasıyla standart veri hizmetleri oluĢturulmuĢtur. Verilerin

bilgisayar ortamına aktarılmasıyla arĢivcilikte bilgisayar destekli veri

hizmetleri geliĢmiĢtir (http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc).

Günümüz teknolojisine bağlı olarak arĢivlerde bilgisayarların

kullanımı, bilgileri sayıp sıralayarak değil ansiklopedi anlamına bağlı Ģekilde,

yazılan özel programlar sayesinde kullanıcı istekleri doğrultusunda bilgiyi

iĢleyebilmektir. Bilgiyi iĢlemekten kasıt, bilginin düzenlenmesi, saklanması ya

da onun üzerinde matematiksel, mantıksal ya da görsel olarak iĢlenilir

yapılmasını sağlamaktır (Kalkan, 2003:1). Burada bilgisayarın verdiği

kolaylıktan çok bilgisayara yüklenen verilerin (bilgi) niceliği ve niteliği ön

plana çıkmaktadır.

ArĢiv belgelerinin bilgisayar ortamına dönüĢtürülmesinde eriĢim

ve kullanım

Her geçen gün büyük bir hızla artan belgelerin klasik yöntemlerle

arĢivlenmesi, düzenlenmesi ve yayınlanması, kiĢilerin belgelere eriĢimi ve

kullanımı gittikçe zor bir hal almaktadır. Bu belgelerin elektronik ortama

geçirilmesi ve saklanması, birden çok kullanıcı tarafından zaman ve coğrafi

mekân engellerini aĢıp ekonomik olarak eriĢime ortam hazırlamıĢ olacaktır.

Bununla birlikte elektronik ortamlarda yapılan arĢivleme çalıĢmalarında

yüksek performans elde etmek için güçlü sistemlere, büyük veri ambarlarına

(data warehauses) ve güçlü bir bilgisayar network ağ altyapıları ihtiyaç

duyulmaktadır (http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc).

ArĢiv belgeleri, sayısal kameralar, sayısal fotoğraf makineleri, metin,

tarayıcı ve fotoğraf tarayıcı gibi cihazlar kullanılarak, arĢivlenecek belgelerin

niteliğine göre ASCII, HTML, PDF, PHP, ASP, JPG, TIFF, TEXT, MOVE,

MP3, SOUND gibi çok farklı formatlar biçimleri halinde elektronik ortama

aktarılabilinir. Bu aktarılan belgelere de elektronik belge denir. ArĢivcilik

Terimleri Sözlüğü'nde ise elektronik belgeler, "genellikle kodlanmıĢ manyetik

disk, manyetik bant, delikli kart gibi ortamlar üzerine kayıtlı, içerikleri yalnızca

makineler aracılığıyla okunabilen ve veri arĢivlerinden farklı olarak provenans

(kaynak, köken) ilkesine uygun biçimde düzenlenmiĢ evraklar/arĢivler"

Ģeklinde tanımlanmıĢtır.

Günümüzde arĢiv belgelerinin elektronik ortama alınmasından sonra

saklanması ve kullanımı, kullanıcı kitlesine göre basit veya karmaĢık

bilgisayar ağları ile çeĢitli elektronik depolama araçları (CD, DVD, VCD,

Manyetik kaset, Hard disk v.b.) kullanılarak yapılabilmektedir.

ArĢiv belgelerinin bilgisayar ortamına alınmasıyla yapılan iĢlem

bitmediği gibi bu aĢamadan sonra dijital formata dönüĢtürülen belgenin

korunması ve kullanılması aĢamaları daha da önem kazanmaktadır. Bu

hizmetleri insanlara ulaĢtıra bilmenin iki iletiĢim sistemi kullanılabilir.

 Internet (international network - dünya bilgi ağ sistemi).

 Ġntranet veya Extranet (iç network ağ sistemi).

Günümüzde bürolar adeta birer bilgi ve belge fabrikaları halini

almakta, oluĢturulan belgelerin bir kısmı kâğıt veya benzeri dayanıklı

ortamlara aktarılmaktadır. Ancak, giderek artan oranlarda belge ve bilgi,

geliĢen teknolojiyle birlikte amaca yönelik farklı bilgisayar formatlarına

dönüĢtürülebilmektedir. Bu sayede belgeleri arĢivlerken mekân ve yerden

ciddi tasarruf sağlanabilmektedir.

Herhangi bir belge veya bilgiyi saklamaktaki temel amacımız, ileride

bu belge ya da bilgiyi yeniden kullanabilmek veya o belge ve bilgiye hızlı bir

Ģekilde ulaĢabilmektir. Kâğıt veya benzeri dayanıklı bir taĢıyıcı üzerindeki bir

bilginin uzun seneler boyunca saklanması hepimizin bildiği bir kavramdır.

Ama o belgeye hızlı bir Ģekilde kullanmak ise o kadar kolay değildir. Ancak,

elektronik ortamda bulunan bir belge ya da bilginin saklanması ve ulaĢılması

çok daha kolay olabilmektedir.

ArĢivler, sadece her türlü belgeyi bünyelerinde taĢımazlar. Bu belgeler

aynı zamanda geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik

yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve

gelecek kuĢaklara aktarıp bilgi merkezleridir. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin,

ulusların ve devletlerin vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana

merkezi durumundadırlar. Bu açıdan arĢivler, bilginin sonraki kuĢaklara

aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal olarak bu

aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve

yaygınlaĢtırılması ihtiyaç haline gelmiĢtir.

1.4. BÜRO OTOMASYONU KAVRAMI

Aslı Fransızca " bureau " olan " büro " sözcüğü, örgütsel ve yönetsel

birçok faaliyetlerin yerine getirildiği yerler anlamına gelmekle beraber TDK

(Türk Dil Kurumu). sözlüğüne göre büro, " çalıĢma odası yazıhane danıĢma

ve yazı iĢlerinin yürütüldüğü iĢyeri ve bölüm, Ģube " anlamlarında da

kullanılmaktadır. Genel bir tanımla büro faaliyetleri için gerekli insan ve

ekipmanla donatılmıĢ çalıĢma yeridir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2000:17 ).

Bürolar; mal veya hizmet üretmek amacıyla kurulmuĢ iĢ yerleri ve

fabrikalarda plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek

çok iĢin ve iĢlemin yapıldığı alanlardır (Göral, 2002). Bir iĢin yürütülmesiyle

ilgili bütün faaliyetleri kapsayan ve bilginin yaratıldığı, kullanıldığı ortam

olarak tanımlamaktadır (Ahıska, 1987:136).

Sonuç olarak büroları; bilginin üretildiği, iĢlendiği, baĢka birimlere

iletildiği ve amaca uygun olarak çoğaltılıp kullanıldığı yerler olarak ifade

edebiliriz.

Antik Yunanca autmos yani kendi kendine iĢleyebilen anlamındaki

sözcükten dilimize geçmiĢ olan otomasyon kelimesi; bir iĢlemin, elektronik

aletler yardımıyla otomatik olarak tanımlanması ve bu tanıma göre

kontrolünün yine makineler tarafından yapılması anlamına gelmektedir.

Otomasyon kavramını tarihi süreciyle ele almakta ve baĢlangıcını

endüstri devrimi ile olduğunu ifade etmekte ve süreci Ģu Ģekilde

özetlemektedir; çıplak emeğin makinelerde yer değiĢtirmesi ile mekanizasyon

ortaya çıkmıĢ, kömüre dayalı buhar makinelerinin fabrikalarda kullanılmasını,

19. yüzyılın sonuna doğru elektrik enerjisi ile çalıĢan makine ve gereçler

izlemiĢ, elektriğin enformasyon içerebilme ve iletebilme özelliklerinin

kullanılmasıyla 19. yüzyılda telgraf ve telefon icat edilmiĢtir. 20. yüzyılın

baĢında elektromanyetik dalgalar ile telsiz haberleĢmesi sağlanmıĢtır. 20.

yüzyılın en hızlı geliĢen ve yayılan bilgi teknolojisi, zamanla mekanizasyon

yerine otomasyonun almasına yol açmıĢtır (BaĢal, 1997:13).

Sanayide seri ve robotize bir yöntem takip edilerek, kol emeği yerine

makine ve robot gücünün kullanılması durumunu ifade eden otomasyon

genel manada iĢlemlerin, otomatik kapalı denetim düzeni tarafından

yönlendirilmesi ve elektronik sistemler ile takip edilmesidir.

Büro ve otomasyon kavramlarını bir araya getiren “büro otomasyonu”

kavramı; bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin ve iĢlevleri otomatik hale getirmek

amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. BaĢka bir

ifadeyle, büro otomasyonu bilgi çalıĢanlarının geleneksel bürosunu düzene,

sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm çalıĢanların verimliliklerini

arttırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır (Akyar

ve Göral, 2005:169).

Büro otomasyonunun baĢka bir tanımı ise, rutin iĢlem ve iĢlevlerin kısa

sürede ve doğru bir Ģekilde yapılmasını sağlayan bilgisayar ve bilgisayarla

ilgili teçhizatın kullanılmasıdır (Gönenli, 1986:76).

Buradan yola çıkarak büro otomasyonunun en belirgin özelliğinin;

insan müdahalesine ihtiyaç kalmadan makinenin kendisini ayarlayabilmesi ve

hata payının azaltılarak verimin arttırılması olduğu göze çarpmaktadır.

Büro yönetimi, bürolarda sekretarya hizmetlerini koordine eden,

iletiĢim akıĢını sağlayan ve bunu destekleyen, yazılı ve sözlü iletiĢim

yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur. Büro yönetimi, bürolarda;

dosyalama, kayıt, arĢiv, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve diğer büro iĢlerinin

uyumluluk içerisinde yönetilmesini ve yürütülmesi ile ilgili faaliyetleri içerir.

Büro otomasyonu sadece bir metin iĢleme olarak görmemek

gerekmektedir. Günümüzde bu kavram; bir bilgisayar yazılımını, iletiĢim

ağını, iletiĢim protokolünü, metin iĢleme yazılımını, yazıcı birimini, faksimile

aygıtlarını, grafik monitörlerini, çizicileri, görüntü iĢleme birimlerini… v.b'lerini

içerebilmektedir. Bunlar yardımıyla verim olabildiğince artmıĢ olur (Eryılmaz,

2001:44).

Kamu ve özel Ģirketlerde iĢlerin büyük kısmı bürolarda yönetildiği için

kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerde mutlaka büro hizmetleri vardır. Hizmet ve mal

üretiminin miktar ve kalitesi bürolarda yapılan hizmetlerin verimliliği ve

etkinliliği ile doğru orantılıdır. Bu nedenle teknolojinin ve iletiĢim

teknolojilerinin geliĢmesiyle büro hizmetleri artık tek düzelikten çıkmıĢtır.

Bunun yerine daha karmaĢık büronun tüm fonksiyonları ve teknik yönlerini

birleĢtiren otomasyon sistemleri ihtiyaç haline gelmiĢtir. Bu otomasyon

sistemlerine büro otomasyonu veya elektronik büro sistemleri diye

adlandırılmaktadır.

1.5. BÜRO OTOMASYON ALT SĠSTEMLERĠ

Büro otomasyonu sadece metin iĢleme sistemi değil, birçok yazılımsal

ve donanımsal parçadan oluĢan ve geliĢtirilmeye açık çok yönlü bir sistemdir.

Bu sistem dâhilinde temelde benzer fonksiyonları yerine getirmekle beraber,

farklılıkları olan değiĢik adlarda alt-sistemleri bulunmaktadır.

ÇalıĢanlara iĢ üretiminde ve yönetiminde yardımcı olan büro

otomasyonu; tümüyle bilgisayar teknolojisi ile hazırlanmakta ve geleneksel

büro anlayıĢının sınırlarını aĢarak, iĢlevsel kabiliyetini arttırma amacını

taĢımaktadır.

ġekil 1: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri, (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003).

1.5.1. Kurumsal Bilgi Portalı

Bir kurum dahilinde ve çevresinde oluĢan ve iĢlenen tüm bilgi, süreç

ve uygulamalara tek noktadan ulaĢımı sağlayan bir önyüz olarak tanımlanan

“Kurumsal Bilgi Portalı” ile kullanıcılar; kurumun bütünündeki yapılandırılmıĢ

ve/veya yapılandırılmamıĢ bilgi kümelerine istenen formatta eriĢim,

sınıflandırma, bulunan bilgilerin derlenmesi ve analiz iĢlemlerini kolaylıkla

yapabilmektedirler.

Bu sistem; farklı iĢ ihtiyaçları için farklı hedef kitlelerine, farklı

platformlarda çalıĢan farklı dillerle yazılmıĢ uygulamaları ve bu uygulamalar

tarafından üretilen bilgi ve dokümanları entegre ederek, kendi istedikleri yapı

ve düzende sunan bir e-iĢ ÇalıĢma Yeri‟dir.

Kurum veya organizasyon içi bilgi akıĢını sağlayan web sayfalarının

ötesine geçen kurumsal bilgi portalları günümüzde; hızla geliĢen değer zinciri

gereksinimleri doğrultusunda bir kurumun, sağlayıcıları, ticari ortakları, satıĢ

kanalları ve de müĢterileri arasındaki entegrasyonu sağlayan anahtar

teknoloji haline gelmiĢtir.

Kurumsal Bilgi

Portalı

Elektronik

Toplantı

Sistemi

Doküman

Yönetim

Sistemleri

Kelime İşlem

Sistemleri

BÜRO

OTOMASYONU

(ALT

SİSTEMLERİ)

İş Akışı

Yönetim

Sistemleri

Elektronik Faks

Otomasyon Sistemleri

Görüntülü İletişim

Sistemleri

Bu konuda altının çizilmesi gereken nokta; Kurumsal Bilgi Portalı‟nın

bir web sitesi değil web hizmeti olduğu yani her türlü web tabanlı

uygulamaları, veri tabanlarını, büro dokümanlarını (word, excel vb) rapor,

web site linkleri, web siteleri, haber kaynakları, e-mail uygulamaları vs. gibi

birçok bilgi, doküman ve veri kaynağını hem kurum içi çalıĢanlarına hem de

kurum dıĢı (müĢteriler, tedarikçiler, iĢ ortakları vb) kullanıcılara tek bir

pencereden sunma iĢlemi olduğudur.

Sistemin temel amacı kurum içi haberleĢme ve bilgi paylaĢımını en

verimli Ģekilde gerçekleĢtirmeyi hedeflemektedir. Bu amaç doğrultusunda;

çalıĢanların, kiĢiselleĢtirdikleri bir platformdan yetkileri dâhilinde iç ve dıĢ

verilere ulaĢmalarını sağlama ve bu sayede iletiĢimi arttırırken iletiĢim

maliyetlerini azaltma ve herkesin verimli çalıĢmasını sağlama iĢlemleri

gerçekleĢmektedir.

Usta, Ġdeal Kurumsal Bilgi Portallarının temel bileĢenlerini;

kiĢiselleĢtirme, içerik dağıtımı, uygulama ve veri entegrasyonu, bilgi

paylaĢımı, arama ve güvenlik olarak sıralamıĢtır (http://www.ikademi.com).

Bu altı önemli kavramı Ģu Ģekilde özetleyebiliriz:

KiĢiselleĢtirme: Portalın; iç ve dıĢ veri kaynaklarıyla entegre

edilebilmesi, kuruma özel sunum Ģeklinin düzenlenebilmesi ve her çalıĢanın

çalıĢma sayfasını kendi iĢ ihtiyaçları ile ilgili içeriklere göre

düzenleyebilmesidir.

Ġçerik Dağıtımı: Kurumsal bilgilerin, portala kurum tarafından

belirlenen grup ve kategorilere göre yerleĢtirilmesi, çalıĢanların ilgi alanlarına

hitap eden kategorilere üye olabilmesi ve böylece o kategorilere ait portala

yerleĢen her bilgiden otomatik olarak haberdar edilebilmesini içermesidir.

Uygulama ve Veri Entegrasyonu: ÇalıĢanların; iĢlerini

gerçekleĢtirmek için gereken tüm uygulamalara ve verilere portal üzerinden

eriĢebilmesi yani kullanıcıların e-mail, takvim yönetimi gibi basit masaüstü

uygulamalarının yanı sıra ERP, CRM, SCM gibi kurumsal uygulamalara

portal ara yüzüyle ulaĢabilmesini sağlamasıdır.

Bilgi PaylaĢımı: Kurum içerisinde bilginin; veri yayınlama, bilgi

gruplarına üyelik, tartıĢma grupları, mesajlaĢma, web konferansı gibi

araçlarla portal üzerinden paylaĢılmasının sağlanmasıdır.

Arama: Portalda bulunan arama mekanizmaları ile yapılandırılmıĢ

veya yapılandırılmamıĢ veri üzerinde ve de iç ve dıĢ kaynaklarda yeralan tüm

bilgi kümeleri üzerinde arama yapmaya imkan tanınması ve arama

sonuçlarını kullanıcıya bütünleĢik bir biçimde sunabilmesidir.

Güvenlik: Portal içerisindeki bilgilerin yetkisiz kiĢilerden koruması ve

gelecek saldırıların önlemesidir.

1.5.2. ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi

ĠĢ akıĢı; tanımlanmıĢ kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaĢmak

için bilgi ve iĢlerin katılımcılar arasında dolaĢımını sağlayan süreç

otomasyonu ile ilgilidir (http://www.mind2biz.com.tr). BaĢka bir tanıma göre iĢ

akıĢı, ortak hedeflere ulaĢmak için, belge, bilgi veya görevlerin tanımlanmıĢ

kurallar çerçevesinde, üyeler arasında paralel ya da seri olarak tamamlandığı

süreç otomasyonudur. Bu kapsamda iĢ akıĢı, bir iĢ sürecinin tam veya parçalı

olarak otomasyonu olarak tanımlanmaktadır.

ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi (IAYS) ise; iĢ akıĢlarını yazılım aracılığıyla

tanımlayan, yöneten ve çalıĢtıran istem bütününe verilen addır. IAYS,

kurumsal organizasyonlarda, iĢlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay

ve kontrol iĢlemlerini ortadan kaldıracak Ģekilde elektronik ortamda

izlenmesine ve yönetilmesine imkân veren araçlar bütünüdür.

IAYS‟ nin göze çarpan özelliği, iĢ sürecinde; katılımcılar, prosedürler,

bilgi, iĢler/görevler ve yönetim arasındaki iliĢkileri düzenlemeye yarayan

araçları kapsaması ve iĢ ataması, gönderimi, onayı, üzerinde iĢlem yapılması

ile sistem tarafından kontrol edilen kurallar aracılığıyla iĢlerin elektronik

olarak yönetilmesini sağlamasıdır.

IAYS‟nin yararları Ģu Ģekilde maddeler halinde sıralanmaktadır. (Göral,

2002:119-120):

 ĠĢ süreç verimliliği artar: Daha az iĢ gücü gereksinimi

olduğundan daha düĢük maliyetlere, akıĢtan elde edilen

sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.

 Süreçler standart yapıya kavuĢur: Süreçlerin otomasyonu

doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan

ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunulabildiğinden

hizmetin kalitesini arttırması sağlanabilir.

 Katılımcılara herhangi bir aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları

vaka hakkında bilginin doğrudan ulaĢabilmesi sağlanabilir.

 ĠĢlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik

atanması sağlanabilir.

 ĠĢlerin iĢ akıĢ sırasına uygun olarak atanması sağlanabilir.

 Süreç izleme iĢleminin otomatik hale getirilmesi sağlanabilir.

1.5.3. Doküman Yönetim Sistemleri

GeliĢen teknoloji ile beraber, kurum ve kuruluĢlar, artan bilgi ve belge

ihtiyacını anında ve hızlı bir Ģekilde ulaĢabilmeyi beklemekte, bu beklenti

doğrultusunda ise bilginin temel kaynağı olan belgelerin profesyonel

yönetilmesi gerekmektedir.

Doküman yönetimi, örgütte ortaya çıkan veya dıĢarıdan örgüte gelen

bir belgenin ilk ortaya çıktığı aĢamadan, arĢivleninceye kadar geçen

aĢamaları içerir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264). Bu noktada Ģu hususun

dikkat edilmesi gerekir; doküman yönetimi, belgenin içeriği ile değil, doğrudan

belgenin kendisi ile ilgilenmekte, belgeleri ihtiyaç duyulduğu süre boyunca,

verimli bir biçimde depolamak, yönetmek, alıkoymak ve ihtiyaç bitiminden

sonra elden çıkarmayı amaçlamaktadır (Yusof, Z.M ve Chell, R.W 1999:12).

Belge yönetimi sistemi, birçok alandan oluĢmaktadır ve ana hatları ile

Ģu Ģekilde Ģematize edilebilir. (Wallace P.E, Lee J.A VE Schubırt 1992;

OdabaĢı, 2005):

ġekil 2: Doküman Yönetim Sistemi (Wallace, Lee ve Schubirt, 1992;

OdabaĢı,2005,)

Doküman yönetim sistemi ile kâğıt ortamında bulunan belgeler

elektronik belge haline dönüĢtürmekte, dönüĢtürülen belgeler ve mevcut

belgeler tanımlanan iĢ akıĢları ile dolaĢımı yönetmekte, bu belgeler doküman

ambarları içerisinde güvenli bir Ģekilde saklamakta ve bilgi kaynaklarına hızlı

ve etkin bir Ģekilde ulaĢımı sağlanmaktadır.

Sistemi; sorgulama ve görüntüleme gibi iĢleri üstlenen modüllerden

oluĢan ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü

bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde

eriĢilmesi gereken kurum ve kuruluĢlar için vazgeçilmez bir sistem

(Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264) olarak tanımlamak mümkündür.

DOKÜMAN YÖNETİM

SİSTEMİ

Belge Envanterleri

Elektronik Belge

Depolama

Belge Saklama

Programı

Aktif Belgelerin

Depolanması

Önemli Belgeler

Arşiv

Belgelerinin

Depolanması

Mikrografi

Denetimi

Rapor Denetimi

Reprografilerin

Yönetimi

Yazışma Denetimi

Form Denetimi

Belge Yönetimi El

Kitabı

Arşiv Yönetimi

Doküman yönetiminin diğer bir tanımı size;"kağıtsız büro" bakıĢ açısı

altında, bir kurum veya organizasyon dâhilinde oluĢturulan ve farklı

kullanıcılar tarafından kullanılan değiĢik tür ve kategorideki tüm dokümanların

hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve

yönetilmesidir (http://www.mind2biz.com.tr).

EDYS‟nin yararları Ģu Ģekilde maddeler halinde sıralanabilir:

(Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264)

 Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arĢivlenir.

 Belgeyi aramada yaĢanan zaman kaybı önlenir, istenilen

belgeye en çok birkaç saniyede ulaĢılır.

 Elektronik ortamdaki belgenin, kurum içinde ve dıĢında dolaĢım

süresi çok kısalacağından, iĢlem süreleri kısalır.

 Bilgiye eriĢmek isteyen kiĢi, yetkili olması koĢulu ile istediği

belgeye masasındaki bilgisayardan eriĢebilir.

 Belgeler, ağ veya intranet üzerinden kurum içinde veya

dıĢındaki kiĢilere anında gönderilebilir.

 Taranan belgeler üzerinde yapılacak değiĢiklikler, belgenin

aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.

 ĠĢ yapma süreleri azalacağından, karar verme hızlanır.

 Maliyetleri düĢmesinin yanı sıra müĢteriye verilen hizmetin

niteliği yükselir.

 Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili

CD‟lerde saklanır.

 Zaman içinde büroları daraltan arĢiv dolaplarının yerini, cebinize

bile sığacak boyuttaki optik disk veya CD‟ler alır.

1.5.4. Kelime ĠĢlem Sistemleri

Kelime iĢleme, belgelerin üretiminde, yazıĢmaların, form ve metinlerin

hazırlanmasında, düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir

sistemdir (Topaloğlu ve Koç 2005:168).

Kelime iĢleme sistemlerinin günümüz bürolarına ve büro yönetimine

sunduğu olanakları Ģu Ģekilde sıralamaktadır (BaĢal, 1997:30):

 Belgeleri sisteme girmek

 Metin üzerinde değiĢiklik yaparak yeni belgeler üretilip,

çoğaltabilmek,

 Üretilen belgelerdeki dilbilgisi yanlıĢlıklarını otomatik olarak

bulup, düzeltebilmek,

 Üretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak

yazdırılması,

 Belgeyi iptal etmek,

 Metin içi bilgi sıralamak,

 Üretilen belgeleri saklamak, metin içerisinde verilen adresleri

yerleĢtirebilmek,

 Baskı öncesi metnin son halini ekranda görebilmek,

 Üretilen belgenin içerdiği konulara göre anahtar kelimeler

tanımlamak, ayrıca bu anahtar kelimelerden bir tanesine göre

metne yeniden eriĢebilmek,

 Satır altı çizdirmek, koyu renk yazdırmak, yazıların enini

geniĢletip boyunu uzatabilmek,

 Metni sayfalara bölmek,

 Birçok terminalden aynı anda kelime iĢlemciyi kullanabilmek,

1.5.5. Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri

Kurumsal organizasyonlarda faks, bilgi edinme, onay ve aktarım

amaçlı kullanılan vazgeçilmez bir iletiĢim aracı olarak karĢımıza çıkmaktadır.

Faks otomasyonu ise; tüm faks operasyonlarının, manüel iĢlemleri ortadan

kaldıracak Ģekilde, elektronik ortamda masa baĢından yönetilmesine imkân

veren bir teknolojidir. Bu açıdan faks otomasyonu; kurumların bilgi

yönetimine yaklaĢmasında ilk adım olarak düĢünülebilir ve belge yönetimini

kolaylaĢtıran önemli bir otomasyon aracı olarak değerlendirilebilir.

Faks otomasyonu, kurumlarda elektronik iletiĢim altyapısını oluĢturan

network ve e-posta sistemleri üzerinde çalıĢan yazılımlar aracılığı ile

yapılmaktadır. Bu tip yazılımlar, faks sunucusu (faxserver). olarak da

isimlendirilirler (http://www.mind2biz.com.tr). Bu sistem ile kiĢi iĢlerini

bölmeksizin elektronik ortamda, masaüstünden faks gönderebilmekte ve

kuruma dıĢarıdan gelen faksları, doğrudan kendi e-posta adresinden

alabilmektedir.

1.5.6. Elektronik Posta

Bir yere gelen veya bir yerden gönderilen mektup ve emanetlerin tümü

(http://www.tdksozluk.com) olarak adlandırılan postanın elektronik olması;

gönderilen iletilerin sayısal ortamda yazılmasını ve gönderilmesini ifade

etmektedir.

Elektronik posta (kısaca e-posta).; yazılı, rakamsal ve grafiksel

bilginin, elektronik ve manyetik nakil ortamlarında, teleks, faksimile,

haberleĢen, kelime iĢlemciler, kamu posta servisleri ve bilgisayar esaslı

mesaj sistemleridir (Topaloğlu ve Koç, 2005:169).

Bugün dünya üzerinde milyonlarca insanın hızlı ve etkin bir biçimde

iletiĢim kurmasını sağlayan e-posta'lar ilk olarak 1972 yılına Ray

Tomlinson‟un @ iĢaretini kullanmaya baĢlaması ve böylece kullanıcıların aynı

bilgisayar üzerinden farklı adlarla iletiĢim kurmaları ile gerçekleĢmiĢtir.

1.5.7. Ses postası

Ses postası ya da bilinen ismiyle voice-mail; e-postanın yeni bir Ģekli

olup, mesajların ses halinde iletilmesini ifade eder. Bu sistemde, elektronik

postanın teknik imkânlarını kullanılır ancak klavyelere ihtiyaç duyulmaz

(http://www.baskent.edu.tr).

Büro otomasyonu açısından ses postası “sesli cevaplama sistemi” ni

ifade etmektedir. Bu sistem büro otomasyonu için vazgeçilmez bir öğe olarak

kabul edilmektedir. Bu sistemde, telefona bilgisayar cevap vermekte,

arayanın isteği doğrultusunda dahili numaraya bağlamakta, kiĢi yerinde

bulunmuyorsa mesaj bırakılmasına ve mesajı kaydetmeye imkan

vermektedir. Bu sistemin daha geliĢmiĢ örneği ise, müĢteri veya tüketicilerin

sorularına bu Ģekilde cevap verilebilmesidir.

1.5.8. Elektronik Toplantı Sistemleri

Elektronik toplantı sistemleri, birbirlerinden uzakta olan kiĢi veya

grupların, telekomünikasyon ağı ve video teknolojisi yoluyla, karĢılıklı ya da

grup olarak gerçek zamanlı ve yüz yüze görüĢmelerini sağlayan bir iletiĢim

biçimidir (Göral, 2002:124).

1.5.9. Video Konferans

Dinleyicilere bilim, sanat, edebiyat gibi bir konuda bilgi vermek için

yapılan konuĢma olan konferansın; geliĢen teknolojiye paralel olarak, belli bir

mekâna bağlı kalmaksızın bilgisayarlar vasıtasıyla, iletiĢim hatları üzerinden

sesli ve görüntülü iletiĢim kurulmasına video konferans olarak adlandırılır.

Sistem sayesinde; ayrı Ģehirlerde, ayrı mekânlarda bulunan gruplar

arası mesafeye bağlı kalmaksızın birbirini görerek, konuĢarak, Ģekiller

çizerek ve doküman alıĢveriĢi yaparak toplantı yapmaları sağlanılır.

Video konferans sistemi için, sabit ya da hareketli olan herhangi bir

oda stüdyo olarak kullanılabilir. Görüntülü ve ses olanakları ile donatılmıĢ

olan stüdyoların biri diğerine bağlanabildiği gibi, üçlü veya daha fazla

katılımın olduğu bağlantı da kurulabilir. Stüdyolardaki kameralardan biri

izleyicileri alırken, diğer bir kamera da sözü denilen dokümanları alarak

anında iletir. 2 ana kategoride sınıflandırılmak mümkündür:

Masaüstü (Desktop) Tipi: KiĢisel bir bilgisayar kullanılarak karĢılıklı

ses, görüntü ve veri iletimi sağlanır. Sabit bir kamera ile görüntü alınır.

Oda (Room) Tipi: Bir odada bulunan bir grup kiĢiye hitap eder. Diğer

bir grup ile iletiĢim sağlanır. Sistemde bulunan hareketli kamera sayesinde

grup içerisinde o anda konuĢan kiĢi görüntülenir ve yalnızca onun sesi karĢı

tarafa iletilir.

Bağlantı için özel hatlar, uydu bağlantıları ve özel stüdyolar

gerektirdiğinden maliyet yükselmekte bu da, sistemin yaygınlaĢmasını

engellemektedir.

1.5.10. Görüntülü ĠletiĢim Sistemleri

Elektronik alanındaki geliĢmeler ve uydu sistemleri telekomünikasyon

alanında da önemli olanaklar sağlamıĢ, bunun sonucunda çeĢitli görüntülü

iletiĢim sistemleri geliĢtirilmiĢtir. Büro ortamında kullanılan görüntülü iletiĢim

sistemlerini; teleteks, videoteks, videokonferans olmak üzere 3‟e ayrılmak

mümkündür (Özkul ve Benli, 1994:37-38).

Teleteks

Bu sistem; bilgisayar veri tabanını sağladığı bilgiler ya da elektronik

sayfalar televizyon sinyalleriyle gönderilmesi ve resim için kullanılmayan

yedek hatlarda kodlanmıĢ olarak görüntülenmesi temelli hizmet vermektedir.

Teleteks sisteminde haberleri ve günlük bilgileri içeren teleteks metinleri,

görevli elemanlar tarafından bilgisayara depo edilmektedir.

Büro otomasyonunda bu sistemin kullanılması; teleteks hizmetinin,

teleteks Ģebekesi üzerinden yurt içi ve yurt dıĢındaki teleks ve teleteks

kullanıcılarına önceden hazırlanan mesajın gönderilmesi Ģeklindedir. Ekranlı

teleteks makineleriyle, metin önceden hazırlanarak hafızaya alınabilir,

düzeltme ve düzenleme yapılabilir ve programlanarak istenilen zamanda

ulaĢtırılabilir.

Video tekst

Teleteksle benzerlik gösterir. Aralarındaki fark, teleteksin tek yönlü,

video tekstin ise iki yönlü iletiĢim sağlamasıdır

Bu sistemde kullanıcı, TV alıcısının yanında telefonla sistemin

bilgisayar merkezini arar ve arama sonucunda; ekrana gelen görüntüde

kullanıcının, izlemeyi sürdürebilmesi için, elindeki kumanda cihazını kullanır.

Bu Ģekilde ekrana gelen değiĢik konu baĢlıklarından -ilgi alanına göre- birini

seçen kullanıcı, konuyla ilgili ayrıntılı bilgiye ulaĢır. Sisteme ilave edeceği bir

cihazla ekrandaki bilgilerin bir kopyasını almak mümkündür.

Video konferans

Bu sistem; elektronik toplantı sistemlerinde anlatılmaktadır.

ĠKĠNCĠ BÖLÜM

VERĠ TABANI YÖNETĠM SĠSTEMLERĠ

2.1. VERĠ TABANI KAVRAMI VE MODELLERĠ

ĠletiĢim teknolojilerin geliĢimi ve yaygın olarak kullanılmasıyla kurum,

kuruluĢ ve Ģirketlerde ki büro ve bürolar arası iletiĢimin iyi kurulduğu takdirde

verimlilik ve etkinliğin artığı yapılan çalıĢmalarla ortaya çıkmıĢtır. Ġçinde

bulunulan bilgi çağında zamanı en iyi Ģekilde kullanarak kaliteyi yakalamak,

adına her türlü sistem ve aracı kullanmak belge dolaĢımını azaltacak ve

iĢgücü verimini artıracaktır.

Bu yüzden günümüzde büro otomasyon sistemleri sadece memur ve

sekreter bürolarında değil, orta ve üst düzey yöneticiler tarafından da

kullanılmaktadır. Bilgisayarlar, bugün yöneticilerin vazgeçilmez yönetim aracı

haline gelmiĢtir. Büro otomasyon olgusu, büyük bir hızda yayılmakta,

bilgisayar uygulamalarına yeni bir anlayıĢ getirmektedir. Bugün örgütlerin

merkezinden Ģubelerine sadece bilgi transferi, büro otomasyonu

uygulamasının bir aĢaması olarak kabul edilmektedir. '' EtkileĢimli Veri

Tabanı Yönetimi '', bilgi iĢlem kütüklerinden yaralanılarak, çeĢitli raporların

elde edilmesi, grafik hazırlama, oluĢturulan bilginin bir diğer terminale ya da,

kuruluĢun bir baĢka birimine aktarılması, ses, resim, video iletiĢimi büro

otomasyonunun kapsamı içerisindedir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:257).

Büro otomasyonun temel prensibi eldeki bilgilerin daha kolay ve

maliyeti daha düĢük olarak saklanması, bir yerden baĢka bir yere hızlı bir

Ģekilde aktarılması ve çalıĢanlar arasında iletiĢimi kolaylaĢtırmak amacıyla

kurulur. Bu kısımda veri tabanı yönetimi ve dijital arĢiv ön plana çıkmakta ve

gün geçtikçe de bunun önemi artmaktadır.

Temelde dokümanların saklanması çok önemli iken artık dokümanları

kullanmak, belgelerin istatistiksel olarak karar mekanizmalarına etki eder hale

gelmesi ve çeĢitli sorgulamalara açarak daha hızlı bilgiye ulaĢılması dijital

arĢivin kullanırlığını ve önemini artırmaktadır.

Büro otomasyonun alt sistemlerinin kapsamı ve bölümleri ne kadar

artarsa artsın (kurumsal portal, elektronik doküman yönetim sistemi,

elektronik toplantı sistemleri v.b.) bunların verimi ve kalitesi ortak veri tabanı

ve dijital arĢiv sistemlerinde bir bütün olduğu takdirde kullanırlığı artar.

Veri, yeniden oluĢturulan ve baĢvurulacak her Ģeydir. Veri sayılar,

rakamlar, sözcükler, metinler, olaylar, resimler, grafikler v.b biçimde temsil

edilen gerçeklerdir. Verinin belli bir amacı, hızı, sıklığı, türü, maliyeti vb.

özellikleri vardır.

Bir veri tabanı (database), bilgiler (information) topluluğudur.

Kelimenin anlamı bilgisayar ortamında saklanan düzenli verilerle sınırlı

olmamakla birlikte, daha çok bu anlamda kullanılmaktadır. Bilgisayar

terminolojisinde, sistematik eriĢim imkânı olan, yönetilebilir, güncellenebilir,

taĢınabilir, birbirleri arasında tanımlı iliĢkiler bulunabilen bilgiler kümesidir. Bir

baĢka tanımı da, bir bilgisayarda sistematik Ģekilde saklanmıĢ, programlarca

istenebilecek veri yığınıdır (TDK sözlüğüne göre "veri tabanı" olarak ayrı

yazılmaktadır). Birçok yazılım bilgi depolayabilir ama aradaki fark, veritabanın

bu bilgiyi verimli ve hızlı bir Ģekilde yönetip değiĢtirebilmesidir. Veritabanı,

bilgi sisteminin kalbidir ve etkili kullanılmakla değer kazanır. Bilgiye gerekli

olduğu zaman ulaĢabilmek esastır.

Bu bağlamda veri tabanı bilgisayar ortamında belli bir alanda

birbirleriyle iliĢkili olarak tablolarda saklanan düzenli, eriĢim imkânı bulunan,

yönetilebilen, güncellenen, taĢınabilen bilgiler kümesidir.

Bir veri tabanını oluĢturmak, saklamak, çoğaltmak, güncellemek ve

yönetmek için kullanılan programlara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (Database

Management Systems - DBMS) adı verilir. DBMS özelliklerinin ve yapısının

nasıl olmasını gerektiğini inceleyen alan Bilgi Bilimi (Information Science)'dır.

2.2. VERĠ TABANI MODELLERĠ

Veri Tabanında asıl önemli kavram, kayıt yığını ya da bilgi parçalarının

tanımlanmasıdır. Bu tanıma „ġema‟ adı verilir. ġema veri tabanında

kullanılacak bilgi tanımlarının nasıl modelleneceğini gösterir. Buna Veri

Modeli (Data Model). yapılan iĢleme de Veri modelleme denilmektedir.

2.2.1. Dosya Sistemleri Modeli (File Systems)

Veri tabanı modeli olarak dosya sistemlerini kullanmak, aslında bir veri

tabanı modelleme tekniğinin kullanılmadığını belirtir. Böyle bir sistemde

veriler flat-files olarak bilinen düz dosyalara atılır. Düz-dosya terimi ise, hiçbir

format taĢımayan bir text dosyasını tanımlamak için kullanılır.

GeçmiĢte düz-dosya veri tabanları çok uzun yazılar muhafaza

ediyorlardı ve bu dosyalar tek bir satırdan oluĢuyor ve virgül iĢareti kabul

etmiyorlardı. Comma delimited file (CVL) dosyaları düz dosya olarak bilinse

de bir yapıya sahiptirler, çünkü virgüller kullanılmaktadır. Veriler, dosya

içerisindeki yerinden bulunuyorlardı. Tüm bu söylenenleri göz önünde

bulundurduğumuzda, Excel‟de kullanılan CSV dosya türlerini düz dosya

olarak tanımlamak yanlıĢtır.

Düz-dosyalarda veri araması yapmak için, bu iĢlevi belirgin bir Ģekilde

programlamak gerekir. Bu sistemde, veriler birden fazla dosya‟ya

kaydedilebilinir. Fakat bu dosyalar arasındaki iĢlemler de belirgin bir Ģekilde

programlanmalıdır.

2.2.2. HiyerarĢik Veritabanı Modeli (Hierarchical Database

Model)

HiyerarĢik veri tabanı modeli bir ağaç yapısına sahiptir. Bu tip veri

tabanları içerisinde bulunan tablolar, child-parent (aile soyağacı gibi).

iliĢkisinde sahiptir ve her parent (annne-baba). tablo birden fazla child tabloya

sahip olabilir. Child (cocuk). tabloları tamamen parent tabloları tamamen

parent tablolarına bağımlıdırlar, yani parent tablo olmadığı takdirde child

tablo da olamaz. Buna ek olarak, child tablosuna herhangi bir veri eklenirken,

parent tablosunda bu veriye tekabül eden veriler bulunması gerekir. Sonuç

olarak bu veri tabanı modeli one-to-many iliĢkisini desteklemektedir.

Bu veri tabanı modelinin dezavantajı ise, herhangi bir arama kök

tablodan baĢlamalıdır. Yani herhangi bir child tablosundaki verileri bulabilmek

için ilk önce parent tablosundaki, o child tablosuna ait verileri bulmak

gerekmektedir.

2.2.3. ġebeke Veri-Tabanı Modeli (Network Database Model).

ġebeke Veri-Tabanı Modeli esasında hiyerarĢik veri tabanı modelinin

geliĢtirilmiĢ bir versiyonudur. Network veri tabanı modeli child tabloların

birden fazla atalarının olmasına müsaade etmektedir. Nitekim ortaya tablolar

arasında kurulan bir Ģebeke çıkmaktadır. Buradaki iliĢki türü many-to-

many„dir.

Bu veri tabanı modeli hiyerarĢik veri tabanı modelinden çok daha

esnek bir yapıya sahiptir.

2.2.4. Nesne Veri-Tabanı Modeli (Object Database Model)

Nesne veri-tabanı modeli, verilerin herhangi bir noktadan çok kolayca

alınabileceği, üç boyutlu bir yapıdan oluĢur. ĠliĢkisel veri tabanı verileri iki

boyutlu tablolar halinde getirirken, nesne modelinde veriler tek parça olarak

gelirler. Dolayısı ile birden fazla veri dönmesi arzulandığında nesne modeli

performans olarak çok iyi değildir.

Fakat nesne veri-tabanı modeli, iliĢkisel veri taban modelindeki bir iki

sorunu çözmektedir. Bunlardan bir tanesi, bu veri tabanı modelinde, türlerin

kullanılmasına gerek olmamasıdır.

Nesne veri-tabanı modelinin bir baĢka avantajı ise, çok kompleks bir

yapıya sahip olan büyük veri tabanı tasarımını kolaylaĢtırmasıdır. Bunu,

nesne yöntembilimin prensiplerine uygun olarak tasarlanmıĢ bir model

olmasından kaynaklanır.

2.2.5. Nesne-ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Object-Relational

Database Model)

Nesne-ĠliĢkisel Veri-tabanı Modeli küresel bir yapıya sahiptir. Veri

tabanı üzerindeki herhangi bir veriye, yüksek performansta eriĢim sağlar.

Fakat yine de birden fazla veri istenildiği zaman bu modelde de veri tabanı

performansı çok kötü bir darbe alır.

Bu veri tabanı modeli iliĢkisel ve nesne veri tabanı modellerini bir

Ģekilde aynı çatı altına almak için oluĢturulmuĢtur.

2.2.6. ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Relational Database

Model)

Günümüzde en yaygın ve en baĢarılı olanı, ĠliĢkisel Model'dir

(relational model). ĠliĢkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri (Relational

Database Management Systems - RDBMS) ilk önce 1970 yılında Dr. E. F.

Codd tarafından tarif edilmiĢtir. Büyük miktarlardaki verilerin güvenli bir

Ģekilde tutulabildiği, bilgilere hızlı eriĢim imkânlarının sağlandığı, bilgilerin

bütünlük içerisinde tutulabildiği ve birden fazla kullanıcıya ayni anda bilgiye

eriĢim imkânının sağlandığı programlardır. Oracle veritabanı da bir iliĢkisel

veri tabanı yönetim sistemidir. Layman'ın değimiyle bu modelde veriler

tablolarda saklanır. Tablolarda bulunan satırlar (row) kayıtların kendisini,

sütunlar (column) ise bu kayıtları oluĢturan bilgi parçalarının ne türden

olduklarını belirtir. Tabloların hiyerarĢik durumu ne olursa olsun, herhangi iki

tablo arasında iliĢki kurulabilmesidir. Yani herhangi bir tablo, birden fazla

parent tabloya ve aynı Ģekilde birden fazla child tabloya iliĢkilendirilebilir.

2.3. VERĠMLĠ BĠR VERĠTABANIN ÖZELLĠKLERĠ

Performanslı bir Ģekilde çalıĢan veritabanının da bulunması gerek bazı

özellikler vardır. Bunlar:

 Veriler hızlı ve kolay girilebilmeli

 Güvenli bir Ģekilde saklanmalı

 Ġstenildiği Ģekilde ve kolay sorgulanmalı

Böyle çalıĢan bir veri tabanını oluĢturmak için iyi bir yönetici ihtiyaç

vardır. Çünkü veri tabanını kurmaktan çok onu iĢletmek ve yönetmek daha

önemlidir.

Günümüzde veritabanı sistemleri büro otomasyon hizmetlerinde,

bankacılıktan otomotiv sanayisine, sağlık bilgi sistemlerinden Ģirket

yönetimine, telekomünikasyon sistemlerinden hava taĢımacılığına, çok geniĢ

alanlarda kullanılan bilgisayar sistemlerinin alt yapısını oluĢturmaktadır.

Veritabanı fiziksel olarak bilgileri tutarken mantıksal bir hiyerarĢiye de

sahiptir. Bu fiziksel ve yazılımsal sistemlerin kurulumu, konfigürasyonu,

dizaynı, sorgulaması, güvenliği ve denetiminin karmaĢık bir hal alması

veritabanı yöneticiliği kavramının oluĢmasına neden olmuĢtur. Veritabanı

yönetimi ve veritabanı yöneticisinin rolü kütüphanecininkine benzerdir. Bilgiyi

oluĢturmak ya da elde etmekten sorumlu değiller fakat var olan bilgiyi

yönetirler.

Gerçek veritabanı yönetimi çok sorumluluk isteyen bir iĢtir,

veritabanının her an düzgün ve verimli çalıĢmasını sağlamak ve standartları

belirleyip veritabanının içerdiği veriyi yönetmektir.

Birçok insan veritabanının sadece bilgiyi tutan bir Ģey olduğunu

zanneder, fakat bundan çok öte bir Ģeydir bilgi sisteminin kalbidir. Veritabanı

yöneticisi ve veritabanı yönetimi bundan dolayı bütün mevkilerin eksenidir.

Veritabanındaki bir problem, çok pahalı sonuçlar doğurabilir. Bir bankanın

veritabanının durması demek, her an yapılan yüzlerce belki de binlerce

iĢlemin, dolayısıyla müĢterilerin beklemesi sebep olabilir. Ayni problem bir

süpermarket için de geçerlidir, veri tabanının da oluĢabilecek bir arıza

müĢterilerin kasalarda kuyruk oluĢturmasına sebep olabilir. Kısaca bütün

sistem durabilir.

2.4. VERĠ TABANI YÖNETĠCĠSĠNĠN GÖREVLERĠ

Veri tabanı yöneticisinin kısaca iki görevi vardır; ilk olarak sistemin

düzgün çalıĢmasını sağlamalı, ikinci olarak da düzgün çalıĢmadığında onu

mümkün olduğu kadar hızlı bir Ģekilde çalıĢır hale getirmektir.

Veri tabanı yöneticisinin görevlerini daha kapsamlı olarak açıklamak

gerekirse aĢağıdaki gibi sıralayabiliriz.

2.4.1. Veritabanı Yazılımının Kurulması Ve Upgrade'ler (Yeni

Versiyonlar)

Veritabanının yazılımının kurulması için genelde en basit tarafıdır.

Farklı ĠĢletim Sistemlerine özgü hazır derlenmiĢ yazılım “kurulum notları”

dikkate alınarak kurulur.

Veritabanının yoğun bir Ģekilde ve ekstra özelliklerinin kullanılması

sonrası bazı hataların (bug'ların) ortaya çıkmasıyla veya yazılımın

eksikliğinden kaynaklanan hataların düzeltilmesi için üretici firma tarafından

çıkarılan yeni versiyonların veya eklentilerin (patch) kurulumu gerekebilir

(www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.4.2. Veritabanının OluĢturulması

Veritabanından verileri okuyan, yazan, silen ve gerektiğinde de

değiĢtiren yazılımlara “uygulama yazılımları” denir. Bu uygulamaların

tasarımı sırasında uygulama geliĢtiricilerle birlikte Veritabanının da tasarımı

yapılmalıdır. ĠĢte bu noktada veritabanı yöneticisi bir takım özellikleri dikkate

alarak bir “veritabanı modeli” ortaya çıkarır. Bu esnada normalizasyon

yöntemleri gibi optimizasyonlar yapılır.

Bu oluĢan model daha sonra fiziksel olarak, kullanılacak olan

veritabanı yazılımı (Oracle, MSSQL, Informix, MySQL, Postgresql vs.)

aracılığıyla oluĢturulur. Veritabanını fiziksel olarak oluĢtururken dikkat

edilmesi gereken hususlar vardır:

Çok yoğun iĢlem görecek olan tablo-indeksleri mümkün olduğu kadar

birbirinden fiziksel olarak ayırmak gerekir. Bilgisayar teknolojisinde en yavaĢ

çalıĢan parça disktir bu yüzden mümkünse farklı diskler kullanılması avantaj

sağlar.

Sıralama (sort) iĢlemleri için bir veya birden fazla geçici (temp) alanlar

tanımlanmalıdır ( Oracle‟da temp tablespace, Informix‟te temp dbspace

olarak geçer).

GiriĢ / ÇıkıĢ (I/O) iĢlemini hızlandırmak için RAID (paralel okuma

özelliği ) sistemleri kullanılabilir.

Bunun gibi hazırlanacak veritabanının özellik ve isteklerine göre

veritabanını hızlandırmak için gerekli ayarlama ve optimizasyonlar yapılır.

Kâğıt üzerinde oluĢturulan veritabanı alanları, tabloları, indeksleri, viewleri,

kullanıcıları ve yetkilendirmeleri oluĢturmak için genelde bir program (script)

yazılır ve bu program çalıĢtırıldığında sırayla bunlar oluĢturulur. Bu program

ayni veritabanı modeli baĢka bir bilgisayara kurulacağı zaman çok büyük

kolaylık sağlar (www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.4.3. Veritabanı BaĢlatma/Durdurma

Veritabanı baĢlatma/durdurma iĢlemi önemli bir konudur, özellikle de

durdurma iĢlemi verilerin bütünlüğünün sağlanması acısından çok önemlidir.

ÇeĢitli durdurma yöntemleri vardır:

- Veritabanına bağlı bütün oturumların kendiliğinden sona ermesini

bekleyen durdurma (gracefully shutdown),

- Veritabanına bağlı bütün oturumlar durdurma komutu verildikten

hemen sonra sona erdirme seklinde durdurma (immediate shutdown),

- Bir de veritabanı processlerini hemen sona erdiren durdurma ( abort

shutdown).

Durdurmanın Ģekli, asıl veritabanı baĢlatılırken önem kazanır. Her

baĢlatma iĢleminde veritabanı sunucusu yarım kalan iĢlerin olup olmadığını

kontrol etmektedir (fast recovery). Çünkü yarım kalan iĢlemler (transaction)

gerektiğinde geri alınabilir (commit görmemiĢse, rollback) gerektiğinde de

veritabanına iĢlenenebilir (commit görmüĢse, rollforward). Bu Ģekilde

veritabanındaki verilerin bütünlüğü sağlanmaktadır.

Bir de bazen bilgisayarın (Veritabanının üzerinde çalıĢtığı sunucu )

yeniden baĢlatılması sırasında (reboot) Veritabanının otomatik olarak

baĢlatılması isteniyorsa, bu iĢlemi yapan ufak bir program yazmak gerekebilir

(www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.4.4. Kullanıcı Ekleme ve Yetkilendirme

Veritabanında yapılan iĢlemler çok çeĢitli olabildiği için mutlaka belirli

yetkileri olan kullanıcılar tanımlanmalıdır. Veritabanı yazılımları genellikle

kendi kullanıcı tanımlama ve yetkilendirme sistemine sahiptir. Veritabanını

sahibi onu oluĢturan kiĢidir ve yetkilendirmeyi de bu kullanıcı yapabilir.

Yetkilendirme çeĢitleri veritabanı yazılımına bağlıdır, ama genellikle

tablo bazında, okuma, yazma, silme ve kayıt ekleme, tablo oluĢturabilme,

indeks ekleme iĢlemleri her veritabanı yazılımında mevcuttur. Bütün

kullanıcıların sınırsız yetkiye sahip olmasını, özellikle de büyük

veritabanlarında böyle bir yetkiyi bir kiĢiye veya birden çok kiĢiye vermek

çeĢitli yetki karmaĢalarına ve güvenlik açığına neden olabilir

(www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.4.5. Veritabanı Yedekleme/Yedekten Geri Dönme ( Backup

& Recovery).

Veritabanında oluĢabilecek hatalar (bug). , yanlıĢlıkla silinen kayıt ya

da tablolar, donanımsal hatalardan kaynaklanan (genelde hard disk).

problemler, yangın gibi felaketler veritabanındaki bilgilerin ya bozulmasına ya

da tamamen kaybolmasına yol açabilir. Tabi bu istenmeyen bir durumdur ve

de her gün olan bir olay değildir. Veritabanındaki bilgilerin değeri

tasarlanacak olan yedekleme stratejisini büyük ölçüde belirleyecektir.

Yedekleme stratejileri çok çeĢitlidir ve bu konuda veritabanı yazılımları kendi

yedekleme programlarını sunmaktadır. Alınabilecek önlemler ya da yedekler

genelde Ģu Ģekilde sıralanabilir (www.teknohaber.net/makale.php?id=31007):

 Veritabanındaki değiĢikliklerin bire bir baĢka bir sunucuya

iletilmesi (replication, cluster gibi çözümler).

 Veritabanının bulunduğu diskleri birebir kendi üzerinde yedeğini

almak yani aynalamak (mirroring yani RAID-1 sistemleri).

 Düzenli aralıklarla Veritabanının yedeklenmesi (baĢka bir diske,

ya da bant aygıtına (tape device)) iĢlemine genelde export

denir.

 Tablo bazında ASCII formatında yedek almayı sağlayan

veritabanlarında, önemli tabloları düzenli aralıklarla

yedeklemek.

GeliĢen teknolojiyle birlikte veri kaybını önleme yazılım ya da

donanımları hızla çoğalmaktadır.

Bazı büyük veritabanları (Terabyte‟lar seviyesinde) yedeklemek

günlerce süreceğinden sadece donanım olarak güvenlik önlemleri alınıyor.

Çünkü yedeği günler süren bir veritabanını yedekten geri dönmek (recovery)

daha fazla zaman alacağı için çok kritik veritabanları yedeklemeyi ya ek bir

sunucuyu replication olarak ya da diskleri gerektiği kadar aynalayarak

(mirroring) gerçekleĢtirmektedirler (www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.4.6. Veritabanı Performans Ayarlaması ( Performance

Tuning).

Her veritabanı baĢlatılırken okuduğu bir konfigürasyon dosyası

(oracle‟da init<db>.ora , informix‟te onconfig, postgresql‟de postgresql.conf)

vardır. Bu dosyada, sistemden alacağı hafıza miktarı (memory allocation),

oluĢturacağı process adeti, veritabanı sistem bilgilerinin yeri, yedekleme yeri

ve türü, hatalarını yazdığı dosya adi (error log file), gibi bir çok ayrıntı

vardır.Bu değerlerin her birine parametre (parameter) denir. Bu değerler

bazen cevre değiĢkeni (environment variable) aracılığıyla veritabanı

baĢlatılırken etkin kılınabilir ya da veritabanı çalıĢıyorken online de yapılabilir.

Genelde bu değerler veritabanı kullanıcı sayısına, veri miktarına ya da

yoğunluğuna ve iĢletim sistemine bağlı olarak sonradan ayarlamayı gerektirir.

Örneğin zaman içinde kullanıcı sayısının ya da veri giriĢ/çıkısının

artmasıyla birlikte kullanacağı kaynaklar da artacağından gerekli

parametreleri değiĢtirmek gerekir.

Tabi her parametrenin kriterleri vardır. Bu kriterleri veritabanındaki

sistem tablolarından okuyarak anlamlı bir Ģekilde gösteren hazır yazılımlar

olduğu gibi bu tür programlar kolaylıkla veritabanıyla haberleĢecek bir

programlama diliyle programlanabilir (www.teknohaber.net/makale.php?id=

31007).

2.4.7. Veritabanı Tablo Ġndekslerin Büyüme Kontrolü

Veritabanı tablo ya da indeks eklerken veritabanından ilk baĢta tahsis

edeceği miktar (initial size) ve bu alan dolduktan sonra tahsis edeceği miktar

(next size) belirtilebilir. Belirtilmezse Veritabanının default olarak verdiği

miktar (genelde 8 Kbyte) kullanılır. Tablolar ilk basta bos olarak

oluĢturulacağı için bunlar fiziksel olarak yan yana olacaklardır ve kayıtlar

eklendikçe bunlar büyüyeceklerdir. AĢağıdaki sekil bunu güzel bir Ģekilde

açıklamaktadır.

ġekil 3: Hard diskin Ģemasal bilgi durumu

ġeklin tamamının hard disk olduğunu varsayarsak içindeki tabloların

büyüdükçe rastgele yerlerden alan tahsis ettiğini görüyoruz. Bu kutuların her

birine extent deniliyor ve istenmeyen bir durumdur. Bir tabloya ait bütün

alanların toplu hale getirilmesi performans acısından çok önemlidir, en yavaĢ

donanım olan hard disk kafasının bir tablonun bütün kayıtlarını okuması için

mümkün olduğu kadar az hareket etmesi gerekir. Bundan dolayı tablo ilk

oluĢturulurken özellikle kayıt sayısının çok arttığı tablolarda büyük bir alan

tahsis etmemiz gerekir. Zamanla tabloların bu Ģekilde dağılması olayına

“fragmentation” , tabloların dağınık halden toplu hale getirilmesine de

“reorganisation” ya da “defragmentation” denir.

Konuyu toparlayacak olursak oluĢabilecek hataları önceden gören ve

ona göre tedbir alınması gerektiği için, veritabanı yönetiminin çok planlı

yapılması gerekir. Veritabanı yönetimini kolaylaĢtıran hazır yazılımlar vardır.

Bunlar genelde Windows tabanlı görsel uygulamalardır ve veritabanı

sunucusunu genel hatlarıyla gözlemleme için faydalıdır. Bazı geliĢmiĢ

olanlarında veritabanı, tablo, indeks, kullanıcı oluĢturma gibi iĢlemler çok

daha kolay bir Ģekilde yapılabilmektedir. Oracle yazılımıyla birlikte gelen

“Oracle Enterprise Manager” , Postgrsql için PgAdmin, Informix için Informix

System Administrator bu tür yazılımlara örnektir. Verinin değerine göre

yedekleme stratejisi bir kaçınılmazdır çünkü yedeğin önemi ancak ihtiyaç

duyulduğu zaman ortaya çıkar1 (www.teknohaber.net/makale.php?id=31007).

2.5. VERĠ TABANININ DĠJĠTAL ARġĠVDEKĠ YERĠ

Dijital arĢiv olduğu yerde mutlak bir veri tabanı bulunmaktadır. Ġkisini

ayırmak mümkün değildir. Dijital arĢivin sağlıklı olması için veritabanına

kaydedilmesi gerekmektedir. Veri tabanına kaydedilmeyen veri‟ye

indeksleme yapılamayacağından uygulamalarda istenen veri‟ye ulaĢılmak

istendiğinde bu veri‟lere ulaĢılamaz.

1 www.teknohaber.net/makale.php?id=31007 sitesinde Murat YILDIZ’ın makalesinden sıralamalar ve

alıntılar yapılmıştır.

Veri tabanını pek önemi bilinmemekle beraber veri tabanını

kütüphanaye benzetilebilir. Veri tabanına kaydedilen dataları da kitaplara

benzetilebilir. Veritabanının indeksinide bu kütüphanenin içindeki kitapların

listesine benzetilebilir. Kütüphanedeki bu liste olmazsa kitaplara ulaĢılması,

istendiğinde bulunması ve onlardan faydalanılması mümkün olmaz. ĠĢte bu

yüzden veritabanının düzenli kurulması ve indeksinin doğru atılması çok

önemlidir.

Ayrıca dijital arĢivin kullanımın yanında fiziksel olarak yedeklemede

yapılması gerekmektedir. OluĢturulan veri tabanının belli periyotlarla disk

veya kartuĢ sistemlerinden biri veya bilginin önemine göre bir kaç

yöntemlede yedek almada fayda vardır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

DĠJĠTAL ARġĠV

3.1. DĠJĠTAL ARġĠVĠN GELĠġĠMĠ

ArĢivler geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik

yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve

gelecek kuĢaklara aktarıp bilgi merkezleridir. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin,

ulusların ve devletlerin vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana

merkezi durumundadırlar. Bu açıdan arĢivler, bilginin sonraki kuĢaklara

aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal olarak bu

aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve yetiĢmiĢ insan

kaynaklarına ihtiyaç vardır. ĠĢte bu noktada devreye arĢivin dijital ortamda

saklanması ihtiyacı doğmaktadır (http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc).

1900‟lü yıllardan günümüze sırasıyla sanayileĢmenin getirdiği

kurumsallaĢma ve bilgisayar teknolojisinin kurumlarda yoğun olarak kullanımı

ile belge üretim miktarı büyük oranda artıĢ göstermiĢtir. Artan belge üretimi,

kurumların, ürettikleri belgeleri kontrol altına almalarını, gereksiz belge

üretimini önlemelerini ve nitelikli belge üretmelerini zorunlu kılmıĢtır.

ArĢivlerde bilgisayar kullanılmaya baĢlanması 1960‟lı yıllarda olmuĢtur.

1964‟de Brüksel‟ de yapılan Uluslararası ArĢiv Konferansı'nda arĢivlerde

bilgisayar kullanılması dile getirilmiĢ (Kandur, 1998:579) ve bilgisayar ilk

olarak yardımcı araç olarak bu alana girmiĢtir.

1970‟li yıllarda arĢivlerde bilgisayarlar, uzmanların yardımıyla

elektronik daktilo gibi kullanılmaya baĢlanmıĢtır. 1980‟ler ise daha ileri

sistemlerin geliĢtirilmesi çabaları ile geçmiĢtir (Tonta, 2000:106). Bu tarihten

itibaren birçok ülke arĢivlerini dijital ortama aktarmakta ve sürekli geliĢen

teknolojiye paralel olarak bilgi merkezlerini en verimli Ģekilde kullanıma

açmaya çalıĢmaktadırlar.

3.2. DĠJĠTAL ARġĠVĠN ÖZELLĠKLERĠ VE FAYDALARI

ArĢivlerin dijital ortamda kullanılması ile kurumların atıl kalan bilgi

kaynakları tüm çalıĢanların belirlenen yetki seviyelerine göre istifadesine

sunulabilir. Dijital arĢiv sayesinde, tüm belge ve bilgiler tek bir merkezi veri

tabanında toplanarak ileri seviyede güvenlik sağlanmakta, aynı anda aynı

belgeyi farklı mekânlarda bulunan birden fazla kullanıcının izlemesi ve

kullanma imkânı sağlayabilir. Ġstenilen veya ihtiyaç duyulan belgelere çok

kısa sürede ulaĢıp iĢlemlerimizi yapma imkânı sağlayabilir.

AĢağıda ki konu baĢlıkları altında Dijital arĢivin özellikleri ve sağladığı

faydalar verilmektedir.

3.2.1. Belgelere Hızlı ve Çoklu UlaĢımı

Ġyi bir arĢiv kullanıcılara saklanan bilgiye kolayca eriĢim ve detaylı

arama olanakları sunabilir. Elektronik belge yönetimi sistemlerinde, verimli

arama yapılabilmesi ve de eriĢim kolaylığının arttırılması amacıyla belgeler

sisteme, belirli arama kriterlerine baz oluĢturacak özellikler dâhilinde

tanımlanır ve indekslenebilir. Sistemde yer alan arama motorları, bu

özellikleri baz alır ve kullanıcıların bu özellikler için belirttiği kriterlere göre

arama-bulma iĢlemlerini gerçekleĢtirir.

Arama-getirme iĢlevinin verimli çalıĢması için; belgelerin oluĢturulma

amacı, oluĢturan, oluĢturulma zamanı, formatı, güvenlik tanımları, versiyon

bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koĢulları, arĢivleme

zamanlaması ve koĢulları gibi kriterlere dikkat etmek gerekmektedir. Arama –

getirme metotlarını kısaca aĢağıdaki gibi sıralanabilir;

Sıralı Arama: Sözlükte bulunan kelimeler sıralı olarak aranabilir.

Kutudaki klasörleri ve klasördeki belgeler de sıralı aranabilir. Ġndeksleme

maliyeti yoktur fakat tüm yük arama yapan kiĢi üzerinedir. En genel arama

tekniğidir.

Tarih Tarama: Bir belge bulunamadığı zaman genellikle belgenin

tarihinden taranmaya baĢlanır. Kurumun prosedürlerine bakılarak muhtemel

zaman aralıklarındaki belgeler taranmaya baĢlanır.

HiyerarĢik Yapı: Dosya kabininde klasörlerle gibi belirli belge

gruplarının sıralı dosya düzeninde olmadı durumudur. Klasörler çekmecede,

çekmeceler dolapta, dolaplar arĢiv odasında, arĢiv odası arĢiv binasında gibi

dosyalar bir hiyerarĢi içerisinde düzenlenmiĢtir. Windows ortamında klasörler

isim, tarih, tip ve hacim olarak bir tıklamayla düzenlenebilir. Kâğıt belgelerde

ise bunu manüel olarak yapılası gerekir.

Kayıt Numarası: Bir kayıt indekslendiğinde, belirli bir anahtar

kelimeyle aramak istenilen sonuçları verir. Örneğin T.C. kimlik numarası ile

aranılan bir Ģahısın bilgisine eriĢmek garantidir.

Anahtar Kelime: Anahtar kelime önceden çalıĢma anlamına gelir.

Birisi belge üzerindeki anahtar kelimeleri toplaması gerekir. EĢ anlamlı

kelimelerinin de oluĢturulması gerekir. Anahtar kelime sayısı konu ve anahtar

kelime sistemi ile biraz daha azaltılabilir. Bu Ģekilde belgeler için en önemli

kelimeler seçilerek anahtar kelimeler oluĢturulur. Arayan kiĢi, belgenin

üzerinde anahtar kelimelerin de dıĢında bir takım kelimelerin olduğunun

farkında olmalıdır.

Konu indeksleme belgelerinin üzerinde en iyi kontrolü sağlar.

Belgelerin üzerinde ne yazdığını bilinmeyebilinir. Bir kurum bilgi tabanlı

olduğunda, depolanan belgelerin kurumun en önemli iĢlerinden biri hale gelir.

Bu kaynakları düzenlemek kurumun en önemli sorumlulukları arasında yer

alır. Bu da konu indeksleme ihtiyacını artırır.

Full-Text Arama: Full-text arama belge üzerinde bulunan herhangi bir

kelime kümesiyle arama yapılmasını sağlar. Full-text arama Ģu anda çok

popüler durumda çünkü tam otomatik ve manuel indeksleme ihtiyacı

olmayacağından maliyeti düĢürür. Çünkü kelime birçok Ģekilde olabilir, bazı

full-text arama sistemlerine wild card (Joker) özelliği de eklenmiĢ durumdadır.

Wild card özelliğiyle aranacak kelimenin içinde joker kullanarak arama

yapmayı gerçekleĢtirir. Örneğin bi*di*mek, bildirmek ve biçtirmek

kelimeleriyle çakıĢır. Aramayı daha da geliĢtirmek için, kelimenin ne kadar

geçtiği, bir belge için birden fazla aramanın yapılması, aramanın dönemi,

arama dönemi arasındaki fark gibi kurallarla da arama fonksiyonu

geniĢletilebilir.

Full-text indekslemenin en avantajlı yanı belge üzerinde bulunan

herhangi bir kelime diğerinden önemli olmamasıdır. Full- text indeksleme,

diğer taraftan, indekslenen belge üzerinde en çok aranan kelimeleri tutar.

Full-text arama COLD(Computer Output to Laser Disk) ve COOL (Computer

Output On-Line)'da da kullanılır. Bu tür belgeler basitçe rapor çıktılarının

bilgisayardaki resim halidir. Ġndeksleme maliyetini full-text aramayla

düĢürmenin en iyi örneği taranmıĢ raster belgelerin full-text indekslenmesidir.

Raster OCR(Optical Character Recognition) kullanılarak taranmıĢ belgeler

yazıya dönüĢtürülür. Raster taranmıĢ belgelerin full-text indekslemeye

çevirmenin değeri, aynı iĢlemi alternatifi olan manüel indeksleme ile

karĢılaĢtırıldığında anlaĢılır. Bu da full-text indekslemenin popülaritesinin ne

kadar yüksek olduğunu açıklamaya yeter.

Belge yönetim sistemlerinde yaygın olarak kullanılan arama motorları

Verity ve Fulcrum arama motorlarıdır. Arama sırasında birden fazla sunucu

ve/veya kitaplığa ulaĢım olanağı bulunmaktadır. Arama sonucu gelen

belgelerin olabildiğince az sayıda olması, ilgi derecesine göre sıralanabilmesi

gibi konular belge yönetim sistemlerinde geliĢtirilmeye çalıĢılan alanlardan

biri olarak göze çarpmaktadır.

Belgelere hızlı eriĢimin yanında aynı belgeler birden çok kiĢi eriĢmek

isteyebilir; bu belge ortamında dolaĢımlardan dolayı dosyaların

yıpranmasına, iĢlerin yavaĢlamasına ve hatta belki dosyaların içinden

belgelerin kaybolmasına neden olabilmektedir. Ama dijital ortama aktarılan

belgelere aynı anda birden çok kiĢinin eriĢimini sağlayarak iĢlemelerini çok

seri bir Ģekilde yapmasına imkân verir. Ayrıca ihtiyaç duyulan belgelere tekrar

eriĢilmek istendiğinde tozlu raflarda zaman kaybetmeden hızlı bir eriĢim

sağlar.

3.2.2. Belgelerin Takibi

Belgelerin dijital ortama aktarılması ve belgelerin dijital ortamda

oluĢturulmasından sonra; belgelerin takibi ve online olarak iĢlem görmesi,

hizmette büyük bir devrim olarak nitelendirilebilinir. ġöyle ki yapılan iĢin

süreçleri esnasında iĢ akıĢının tıkandığı noktaların tespit edilmesine yardımcı

olabilir ve bu sorunların çözülmesinde yardımcı olacak istatistiksel verilere

ulaĢmamızı sağlayarak evrakların iĢ akıĢı haritasını çıkarmamıza önemli

ölçüde katkı sağlayabilir. Bu iĢ akıĢı üzerinde özellikle müĢteri ve hizmet

odaklı çalıĢan iĢletmelerde evrakın o anda hangi durumda olduğu görülür ve

müĢteriden gelen talepler doğrultusunda iĢlemlerine hız ve hızlı yanıt

verilebilinir.

3.2.3. Karar Verme Mekanizmaların Güçlenmesi

Belgelerin takibi esnasında yapılan iĢlemlerin ne kadar sürede, hangi

iĢlemlere tabi tutulduğunu, hangi iĢ istasyonlarında bekleme yaptığı gibi

ortaya çıkan istatistiksel verileri toplayıp bunları zamanlarına göre

kaydederek kurum ve kuruluĢların performansları görülebilir. Bu verilere göre

yöneticiler iĢleri hakkında karar alırken veya iĢlerinin gidiĢatını belirlerken bu

verilerden faydalanarak hata payını en aza düĢmüĢ bir ortamda en doğru

kararı verebilecek bir konumda olabilirler.

3.2.4. Personelin Kontrolü ve Değerlendirilmesi

Belgelerin takibi esnasında ortaya çıkan verilere göre kurum ve

kuruluĢlarda çalıĢan personelin nasıl çalıĢtığını, performansını, konusundaki

uzmanlığını ve karĢılaĢtığı sorunları görme fırsatı bularak personelin kontrol

edebilirliği artırılabilinir. Yapılan iĢlerin zorluk derecelerine ve uzunluğuna

göre çeĢitli kıstaslar belirleyerek derecelendirme çizelgesi oluĢturarak

personeli değerlendirebilir ve personelin çalıĢma verimi artırılabilinir. Ayrıca,

yaptığı iĢin görüldüğünü düĢünen personel daha huzurlu ve motive bir Ģekilde

iĢlerini yapabilir. Bu sistemle personelin değerlendirilmesi gayet objektif ve

doğru olacaktır.

Personelin ve iĢlerin takibi sonucunda oluĢabilecek iĢ yükü azalabilir

ve personelin üzerindeki iĢ yükü dengelenebilir. Bu saya de iĢ yükü

maliyetinden ve iĢ yapma süreci kısalacağından oluĢabilecek maliyetleri

düĢürür ve daha fazla kar elde edilmiĢ olur.

3.2.5. Belgeleri Saklama ve ArĢivleme

Belge yönetim sistemlerinin en temel fonksiyonlarından biri de

saklama ve arĢivlemedir. Saklama ve arĢivlemede kullanılacak yöntemler ve

araçlar sistemin verimliliği açısından önem arz etmektedir. Bu nedenle bu

konuda karar verirken sistemin ihtiyaçları doğrultusunda en uygun olan araç

seçilmelidir. Ayrıca, yine verimlilik ve ihtiyaçları en doğru Ģekilde karĢılamak

için ve veri saklama kapasitesinin kolaylık idare edilebilmesi için ne türde

arĢivleme ve silme opsiyonlarının bulunması gerektiği yönündeki kararlar

(örn. arĢive kaldırılan belgeyi hemen sil, „n‟ gün boyunca sakla sonra sil, „n‟

ay boyunca sakla sonra sil, sonsuza kadar arĢivle vb), önem taĢımaktadır.

Saklama konusunda belge yönetim sistemlerinin desteklemesi

gereken temalardan biri COLD (computer output to laser disk) özelliğidir.

COLD ile beraber birçok konuda belge yönetimine kolaylık gelmiĢtir. Özellikle

yapılandırılmıĢ bilgi kümesi dâhilinde tutulan kurumsal kaynak planlama

(Enterprise Resource Planning ), müĢteri iliĢkileri yönetimi (Customer

Relations Management), tedarik zinciri yönetimi (SCM) gibi bütünleĢik

uygulama bilgileri, COLD desteği ile belge yönetim sistemi içinden eriĢilebilir

ve aranabilir hale gelmektedir.

Bu yazılımlar çıktılarını, gerektiğinde birçok defa bastırabilmek

amacıyla baskı verisi (print data) tipinde oluĢtururlar. Bu yazılımların her biri,

kendi veri tipine uygun çıktı türetir ve bu dosyalar genellikle veri yoğunluğu

nedeniyle çok büyük boylara eriĢirler. Bu nedenle belge yönetim sistemi

dâhilinde ana kütüphaneye diğer belgeler gibi kaydedilmeleri gerek standart

farkı gerekse kapasite açısından mümkün değildir. Ancak bu tip çıktı

dosyaları belge yönetim sistemi içine COLD desteği çerçevesinde lazer

diskler üzerinden dâhil edilir. Diğer belgelerde olduğu gibi, indeksleme,

arama-getirme, güvenlik, görüntüleme tarzı fonksiyonların tümü COLD

özelliği dâhilinde de geçerlidir. Belge saklama ve arĢivlemenin faydalarını

aĢağıdaki gibi sıralayabiliriz (http://www.mind2biz.com.tr).

Saklama

 Depolanmasını gerektiren evrak miktarını azaltır.

 Yerden tasarruf sağlar.

 Evrakların saklanması için gerekli ekipmandan (dosya dolapları,

raflar vs.). tasarruf sağlar, dolayısıyla maliyet azalır.

 Evrakların fiziki ve entelektüel kontrolü sağlanır.

 Kurum ve kurumun hizmet verdiği kitleler için hukuki önem

taĢıyan evrakların tespiti ve gerektiği kadar saklanması

sağlanır.

Ayıklama-Ġmha

 Saklanmasına gerek kalmayan evrakın zamanında imhası yer,

zaman, ekipman ve sarf malzemelerinden tasarruf etmeyi

sağlar.

 Yalnızca gerekli olan bilginin saklanması bilgiye ulaĢımda

verimliliği artırır.

 Bilginin saklanmasının belli bir plan dâhilinde yapılması

saklama, ayıklama ve imha iĢlemlerinde standardizasyonu

sağlar.

 Gözünüzde arĢivi büyütüp evrak yığınları altında kalma

korkunuzu giderir (geliĢmiĢ ülkelerde üretilen evrakın %

30'undan fazlası saklanmaz).

3.2.6. Belgelerin Güvenliği

Dijital ortama aktarılan belgeler çok daha güvenli bir Ģekilde

saklanabilinir ve daha güvenli bir Ģekilde eriĢim sağlana bilinir. ġöyle ki belge

oluĢturma, görüntüleme, güncelleme ve silme iĢlemlerinin kimler tarafından

ve ne koĢullar altında yapılabileceği, tanımlanması gereken bir konudur.

Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluĢturur ve iĢletim

sistemi, kitaplık, belge veya obje seviyesinde verilebilmektedir. Bu veriler

sayesinde gerektiğinde adli veya kiĢisel problemlerde loglara (sistemde

kullanıcıların yaptıkları iĢlemlerin ve hareketlerin database kısmında

saklanması) bakılarak sistemin ve kiĢilerin güvenliği sağlanabilmektedir.

3.5.1.1 Logların tutulması

Dijital arĢivlerde ve tüm bilgisayar sistemlerinde her iĢlemin kayıtlarının

tutulduğu bilgi notlarına (log) denir. Bilgisayar sistemlerinde güvenliği sağlam

içinde yapılan her iĢ kayıt altına alınır. Bu kayıtlara yapılan müdahale veya

değiĢiklikler hemen anlaĢılır. Bu saya de dijital arĢivlerde yapılan iĢler her

zaman kayıt altındadırlar. Bu da yapılan iĢlerin güvenliğini artırmaktadır.

3.5.1.2 Yetkilendirilme

Yapılan iĢlemlere de kiĢi, kurum ve kuruluĢlara verilen yetkilerin

çerçevesinde iĢlem yapa bilme kabiliyetini sınırlama veya derecelendirme

iĢlemine yetkilendirme denir. Bilgisayar sistemlerinde tüm iĢlemlerde bir

yetkilendirme söz konusudur. Bu kapsamda güvenlik nedeniyle herkese aynı

yetki verilmez. Yetkilendirme sayesinde yapılan iĢlemlere göre bir

derecelendirme oluĢturulur ve derecelendirmeye göre tüm iĢlerin log'ları

tutulur.

Yetkilendirmeler programlar sayesinde kiĢi veya gruplara belirli

kıstaslar belirlenerek verilebilinir. Yetkilendirmede karıĢıklık çıkmaması ve

güvenlik zaafı oluĢturmak için tüm kullanıcılarına; isim, sicil gibi

sınıflandırmalarla kullanıcıya has tanımlama yapılır. Bu tanımlama sayesinde

kiĢi veya gruplara yetkilendirme yapılabilinir. En çok bilinen ve kullanılan,

kullanıcıların bilgilerini tutan ve bilgisayar sistemlerinde kaynakları

yönetmeye ve yetkilendirmeye yarayan Active Directory programıdır. Bu

program Windows tabanlı iĢletim sistemleriyle beraber gelmektedir.

3.5.1.3 Versiyon kontrolü

Versiyon kontrolü ve check-in/check-out kayıt iĢlemleri belge yönetim

sistemlerinin sağladığı diğer kütüphane servis hizmetlerindendir. Bir belgenin

kaç sürümünün sistemde aktif olarak var olması gerektiği, check-in yapılmıĢ

olan bir belgenin farklı kullanıcılar tarafından görüntülenme imkânının olup

olmayacağı, check-out sırasında yeni sürüm yaratılması ya da eski belgenin

üzerine saklanması tarzı özellikler belge yönetim sistemlerince sağlanan

değiĢik seçeneklerdendir (http://www.mind2biz.com.tr). OluĢturulan her bir

sürüm ayrı kaydedilebilir ve kayıtları kimin oluĢturduğu veya değiĢiklik

yapıldığı sistem loglarından görülebilinir. Bu sayede habersizce veya yetkisiz

bir Ģekilde belgelerin üzerinde değiĢiklik yapılması engellenir.

3.5.1.4 Dijital imza

Ġmza, “kimliğini ve ekli bilgiye onay verildiğini göstermek niyetiyle bir

kimse tarafından (veya onun namına) kullanılan herhangi bir iĢaret veya

kabul edilen herhangi bir güvenlik usulüdür (Çanga,

http://www.etkk.gov.tr/hukuk.htm). Genel olarak elektronik imza; elektronik

ortamda oluĢturulan, iletilen ve saklanabilen özel bir elektronik belgeyi ifade

etmektedir (Sevimli, 2001:1029). Dijital imza ise bir bilginin, üçüncü kiĢilerin

eriĢimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri

doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf,

karakter veya sembollerden oluĢmuĢ bir settir (http://www.etkk.gov.tr

/hukuk.htm).

Dijital imza el yazısı ile atılan imzanın sahip olduğu özelliklerini ve

fonksiyonlarını, elektronik ortamda yapılan hukuki iĢlemler için de sağlamak

amacıyla geliĢtirilmiĢ olan bir tekniktir (Sözer, 2002:127). Dijital imza; metnin,

belgenin yazarı tarafından düzenlendiğini belirtmek kadar, baĢkası tarafından

bozulmadığını da göstermek amacını güder ve dolayısıyla esasında metnin

tamamı dijital imzaya dönüĢmüĢ olur. Ġmzayı atanın iradesinin yönünü ortaya

koyması imzanın asıl fonksiyonudur. SözleĢmeye taraf olma ve sözleĢmenin

getirdiği hak ve yükümlülükleri kabul etme iradesinde olma imzanın önemli bir

fonksiyonudur. Aynı zamanda imzadan, imzalayanın; imzaladığı metni

okuduğu ve anladığı ya da belgeyi bizzat hazırlayan kiĢi olduğu sonucuna da

varılabilir. Ġrade beyanında bulunan kiĢinin tespiti ve beyan ettiği iradenin

bütün ve değiĢmeksizin ulaĢtığına dair güvenin sağlanması yine imzanın

sağladığı diğer güvencelerdir (Sevimli, 2001:1028).

Dijital imza; el ile imzanın tüm bu fonksiyonlarını yerine getirebilmek

için geliĢtirilmiĢ bir teknolojidir (Pekcanıtez, 2002:395). Dijital imzanın iĢlevi,

elektronik ortamda aslından ayrılması güç olan sahte imzayı önlemek ve

orijinal belgeların olduğu Ģekilde herhangi bir tahrip ve tahrife uğramaksızın

iletilmesini sağlamaktır (Keser, 2000:503). Ancak bunun için dijital imza belli

vasıflara sahip olmasının aranacağı kuĢkusuzdur. Elektronik imzaların el ile

atılan imzalarla eĢdeğer kabul edilebilmesi için bir takım hukuki Ģartlar gerek

Avrupa Topluluğu Ġmza Yönergesinde (SigRL)1 gerekse Amerika BirleĢik

Devletlerinde kanunlaĢan “E-Sıgn Act”2 da yer almaktadır (Bilgili, 2002:994).

Ġnternet bilindiği üzere belli bir ülkeye ait değildir dolayısıyla bu iletiĢim ağının

tamamında ve her konuda geçerli bir hukuk düzeninin sağlanması mümkün

değildir (Nomer, 2001:398). Avrupa Birliği çerçevesinde yapılan

düzenlemeler ve hazırlanan model kanun bu hususta yeknesaklığı

sağlamaya yöneliktir. Diğer bazı ülkelerde de internet ve dijital imza ile ilgili

kanuni düzenlemeler yapılmakta ancak bunların yürürlük alanı o ülke ile

sınırlı kalmaktadır. Konunun anlaĢılması bakımından hukuki güvenliği

sağlayıcı bu Ģartlara diğer kanun ve tasarılarda dikkate alınarak aĢağıda

ayrıntılı olarak değinilecektir (Özgül, 2003:http://inet-tr.org.tr/ inetconf8/

bildiri/141.doc).

Teknik bakımından dijital imza

Dijital imzanın teknik olarak bir yazılımdır (Software) (Sözer,

2000:127). Ġnternet üzerinden yapılan veri alıĢveriĢinde Ģu üç unsurun

sağlanmasına yönelik iĢlev görür.

Bunlardan birincisi gizliliktir yani iletilen verilerin alıcıya varana kadar

baĢkalarının bu verilere vakıf olamaması yani tamamıyla gizli kalmasıdır.

Teknik açıdan öncelikle alıcının bu hususta emin olması sağlanmalıdır.

Ġkinci unsur bütünlüktür. Verilerin bozulmadan, baĢkaları tarafından

değiĢtirilmeden, üzerine eklemeler veya silintiler yapılmadan alıcıya

ulaĢmasıdır (Sözen, 2000:123). Kanaatimizce gizliliğin sağlanması dolaylı

olarak bütünlüğün sağlanması anlamına da gelmektedir. Bütünlük, özellikle

verilere karĢı yapılacak “hacker” lık faaliyetleri diye anılan saldırıların,

tahriplerin önlenmesidir. Veri aktarımı sırasında böyle bir saldırı söz konusu

oldu ise metnin bütünlüğünün bozulduğu kolaylıkla anlaĢılabilmelidir.

1 Signaturrichtlinie,(SigRL): Ġmza Yönergesi; 19 Ocak 2000 tarihinde yürürlüğe girmiĢtir. Üye

ülkelerde 19.7.2001 tarihine kadar iç hukuka alınacağı öngörülmüĢtür

2 1 Ekim 2000 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Üçüncü unsur gerçekliktir yani verilerin görünüĢe göre onu göndermiĢ

olan kiĢiden gelmiĢ olduğunun tespitidir (Sözen, 2000:123). Nasıl imzanın

kimden sadır olduğu yani kimin tarafından atıldığının tespiti hususunda zorluk

çekmiyorsak aynı kolaylık dijital imzada da sağlanabilmelidir. Bu hususların

sağlanması için Ģifreleme yöntemine baĢvurulmaktadır. ġifreleme, yetkisi

olmayan kiĢilerin gönderilen verileri elde etmesini, okumasını önleyecektir

(Rüssmann, 2002:341). ġifreleme anahtar vasıtasıyla yapılır. Anahtar,

verilerin iĢleme tabi tutularak anlaĢılmaz hale getirildiği sonrada yine

anlaĢılabilir hale sokulduğu yani deĢifre edildiği algoritmaya dayanan

formüldür. ġifreleme için tek bir anahtar kullanılabildiği gibi çift anahtarda

kullanılabilmektedir.

Özellikle elektronik ticaretin geliĢebilmesi ve kullanıcılar tarafından

benimsenebilmesinin ilk Ģartı; internet üzerinden yapılan iĢlemlere hukuki

açıdan duyulan güvenin sağlanmasıdır. Taraflar arasında iletilen bilginin

gizliliği, bütünlüğü ve tarafların kimliklerinin doğruluğu kurulacak olan teknik

ve hukuki altyapı ile sağlanmalıdır. Söz konusu Ģartlar özellikle elektronik

imza ile sağlanabilmektedir. Bu nedenle, elektronik ticaretle ilgili çalıĢmalarda

ileri birçok ülkenin yasal düzenlemelerde önceliği elektronik imza mevzuatı

çalıĢmalarına verdiklerine Ģahit olmaktayız. Elektronik imza yasaları halen

Almanya, Singapur, Ġsviçre gibi ülkeler ile ABD'nin birçok eyaletinde

uygulanmaktadır (Senocak, 105).

Öncelikle teknik açıdan güven verecek sistem olarak kabul

edebileceğimiz asimetrik anahtar yönteminin uygulanması ve verilerin

iletiminde gizlilik, bütünlük ve gerçekliğin sağlanması Ģarttır. Bu husus

özellikle ispat açısından büyük önem taĢımaktadır. KanunlaĢtırma

faaliyetlerinde dijital imzanın, kanunda aksinin düzenlenmediği ve taraflarca

aksinin kararlaĢtırılmadığı hallerde el ile atılan imza ile aynı sonuçları

doğurabilmesi sağlanmaya çalıĢılmaktadır. Nitekim Avrupa Birliği Elektronik

Ġmza Yönergesinde elektronik imzanın el yazısı ile atılmıĢ imza ile aynı

hukuki etkiye sahip olabilmesi için Ģu üç Ģartın yerine getirilmesi

aranmıĢtır(SigRL md.5 f.1):

1) Ġleri elektronik imza

2)Nitelikli bir sertifikaya sahip olma

3)Güvenli bir imza yazılım ünitesince yazılmıĢ olmak

Buna karĢın daha serbest bir tarzda hazırlanmıĢ olan Amerika Dijital

Ġmza Kanunu E-SĠGN Act Sec 101(a) da bütün elektronik imzaların el ile

atılan imzaya eĢdeğer olduğu kabul edilmiĢtir. Elektronik imzalar için her

hangi bir Ģart ve koĢul aranmamaktadır yani iĢlemin tarafları imzanın el ile

atılan imza yerine geçip geçmeyeceği hususunda serbest bırakılmıĢtır.

Kanaatimizce bu husus Anglo-sakson hukuk sistemi ile de uyumludur. Ancak

Türkiye‟nin de dâhil olduğu Kıta Avrupa'sı Hukuk sisteminde SigRL de kabul

edilen Ģartların kabul edilmesi kanaatimizce daha uygun olacaktır. Yukarıda

anlatılanlardan anlaĢılacağı üzere dijital imza ile el ile atılmıĢ imzanın aynı

etkiye sahip olacak Ģekilde teknik ve hukuki yönden düzenlenmesi elektronik

iĢlemlerde güvenliğin sağlanması açısından önem taĢımaktadır. Bu husus

özellikle elektronik ticaretle bağlantılı olarak düĢünülürse yapılacak

çalıĢmaların ne kadar önem taĢıyacağı ortadadır. Bu nedenle sertifika

sağlayıcı kuruluĢlar yeterli teknik bilgi ve donanıma sahip olarak kurulmalı ve

hukuki açıdan sorumlulukları ile ilgili hususlar açıklığa kavuĢturulmalıdır

(ġenocak, 133). Sertifika hizmet sağlayıcılarına isteğe bağlı akreditasyon

sistemi getirilerek dijital imzanın güvenlik standardının artırılması da mümkün

olmalıdır1 (http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/141.doc).

3.3. ARġĠV BELGELERĠNĠN DĠJĠTAL ORTAMA

DÖNÜġTÜRÜLMESĠ MODELLERĠ

Belgelerin sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan veya

elektronik olarak oluĢturulmuĢ belgeler için nispeten yalın bir iĢlemdir

(http://www.sanalforum.com).

1 Dijital imza bölümü Arş. Gör. Mehmet Emin Özgül'ün makalesinden alıntılar alınarak yazılmıştır.

Makale http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/141.doc adresinden alınmıştır.

Herhangi bir büro uygulaması (kelime iĢlemci, sunum, hesap tablosu

yazılımı vb) kullanılarak hazırlanan bir belgenin saklanması sırasında, belge

yönetim sistemi kullanıcıdan belge profil bilgilerini oluĢturmasını talep eder.

Söz konusu profil bilgileri, belgenin adı, yazarı, konusu, tipi, grubu,

yaratılıĢ/güncelleme tarihi, eriĢim/yetki bilgileri, arĢivleme seçenekleri tipi

parametrelerden oluĢur. Sisteme kayıt olan her belge bir indeks numarası alır

ve sistem dâhilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aĢamada belgenin

fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de belge yönetim sistemi tarafından

algılanır ve ilgili bilgiler iliĢkisel bir veritabanına aktarılır.

Bu tipte olmayan tüm basılı belgeler için ise belge yönetimi

sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir Ģekilde çalıĢması ve geliĢmiĢ görüntü

iĢleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir.

DıĢarıdan gelen bir belge kâğıt ise, taranarak; elektronik ise

dönüĢtürülerek ya da doğrudan sisteme alınır. Belge yeni bir evrak olarak

sistemin içinde bulunan editör ile de oluĢturulabilir. OluĢturulan ya da gelen

evrak profil bilgileri girilerek sisteme kaydedilir.

Bilginin (her tür bilgi, basılı kâğıt, ses, resim, görüntü, film vb.) dijital

ortama aktarılması ve kullanılmasında farklı yöntem ve formatlar söz

konusudur. Bu yöntemler aĢağıda verilmektedir.

3.3.1. Görüntü / Belge ArĢiv Sistemleri

Görüntü arĢivleme, kâğıt belgelerin taranarak (fotokopi çekmeye

benzer bir iĢlem = scan). görüntülerin elektronik ortama aktarılması ve belirli

bir arama / sınıflandırma bilgileri ile indekslenmesidir. Genelde bunu OCR

(Optical Character Recognition) denilen iĢlemle resim olarak sisteme atılan

belgelerin Word, Excel gibi formatlara çevirerek resim olarak görünen

belgeler de indekslenmesine yardımcı olabilir. Kullanıcılar bu arama /

sınıflandırma bilgileri ile ilgili belgeye kendi bilgisayarlarından ulaĢabilirler.

3.3.2. Belge Yönetim Sistemleri

Belge yönetim sistemlerinin belge arĢiv sistemlerinden temel farkı

dinamik (değiĢken) olmasıdır. Bu durum versiyon kontrolü ile check-in /

check-out, detaylı güvenlik ayarları gibi özellikler gerektirir. Belgelerin online

izlenerek süreçlerin takibine ve iĢ akıĢ haritasının oluĢturulmasına yardımcı

olabilir.

3.3.3. Bilgi Yönetim Sistemleri

Kurumların bilgisayar ortamındaki bilgi kaynakları iki temel bileĢene

ayrılır:

 Belge tabanlı bilgiler

 Veri tabanlı bilgiler

Belge yönetim sistemine sahip olmayan kuruluĢlarda belgeler iĢletim

sistemi tarafından yönetilmektedir. Bu durumda en yaygın iĢletim sistemi

Microsoft‟un Windows ailesi ve Linux olarak karĢımıza çıkmaktadır. Veri

kaynakları ise veri tabanı yönetim sistemleri (MS Access, SQL Server,

Oracle, Sybase, Progress, vb.) tarafından yönetilmektedir. Günümüzde belge

yönetim sistemleri belge tabanlı ve veri tabanlı dünyanın entegre edilebildiği

ortamlar olarak karĢımıza çıkmaktadır. Belge yönetim sistemlerine, mesaj

gönderme ve birlikte çalıĢma sistemleri (MS Exchange, Lotus Notes, vb.). ve

iĢ akıĢı yönetim sistemleri, eklendiğinde, bilgi yönetimi kavramına

ulaĢılmaktadır. Bilgi yönetimi sisteminde bilgi nerede olursa olsun (bir

belgede, veri tabanında veya çalıĢanların beyinlerinde). yetkiler çerçevesinde

ulaĢılabilir, paylaĢılabilir ve kullanılabilir.

3.3.4. ĠĢ AkıĢ Yönetim Sistemleri

KuruluĢlarda ister kâğıt üzerinde olsun, ister bilgisayar ortamında

belirli iĢ süreçleri vardır. Satın alma iĢ süreci, seyahat-talep iĢ süreci, masraf

listesi-onay iĢ süreci, üretim süreçleri, gibi. Bu süreçlerin tamamıyla,

bilgisayar ortamında otomasyona geçirilmesini sağlayan yazılımlara “ĠĢ AkıĢ

Yönetim Sistemi” (ĠAYS) denir. ĠAYS‟ler ile iĢ süreçleri tasarımlanır,

uygulanır, yönetilir ve iĢ süreçlerine iliĢkin raporlar alınır. ĠAYS‟leri, entegre

çalıĢan Belge Yönetim Sistemleri, Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri

(ERP) ile entegre olduklarında daha yararlı olurlar.

3.3.5. Yüksek Hacimli Belge Tarama Sistemleri

Yüksek miktarlarda kâğıt belgenin elektronik görüntüsünün bir takım

indeks bilgileri (arama, sınıflandırma bilgileri). ile kaydedilerek bilgisayar

ortamına aktarılmasıdır. Daha sonra bu belgelere bilgisayardan ilgili arama

bilgileri ile ulaĢılabilmek mümkündür.

3.3.6. Form ĠĢleme Sistemleri

Bu sistem, kâğıt formlardaki verilerin taranma, görüntü iĢleme ve

karakter tanıma (OCR/ICR) yöntemiyle veri tabanı uygulamalarına

aktarılması iĢlemidir. Yüksek hacimli belge taramaya ilaveten form iĢlemede

otomatik veri okunması vardır. Veriler el yazısı da olabilir. Bunun mümkün

olabilmesi için verilerin iyi tasarımlanmıĢ bir biçimde bulunması

gerekmektedir.

3.3.7. Faks Yönetimi

KuruluĢun gelen giden faks trafiğinin bilgisayar ve ağ ortamından

akmasını sağlar. Günümüzde Kurumsal Faks Yönetimi Sistemleri ile

mesajlaĢma sunucu sistemi (MS Exchange, Lotus Domino Server, vb.) ile

entegre çalıĢmaktadır. Mesaj yönlendirilmesi bu sistemler tarafından

yapılırken bu sistemlerin kullanıcı programlarının (Outlook, Lotus Notus, vb.)

kullanılması ile kullanıcılar tek bir programdan hem e-postalarını, hem de

fakslarını takip edebilmektedirler.

3.3.8. Video Bilgi Yönetim Sistemi (Multimedia

Computing)

Video Bilgi Yönetim Sistemleri, video belgelerinin arĢivlenmesi,

içerikleri üzerinden sınıflandırma, iliĢki oluĢturma, özet çıkarma, indeksleme,

akıllı sorgularla videolara eriĢim ve mevcut video verilerinden yeni video

belgeleri yaratabilme özelliklerini barındıran yazılımlardır.

3.3.9. Servis (Büro) Sistemleri

OTONOM, Görüntü ĠĢleme, Belge ArĢivleme, Fiziksel Belge

ArĢivleme, Yüksek Hacimli Belge Tarama, Form ĠĢleme (OCR/ICR/OMR).

konularında danıĢmanlık ve servis büro hizmetleri sunulmaktadır. OTONOM

Servis Büro Bölümü, kendine ait büro, ekipman ve uzman ekibi ile kaliteli

hizmet anlayıĢın uygulamaktadır (Kalkan, 2003:1).

3.4. DĠJĠTAL ARġĠVĠN YEDEKLENMESĠ

Dijital arĢiv sistemlerinde tüm bilgiler veri tabanında kayıt altında

tutulur. Dijital ortama aktarılan belgelerin güvenliği ve oluĢabilecek yazılımsal

ve fiziksel arızaların önüne geçebilmek için veri tabanının mutlaka

yedeklenmesi ve hatta fiziksel olarak yedeğinin ayrı bir yerde tutulması

gerekmektedir.

Veri tabanı COLD özelliği olan hard diskler üzerinde tutulur. Bu diskler

fiziksel olarak bazen bozulabilirler. Bu önlemek adına veri tabanını ayrı hard

diskler üzerinde yedeklemeleri yapılmalıdır. Verilerin önemine göre verilerin

teyp kasetlerine benzeyen fakat daha uzun süre dayanan ve daha büyük

kapasitelerde bilgi saklaya bilen kasetlere yedeklenerek veri tabanından ayrı

bir yerde tutulmasında fayda vardır.

3.5. DĠJĠTAL ARġĠVĠN DEZAVANTAJLARI VE

ÖNLEMLERĠ

Geleneksel ortamlar ile elektronik ortamdaki evrakların arĢivlenmesi

arasındaki farklılıklara bakıldığında dört ana unsur göze çarpmaktadır

(http://www.beyaz.net/index.php?module=newsmodule&action=view&id=97).

 Geleneksel arĢivlemede bilgi taĢıyıcı ortamın korunma altına

alınmasına karĢılık, elektronik arĢivlemede anlam ve güvenilirliğin

ön plana çıkmasıdır.

 Geleneksel arĢivlemede fiziki nesnenin kontrol altına alınmasına

karĢılık, elektronik arĢivlemede fonksiyonlar, süreçler ve

kullanımların kontrol edilmesidir.

 Geleneksel arĢivlemede provenans, yani belgeyi yaratan birimin

bir tane olmasına karĢılık, elektronik belgelerde birden fazla

olabilmesidir.

 Geleneksel arĢivlemede retrospektif, yani evrak yaratılıp arĢive

devredildikten sonra üzerinde çalıĢılmaya baĢlanmasına karĢılık,

elektronik arĢivlemede proaktif, yani evrak arĢive devredilmezden

hatta belki yaratılmazdan önce müdahale edilmesine duyulan

ihtiyaçtır.

3.5.1. Fiziksel Eskime Ve Çözüm Yolları

Elektronik evrakların arĢivlenmesinde altı temel bileĢenin bozulmadan

ve değiĢime uğramadan korunarak sonraki kuĢaklara aktarılabilmesi

hedeflenmektedir: Ġçerik, yapı, bağlam, sunum, davranıĢ ve fonksiyonellik.

Buradaki amaç, elektronik evraklar yaratıldıktan çok sonra dahi aynı içeriğin

aynı yapı içinde, hangi bağlamda yaratıldığı bilinerek, aynı Ģekilde

görüntülenebilmesi, interaktif unsurların aynı Ģekilde davranması ve

nihayetinde evrakların insanlara aynı fonksiyonları sunabilmesidir. Bunların

sağlanabilmesinin önündeki baĢlıca engeller aĢağıda belirtilmektedir.

3.5.1.1 TaĢıyıcı ortam ve sürücülerinin eskimesi

Sistem eskimesinin ilk kurbanı taĢıyıcı ortamın kendisidir. Örneğin,

disketlerin ve sürücü mekanizmalarının geçirdiği 8 inch, 5 1/4 inch, 3.5 inch

evreleri ve nihayetinde tamamen ortadan kalkması (ya da kalkmaya aday

olması) pek çok insanın yaĢadığı bir süreçtir. Manyetik ortamın diğer uzun

vadeli saklama araçlarından kaset, kartuĢ, makara bant gibi seçenekleri

kullananlar sayıca daha azdır ve genellikle kurumlar kullanmaktadır. Buna

karĢın, bugünün bilgisayar okur-yazar gençlerinin büyük çoğunluğu CD'lerle

ve DVD'lerle tanıĢmıĢtır. Teknolojinin çok hızlı geliĢmesi sayesinde taĢınabilir

bellekler de hızla bu manyetik ortamların yerini almaktadır. Bu durumda CD

ve DVD'lerin yavaĢ yavaĢ piyasadan çekilerek yerini taĢınabilir disklere

bırakmasını, onların da tahtını beĢ sene sonra daha baĢka bir ortama

devretmesini beklemek hayal olmayacaktır (Ataman, 2007).

Popüler olup olmamasına bakmaksızın bu ortamlardan herhangi birisi

üzerinde kayıtlı bilgiyi saklamaya çalıĢıldığında ise baĢka sorunlarla

karĢılaĢmak sürpriz olmasa gerek. Her Ģeyin baĢında, manyetik taĢıyıcı

ortamları her türlü manyetik alandan korumak gerekecektir. Bunlar ise hiç

beklemediğimiz Ģekillerde karĢımıza çıkabilir. Ġster manyetik isterse optik

temelli olsun, her tür taĢıyıcıyı bekleyen baĢka tehlikeler de olacaktır:

Havadaki yüksek nem, yüksek sıcaklığa sahip koĢullarda saklama, afetler

(örneğin yıldırım düĢmesi), fazla kullanıma bağlı aĢınma ve eskimeler ve tabii

imalat hataları.

3.5.1.2 Donanımın eskimesi

Bundan bir kaç sene önceki bilgisayar dergilerinden olan Byte'tın

Türkiye sayılarının birisinin kapak konusu "Bayatlayan PC'ler" idi. Bu konuyla

ilgili yazılan yazılarda, bir PC'ye ortalama iki sene ömür biçilmekteydi.

ĠĢlemcilerdeki bunca hızlı değiĢime karĢın geriye dönük uyumluluk (en

azından büyük ölçüde) korunmaktadır. Bu da sistem eskimesi sorununu bir

nebze olsun hafifletmektedir. Ancak, 8 bitten 16 bite, 16 bitten 32 bite, 32

bitten 64 bite veya tek çekirdekli iĢlemcilerden çift çekirdekli iĢlemcilere geçiĢ

gibi radikal değiĢimlerin yaĢandığı dönemlerde uyum sorunlarıyla

karĢılaĢılması kaçınılmaz hale gelebilmektedir (Ataman, 2007).

3.5.1.3 ĠĢletim sisteminin eskimesi

Donanımla beraber iĢletim sisteminde de bir takım değiĢiklikler

meydana gelmektedir. Bu değiĢiklikler sırasında, uygulamaların aynı Ģekilde

çalıĢabilmesi veya aynı veri iĢleme rutinlerine (örneğin alt-rutinlere, sistem

kütüphanelerine vb.) ulaĢabilmesi mümkün olmayabilmektedir. Bu durumda,

elektronik evrakların arĢivlenmesi sırasında değiĢmeden korunması gereken

altı temel bileĢenden "davranıĢ" ve "fonksiyonellik" de aynı kalamamaktadır.

3.5.1.4 Uygulama programının eskimesi

Aynı Ģekilde video görüntü teknolojisinde yaĢanan değiĢimler,

elektronik evrakların arĢivlenmesindeki altı temel bileĢenden birisi olan

"sunum"da farklılıklar yaratabilmektedir.

Yazılım üreten firmalar, ürünlerine sürekli olarak yeni fonksiyonlar

eklemekte, hazırladıkları yazılımları geliĢtirip güncellemektedir. Rekabet

koĢulları ve pazarın baskısı bu tür değiĢiklikleri zorunlu hale getirmiĢtir. Yine

aynı faktörler, üretilen her ürünün geriye doğru uyumlu olmasını zorunlu

kılmıĢtır. Bu uyumluluk en azından kendinden önceki sürümlerle yaratılan

belgeleri açıp kullanabilmek düzeyindedir. Ancak bu değiĢim, süreci kimi

zaman bazı belgelerin "yapı" ve "sunum"larında değiĢimlere yol

açabilmektedir (Ataman, 2007).

3.5.1.5 Data formatı eskimesi

Ġkili kodu kayıtlı bulunduğu ortam üzerinden okumak pek çok durumda

mümkün olabilmektedir. Ancak bu, kimi zaman verileri anlaĢılır kılmaya

yetmemektedir. Çünkü pek çok yazılım, uygulamaya özel veri kodlama

yöntemleri kullanmaktadır. Söz konusu yazılım, yukarıdaki sebeplerden

herhangi birisi nedeniyle artık kullanılamadığı takdirde, bu uygulama

tarafından yaratılmıĢ veriler de anlaĢılamaz hale gelmektedir. Verilerin

Ģifrelendiği veya yaygın olmayan bir algoritma ile sıkıĢtırıldığı durumlarda

sorun iyice içinden çıkılmaz bir hal alabilmektedir.

Güncelliğini koruyan uygulama programlarında ise, piyasadaki

yüzlerce programın kullandığı farklı formatların takibi dahi ciddi bir sorun

olarak karĢımıza çıkmaktadır. Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği

format değiĢimleri eklendiğinde sorunun boyutları daha da büyümektedir.

Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği format değiĢimleri

eklendiğinde sorunun boyutları daha da büyümektedir. Bu nedenle, sırf data

formatlarının takibi için oluĢturulmuĢ özel bir veri tabanı mevcuttur (Ataman,

2007).

3.5.1.6 Dokümantasyon

Yukarıdaki faktörler içinde, taĢıyıcı ortam dıĢındaki tümümün kullanıcı

açısından ortak özelliği dokümantasyona duydukları ihtiyaçtır. Eski bir

donanımın, iĢletim sisteminin, uygulamanın ya da Ģifreleme veya sıkıĢtırma

algoritmasının nasıl çalıĢtığı bilinmeden, yeniden kullanılabilmesi çoğu

zaman imkânsızdır. Bu nedenle teknolojik değiĢimin her aĢamasında,

eskiyen sistemin nasıl çalıĢtırılacağı ve kullanılacağı hakkında bilgi veren

kullanım kılavuzları ve benzeri dokümantasyonun saklanması özel bir önem

arz eder. Bunun için özel bir çaba gösterilmediği takdirde, eskiyen sistemle

oluĢturulmuĢ belgelere orijinal halleriyle ulaĢmak bir daha mümkün

olamayabilir.

3.5.1.7 Çözüm yolları

BiliĢim Teknolojilerin de meydana gelen problemleri sadece bir yolla

çözülmez bunun yine teknolojinin vermiĢ olduğu avantajla bir kaç Ģekilde de

çözülebilinir.

Teknoloji müzesi

Sistem eskimesi sorununa önerilebilecek ilk çözüm hiç kuĢkusuz bir

teknolojisi müzesi kurulmasıdır. Nitekim böylesi bir iĢe soyunan hatta bu iĢten

para kazanmayı hedefleyenler dahi vardır. Ancak, bugüne dek üretilmiĢ

bütün bilgisayar donanım, iĢletim sistemi ve uygulama programları ile

bunların dokümantasyonu bir araya toplamak, hele ki bunları her daim çalıĢır

durumda tutabilmek, tahmin edilebileceği üzere pek kolay bir iĢ değildir.

Böylesi bir iĢin maliyeti ise astronomik rakamlara ulaĢacaktır. Dolayısıyla,

elektronik belge ve bilgilerin arĢivlenmesine soyunacak her kurumda, bu

türden bir çözüme yönelmek imkansızdır.

Ancak, sistem eskimesine uğramıĢ taĢıyıcılar üzerindeki verilerin

kurtarılabilmesi ve aĢağıda önerilecek çözümlerden emülatörlerin test

edilebilmesi için, teknoloji müzesi unsurlarına kaçınılmaz olarak ihtiyaç

duyulacaktır.

Göç (Migration)

Sistem eskimesi sorununa önerilen çözümler içinde en yaygın kabul

göreni, belge ve bilgilerin bir baĢka formata aktarılarak "göç" ettirilmesidir.

Burada ilk akla gelen yöntem, elektronik ortamda mevcut malzemenin

düzenli olarak baĢka bir taĢıyıcı ortama kopyalanmasıdır. Böylece malzeme,

ortamın kendisinde meydana gelebilecek bozulmalara karĢı korunmuĢ

olacaktır. Bu aktarmalar sırasında, daha yeni teknoloji ürünü olan popüler

ortamın tercih edilmesi önerilmektedir. Böylece, taĢıyıcı ortam ve

sürücülerinde meydana gelen sistem eskimesi sorunlarına karĢı da bir önlem

alınmıĢ olacaktır. Ancak, bu tür ortam değiĢimleri, kavram olarak aĢağıda ele

alınacak format dönüĢümlerinden farklıdır. Bu nedenle, "göç" yerine

"yenileme" (refreshing) olarak adlandırılmaktadır.

Göç dendiğinde ise, elektronik evrakların arĢivleme sırasında

korunması gereken, içerik, yapı, bağlam, sunum, davranıĢ ve fonksiyonellik

bileĢenlerinde herhangi bir bozulma ya da kayba uğramadan farklı bir

formata dönüĢtürülerek koruma altında tutulması kastedilmektedir.

Bu noktada, hemen herkesin günlük iĢ akıĢı sırasında doğal olarak

uyguladığı bir göç stratejisi vardır. Pek çok insan bunun belki de farkında bile

değildir. Bu strateji, kullanılmakta olunan uygulama programlarının yeni bir

sürümüne terfi ettiğinde, eski belgeleri aynı uygulamanın yeni sürümü ile

açmak; üzerinde herhangi bir değiĢiklik yaptığında ise yeni sürümün data

formatı ile kaydetmektir. Bunu mümkün kılan Ģey, uygulama geliĢtiricilerin

pazarın baskısı nedeniyle, yarattıkları her sürümü bir öncekiyle uyumlu

kılmalarıdır. Böylece müĢterilerin eski datalarını yeniden kullanabilmelerini

mümkün kılacak önlemleri baĢtan almaktadırlar.

Ancak, burada iki potansiyel sorun zaman zaman kendisini

göstermektedir. Bunların ilki, bu tür dönüĢümlerin sonunda ortaya çıkan

belgelerin her zaman bir öncekiyle bire bir aynı olmamasıdır. Bu durumda,

elektronik evrakların arĢivlenmesindeki altı temel bileĢenden bir ya da bir

kaçında küçük de olsa bir kısım değiĢimler ortaya çıkabilmektedir. Ġkinci

potansiyel sorun belgeyi yaratan uygulama programı piyasadan kalktığında

yaĢanmaktadır. Bu durumda ise, yukarıda listelenen sistem eskimesi

sorunlarını bu yöntemle aĢmak mümkün olamamaktadır.

Pek çok insanın baĢvurduğu bir baĢka göç stratejisi ise: Eski bir

yazılım formatında kaydedilmiĢ bir belgeyi günümüzde kullandığımız bir

baĢka yazılım formatına dönüĢtürmek. Bunu mümkün kılan Ģey, günümüzde

kullanılan uygulama programlarının baĢka formatlarda kaydedilmiĢ belgeleri

açıp kullanabilmesine (ya da bu formatlarda veri kaydetmesine) imkân

tanıyan filtrelerdir. Ancak burada da ortaya çıkan belgeler her zaman bir

öncekiyle aynı sunum ya da davranıĢı sergileyememektedir.

Göç kavramının en yaygın kabul gören Ģekli, elektronik evrakların

yaygın bir standart formata dönüĢtürülmesidir. Bunların en yaygın olanları,

görüntü dosyaları için TIFF, yazılı belgeler için PDF'tir. Ses ve hareketli

görüntü dosyaları için henüz yaygın olarak kabul gören standart bir format

üzerinde fikir birliği oluĢmamıĢtır (daha çok analog kayıtların saklanması

tercih edilmektedir). PDF normalde markaya özel bir formattır. Ancak, Adobe

firması PDF ile ilgili spesifikasyonları açıklamıĢtır. Dolayısıyla, Adobe ileride

PDF kullanımını sınırlayacak olsa dahi PDF formatında kaydedilmiĢ belgeleri

baĢka formatlara dönüĢtürmek her zaman mümkün olabilecektir. Bu

geliĢmelere paralel olarak PDF formatında dosya kaydedebilen yazılım

sayısında da hızlı artıĢlar meydana gelmiĢtir. Hatta MacOS'un X

versiyonlarından itibaren PDF, iĢletim sisteminin içine entegre edilmiĢtir. Bu

nedenle, bu alanda baĢı çeken Avustralya ve Hollanda milli arĢivlerinde, göç

için temel dönüĢüm formatı olarak PDF seçilmiĢtir. Halen hazırlanma

aĢamasında olan ISO 19005 standardı ile PDF'in uluslararası bir belge

saklama standardına dönüĢmesi beklenmektedir.

Ancak bu kez de Türkçe belgelere has bir kısım özel sorunlar ortaya

çıkmıĢtır. Adobe Acrobat, 4.0 sürümünden itibaren Türkçe desteği

vermektedir. Ancak, Türkçe karakter kodlama tablolarındaki değiĢimler ve

standart yokluğundan kaynaklanan uyum ve dönüĢüm sorunları, bu ürünü de

etkilemiĢtir. Türkçe karakterlerle ilgili sorunların tamamen çözülebilmesi ise

Acrobat'ın ancak 6.0 sürümüyle birlikte mümkün olabilmiĢtir.

Günümüzde, bundan sonra yaratılacak belgelerin standart bir formatta

kaydedilip saklanması ve gelecekte sorunsuz bir Ģekilde kullanılabilmesi (en

azından teorik olarak) mümkün görünmektedir. Ancak geçmiĢte yaratılan bilgi

ve belgelerin sağlıklı bir Ģekilde standart formatlara dönüĢtürülebilmesi için

ciddi bir kısım araĢtırmalar yürütülmek zorundadır. Çünkü Türkçe karakter

kodlama tablolarının geçmiĢi karmaĢıktır.

Yaygın bir rivayete göre Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) Latin-1

standardını belirlerken, Türk Standartlar Enstitüsü'nün görevlileri toplantıya

katılmamıĢlardır. Bu nedenle Türkçe, ancak Latin-5 kodlama tablosunda yer

bulabilmiĢtir. Aradan geçen süre zarfında her platform kendi Türkçe kodlama

standardını geliĢtirmiĢ, hatta zaman içinde bunları da değiĢtirmiĢtir. Bu

nedenle platformlar arası belge ve bilgi alıĢveriĢlerinde Türkçe karakterlerle

ilgili pek çok sorun yaĢanmıĢtır. Bu sorunların küçük bir kısmı halen de

devam etmektedir. Dahası, platformların kendi içlerindeki standart

değiĢiklikleri nedeniyle, iĢletim sisteminin eski bir takım sürümlerinde

yaratılan belgeleri, yeni sürümde açtığımızda Türkçe karakterler

bozulabilmektedir. Bu nedenle, her platform için Türkçe karakter kodlama

tablolarının geçirdiği evrelerin, bunların birbirine dönüĢümünde karĢılaĢılan

sorunların ve bu sorunların platformlar arası belge ve bilgi alıĢveriĢine

yansımalarının araĢtırılmasına ihtiyaç vardır. Bunlar sağlıklı bir Ģekilde ortaya

konabildiğinde, ikinci bir büyük araĢtırma yapılması gerekecektir. Bu

araĢtırmada ise, her bir uygulama yazılımı ve sürümü (en azından yaygın

olarak kullanılanları) ile yaratılan belgelerin, herhangi bir kayba uğramadan

standart saklama formatına aktarılabilmesi için izlenmesi gereken dönüĢüm

yol haritalarının çıkarılması gerekmektedir.

XML

Sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen yöntemlerden bir

diğeri, belgelerin XML ile zarflanmasıdır. Oldukça yeni bir fikir olmasına

karĢın Ģimdiden pek çok taraftarı vardır. Özellikle elektronik belge üzerindeki

metinsel bilginin korunmasının önem kazandığı durumlarda XML kullanımının

savunucuları artmaktadır. Örneğin elektronik postaların veya veri tabanlarının

arĢivlenmesi söz konusu olduğunda, XML kullanımı neredeyse tek çözüm

yöntemi olarak ön plana çıkmaktadır.

Ancak bir çözüm yöntemi olarak XML de sorunsuz değildir. Her Ģeyin

baĢında XML, karakter kodlama Ģekli olarak Unicode kullanır. Dolayısıyla

Unicode öncesi sistemlerde uygulanması problemli olacaktır. Bu tür

platformlarda yaratılmıĢ belgelerin arĢivlenmesinde bunların öncelikle daha

uygun bir zemine göç ettirilmesi ve ancak ondan sonra XML ile zarflanması

gibi ara çözümlere baĢvurmak gerekebilecektir.

Emülasyon

En yaygın kabul gören çözüm alternatifinin göç olduğuna yukarıda

değinmiĢtik. Ancak göç kavramına Ģiddetle karĢı çıkanlar da vardır. Bunlar bir

koruma stratejisi olarak göçün pek çok dezavantajı olduğunu öne

sürmektedirler. Bu dezavantajlar arasında sıraladıkları unsurlar ise, göçün

son derece emek yoğun olması, bir o kadar zaman alıcı olması, bu

nedenlerle maliyetinin yüksek olması, hatalara açık olması, kayıp veya

bozulmuĢ bilgiye yol açabileceği için riskli olması, ölçeklenebilir olmaması ve

her yeni data formatı için yeni çözümlere ihtiyaç duymasıdır.

Bu görüĢe sahip olan insanların sistem eskimesi sorununa çözüm

olarak önerdikleri yöntem, emülator kullanımıdır. Böylece hem elektronik

belgelerin orijinal görüntü ve duygusuna ulaĢmak hem de interaktif nesneleri

ve programları çalıĢtırmak mümkün olabilecektir. Bu tür nesneleri ve

programları orijinal halleriyle korumanın baĢkaca bir yolu yoktur.

Emülasyonun bir kaç farklı katmanda uygulanması mümkündür:

Donanım emülasyonu, PC BIOS emülasyonu, iĢletim sistemi API (uygulama

programlama arayüzü) emülasyonu, uygulamaların emülasyonu. Günümüzde

bu tür emülatörlerin son derece baĢarılı örnekleri mevcuttur.

Donanım ve PC BIOS emülatörlerinin en baĢarılı örneklerinden ikisi

Macintosh üzerinde çalıĢan SoftWindows ve Virtual PC adlı uygulamalardır.

WinTel platformu için yazılmıĢ son derece baĢarılı Amiga emülatörlerinin

varlığı da bilinmektedir. Bu tür emülatörler kullanıldığında, hem iĢletim

sistemini, hem ilgili uygulamayı hem de verileri koruyup yeni ortamlara göç

ettirmek gerekecektir. Tabii her biri ile ilgili dokümantasyon saklanmasını da

unutmamak gerekir.

ĠĢletim sistemi API emülatörlerinin en baĢarılı örneklerinden birisi ise

Linux üzerinde Windows emülasyonu yapan WINE uygulamasıdır. Bu tür

emülatörlerde ise uygulama ve verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek

yeterli olacaktır. Tabii yine ilgili dokümantasyon saklanmasını da

unutulmamalıdır.

Uygulama emülatörü kapsamında değerlendirilebilecek örnekler

arasında ise, belirli data formatlarında kaydedilmiĢ belgelerin içeriğini yaratıcı

uygulama olmadan görüntüleyebilmeye imkan veren görüntüleyici (viewer)

uygulamalar sayılabilir. Bu tür programların en yaygınları arasında, PDF ve

MS Word belgelerini görüntülemeyi sağlayan programlar ilk akla gelenlerdir.

Bu tür bir emülatör kullanıldığında ise yalnız verileri koruyup yeni ortamlara

göç ettirmek yeterli olacaktır. Data formatına iliĢkin dokümantasyon

saklanması da unutulmamalıdır.

Ancak Ģu da bir gerçek ki emülatörlerin kendileri de bir süre sonra

yukarıda anlatılan sistem eskimesi sorunu ile karĢı karĢıya kalacaklardır.

Dolayısıyla emülatörün kendisini de koruma altına almak gerekecektir. Bunu

yaparken ise emülatörün hem yazılım halini, hem kaynak kodunu hem de

ilgili tüm dokümantasyonu koruyup hepsini beraber yeni ortamlara göç

ettirmek gerekecektir. Dikkat edilirse, ilgili dokümantasyon da göç

ettirilmesinden söz ettik. Bu ayrıntı çok önemli, çünkü artık hemen hiç bir

yazılım üreticisi ürün dokümantasyonu kağıt üzerinde sunmuyor. Son

senelerdeki eğilim tüm dokümantasyonu ya (yardım dosyası veya baĢka

biçimler altında) uygulamanın içinde sunuyor ya da PDF veya HTML

formatında sunuyor.

Sistem eskimesi sorununa bir çözüm olarak emülasyon, sunduğu bariz

avantajlara karĢın bir kısım dezavantajları da beraberinde getirmektedir.

Bunların baĢında, bir emülatör yazmanın astronomik maliyeti gelir. Ġkinci

büyük sorun fikri mülkiyet hakları (telif hakları) alanında yarattığı sorunlardır.

Emülatörlerin yarattığı üçüncü büyük sorun ise (özellikle PC BIOS

emülatörlerinde) çevre birimleri ile olan uyum problemleridir. Bütün bunların

üzerine, emülasyonun devamlılığı için açık standartlar ve spesifikasyonlara

olan bağımlılığını eklemek gerekecektir.

3.5.2. Orijinallik Tespiti

Geleneksel ortamlardaki evraklar ile elektronik ortamdakiler arasındaki

ikinci büyük farklılık, kendisini yasal delil olabilme vasfı ve orijinalliğin

korunabilmesinde karĢılaĢılan sorunlarla ortaya çıkarmaktadır. Burada

orijinallik ile kastedilen kavram evrakların, bütünlüğü (integrity), eksiksizliği,

doğruluğu, geçerliliği, aslına sadık olması, belirli bir amaca uygun olması,

kullanılabilirliği, içeriğinin anlaĢılabilir olması vasıflarının ve evrakı oluĢturanın

onaylanması anlamına gelmektedir (Ataman, 2007).

3.5.2.1. Geleneksel evraklarda orijinallik tespiti

a. Ġmza, damga, tuğra, mühür

Geleneksel ortamlardaki evrakların yasal delil olarak kabulündeki

temel kıstasların baĢında orijinal olup olmadığı gelmektedir. Bir belgenin

orijinalliğini ispatlamak için kullanılan en önemli ölçüt, evrakın geçerliliğini

veya içeriğini onaylayan makamın kimliğine iliĢkin unsurlardır. Bunlar da çoğu

kez imza, damga, tuğra veya mühür Ģeklinde kendini gösterirler.

b. Güvenilir üçüncü parti saklayıcılar

Bir belgenin orijinalliği ile ilgili herhangi bir Ģüphe duyulduğunda,

orijinallik tespiti için en sık baĢvurulan yöntem, güvenilir bir üçüncü parti

saklayıcı elinde mevcut bir baĢka nüsha ile kıyaslamaktır. Noterler bu tür

güvenilir üçüncü parti saklayıcıların baĢında yer alır.

Eski tarihli resmi evraklar için bu iĢlevi Devlet ArĢivleri Genel

Müdürlüğü yerine getirmektedir. Özel sektörde de benzer amaçlarla arĢive

baĢvurulmasını beklemek yanlıĢ olmayacaktır. ArĢiv kurumu, evrakın

orijinalliğinin tespitine esas kıstasları oluĢturabilmek için, provenans ilkesi adı

verilen bir yöntem izleyebilir. Bu yöntem, iki aĢamadan oluĢur. Birinci

aĢamada, evrağın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamı (context) tespit

edilerek kayda geçirilebilir. Ġkinci aĢamada ise evrağın herhangi bir

bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri (chain of custody) altında

tutulması garanti altına alınabilir (Ataman, 2007).

c. Ġç tutarlılık kontrolü

Orijinalliğinden Ģüphe edilen belgenin, üçüncü parti saklayıcılar elinde

mevcut bir nüshası yoksa benzerleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslamada, baĢka bir

kısım faktörler yoluyla belgenin kendi içinde tutarlı olup olmadığı araĢtırılarak

orijinal olup olmadığına karar verilir. Ġç tutarlılık kontrolündeki baĢlıca faktörler

Ģunlardır:

d. Kaligrafi

Bu faktörlerden bir tanesi kaligrafi, yani yazı stilidir. Örneğin

Türkiyedeki resmi dairelerde bilgisayar kullanımı 1990'lı yılların sonuna doğru

yaygınlaĢmaya baĢlamıĢtır. Dolayısıyla 1980'li yıllara veya daha öncesine ait

olduğu iddia edilen resmi bir evrak, bilgisayar çıktısı halinde hazırlanmıĢsa

orijinalliğine dair ciddi Ģüpheler uyandıracaktır. Aynı Ģekilde, Türkiyede Latin

harflerinin kabul edildiği 1928'den önceki bir tarihe ait olmasına karĢın Latin

harfleriyle yazılmıĢ bir belge; Osmanlı veya erken Cumhuriyet yıllarına ait

olmasına karĢın daktilo ile yazılmıĢ bir belge veya tersine geç Cumhuriyet

dönemine ait olmasına karĢın elle yazılmıĢ bir belgenin orijinalliği de ciddi

olarak sorgulanacaktır. Bilindiği kadarıyla, Osmanlı döneminde bütün resmi

belgelerin elle yazılmıĢ olmasının yanı sıra, farklı devlet dairelerinde

kullanılan farklı yazı stilleri mevcuttur. Hatta bazen belge türüne özel yazı

stilleri kullanıldığı da görülebilir. Dolayısıyla belgenin içeriği ile taĢıması

gereken kaligrafik özellikler birbirini tutmuyorsa hemen her zaman sahte

olduğuna hükmedilebilir (Ataman, 2007).

e. Diplomatik

Çok kabaca, yazıda kullanılan üslup, dil ve sunum özelliklerinin bütünü

olarak nitelendirebileceğimiz diplomatik, bir belgenin orijinalliğinin tespitinde

kullanılan baĢlıca özellikler arasında yer alır. Örneğin, 1980 yılında çıkarılan

bir yönerge ile resmi evrakların tümünün ya "arz ederim" ya "rica ederim"

ifadesi ile bitirilmesi öngörülmüĢtür. Bu yönergeye göre diğer tüm bitiĢ

ifadeleri kullanımdan kaldırılmıĢtır. Keza, Osmanlı döneminde yayımlanan

fermanların tümünün baĢlangıcında (dönemin özelliklerine göre değiĢen). bir

dua ifadesi ve belirli bir bitiĢ Ģekli vardır. Her dönemde yaratılan belgelerin

buna benzer standart bir takım diplomatik özellikleri vardır. Bu özelliklere

bariz Ģekilde aykırı düĢen belgelerin orijinalliği Ģüphe uyandıracaktır.

f. Fiziksel yapı

Geleneksel ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde kullanılan bir

baĢka kıstas taĢıyıcı ortamın fiziksel yapısıdır. Yazılı belgeler için bu amaçla

kâğıt ve mürekkebin kimyasal ve fiziksel yapısına bakılır. Örneğin Osmanlı

döneminde kullanılan kâğıdın yüzeyinde, aharlama adı verilen bir teknikle

yapılmıĢ ve bileĢiminde yumurta akı içeren bir tabaka vardır. Kullanılan

mürekkep ise kandil isinden imal edilir. Camilerdeki kubbelerin etrafında, bu

amaçla özel olarak imal edilmiĢ bulunan is odaları vardır. Camilerde yakılan

kandillerin isi bu odaların duvarlarında biriktirilir. Bu isler ise daha sonra en

kaliteli mürekkeplerin yapımında kullanılabilir.

Aynı Ģekilde sinema filmi de üretildiği dönemlere göre farklı kimyasal

özellikler taĢır. Erken dönem filmler nitrat içeren bir taban üzerine

kaydedilmiĢtir. Bu tür filmler zamanla gevreyerek son derece yanıcı ve

parlayıcı kimyasal özellikler kazanabilir. Bunlar, tek bir gösterim sırasında

dahi alev alabilirler. Bu nedenle günümüzde bu tür filmleri depolayacak

olanların dinamit depolarcasına yüksek güvenlik önlemleri almaları istenir.

Sonraki dönem filmler ise asetat veya benzeri, yanma ve parlamaya karĢı

daha dayanıklı malzemelerden yapılmıĢ tabanlar üzerine kaydedilmiĢlerdir.

Ancak, bunlarda da banyo edilme sürecinde kullanılan asetik asit nedeniyle

zaman içinde ortaya çıkan ve sirke sendromu adı verilen bir kısım kimyasal

bozulmalar görülebilir. Malzemenin yapısı ait olduğu dönemdeki benzerlerinin

yapısına benzemiyorsa, o belgelerin orijinalliği de Ģüphe uyandıracaktır.

g. Filigran (Su damgası).

Kâğıt üretiminin elle yapıldığı dönemlerde, pek çok üretici kendi

markasını oluĢturmak için kâğıdın yapısına kendi özgün su damgasını

eklemiĢtir. Bu su damgalarını görebilmek için kâğıdı bir ıĢık kaynağına

tutarak bakmak gerekir. Bugün bu tür su damgalarının hemen hepsi

saptanmıĢ ve özel kataloglar halinde derlenmiĢtir. Bu sayede, kâğıdın

yapısındaki filigranın Ģekli ile katalogdaki Ģekilleri eĢleĢtirerek hangi üretici

tarafından imal edildiğini ve dolayısıyla kabaca hangi tarihlere ait olduğunu

tespit etmek mümkündür. Örneğin 1750-1785 yılları arasında faaliyet

göstermiĢ bir üreticinin imal ettiği bir kâğıt üzerinde tarih olarak 1624 yılı yer

alıyorsa, bu belgenin sahte olduğuna hükmetmek zor olmayacaktır.

Filigranlarla aynı mantık üzerine kurulu fakat farklı bir amaca hizmet

eden özel bir uygulama daha vardır. Yine su damgası olarak adlandırılan bu

uygulamaya bazı ses kayıtlarında rastlanmaktadır. Bu tür bir uygulamada,

ses kaydının içine bilgisayarlar yardımıyla bir kısım özel iĢaretler

eklenmektedir. Ġnsan kulağının duymadığı bu iĢaretler sayesinde herhangi bir

kaydın orijinal (onaylı) kayıt olup olmadığını anlamak mümkün olmaktadır.

3.5.2.2. Elektronik Evraklarda Orijinallik Tespiti

Evrakın bir kiĢiden, sistemden veya uygulamadan diğerine

gönderilmesi; çevrimdıĢı depolanması; evrakı iĢlemek, iletmek veya

saklamak için kullanılan donanım veya yazılımın güncellenmesi veya

değiĢtirilmesi gibi sebeplerle, bir yerden baĢka bir yere nakledilmesi halinde,

elektronik evrakların orijinalliği tehdit altına girer. Bu yüzden, geleneksel

arĢivlemede yukarıda ele alındığı üzere fiziki nesnenin kontrol altına

alınmasına karĢılık, elektronik arĢivlemede fonksiyonlar, süreçler ve

kullanımların kontrol edilmesine ihtiyaç duyulur (Ataman, 2007).

a. Sayısal imza

Sayısal imzalar, elektronik bir nesnenin, Internet gibi açık networkler

üzerinde güvenli bir Ģekilde bir yerden baĢka bir yere iletilebilmesine duyulan

ihtiyaç nedeniyle üretilmiĢ bir doğrulama teknolojisidir. Hem göndericinin

kimliğini hem de nesnenin iletim sırasında tahrif edilmediğini doğrulama iĢlevi

gören sayısal imzalar, elektronik evrakların belirli bir andaki orijinalliğini tespit

etmeye yarayan temel araçlar arasındadır.

Sayısal imzalamada, gönderilen bilginin yolda herhangi bir Ģekilde

değiĢtirilmediğini garanti altına almak için, önce gönderilecek olan bilgi

Ģifrelenir. KarĢı tarafa gönderilirken hem ĢifrelenmiĢ hem ĢifrelenmemiĢ

nüshası beraber gönderilir. Alıcı taraf gönderilen bilgiyi aynı yöntemle

Ģifrelenir. Kendi elde ettiği ĢifrelenmiĢ bilgi ile gönderilen ĢifrelenmiĢ bilgiyi

karĢılaĢtırır. Aralarında herhangi bir farklılık yoksa gönderilen bilginin yolda

herhangi bir değiĢime uğramadan ulaĢtığına karar verilebilir.

Burada kullanılan Ģifreleme tekniğine asimetrik Ģifreleme adı

verilmektedir. Buradaki Ģifrenin iki farklı anahtarı vardır ve iki farklı amaçla

kullanılır. Bu anahtarların biri genel (açık), diğeri ise özeldir. ġifre sahibi genel

anahtarı tanıdığı herkese verebilir, hatta bazen (varsa) kendi web sitesinde

yayınlayabilir. Özel anahtarı ise kendi gönderdiği mesajları sayısal olarak

imzalamak için kullanabilir. Bu kiĢi tarafından imzalanan mesajı alan kiĢi,

daha önceden elde ettiği genel anahtarı kullanarak Ģifreyi çözebilir. Böylece,

gelen mesajın gerçekten söz konusu Ģahıs tarafından gönderildiğine karar

verilir.

Bu sistemi daha güvenli kılmak için, iĢin içine bir de sertifikalandırma

yöntemi eklenmiĢtir. ġifre sahibi, bir sertifika otoritesine müracaat ederek

kullandığı Ģifrenin kendisine ait olduğunu teyit etmesi için aracılık etmesini

ister. Sayısal imzayla ĢifrelenmiĢ mesajı alan kiĢi, sertifikayı veren kuruluĢa

müracaat ederek aldığı bilgilerin doğruluğunu kontrol edebilir ve kendisine

ulaĢan bilgi ve Ģifrenin gerçekten söz konusu kiĢi ya da kuruluĢa ait olduğuna

karar verilir.

23 Ocak 2004 tarihinde yayınlanan 5070 sayılı Elektronik Ġmza

Kanunu ile 23 Temmuz 2004 tarihinden itibaren Türkiye‟de de sayısal imza

kullanımının önü açılmıĢtır (Resmi Gazete 2004:25355).

Sayısal olarak imzalanmıĢ belgeleri zaman veya teknoloji değiĢimleri

boyunca göç ettirmek ise mümkün değildir. Bunun temel sebebi, imza

atıldıktan sonra doğrulama mekanizmasının, sayısal belgelerdeki tek bir bitin

dahi değiĢtirilmesine imkân vermemesidir. Bu nedenle sayısal olarak

imzalanmıĢ bir evrak saklanırken, ĢifrelenmemiĢ bir nüshasının güvenilir bir

üçüncü parti saklayıcıda ayrıca arĢivlenmesine ihtiyaç duyulacaktır (Ataman,

2007).

b. Güvenilir üçüncü parti saklayıcılar

Bilindiği gibi sayısal imzalarda, üçüncü parti saklayıcı olarak noterlerin

yerini sertifika otoriteleri almaktadır. Hatta yukarıda sözü edilen 5070 sayılı

Elektronik Ġmza Kanunu'na yöneltilen eleĢtirilerden birisi de sadece noterlerin

yapacağı hizmetlerden bir bölümünün noterlerin sahip oldukları sorumluluk

ve güvenilirlik altyapısına sahip olmayanlara verilmesidir.

Elektronik evrakların uzun süreli saklanmasında ise güvenilir üçüncü

parti saklayıcı olarak yine arĢiv kurumu devreye girecektir. ArĢiv kurumu,

evrakın orijinalliğinin tespitine esas kıstasları oluĢturabilmek için, yine

provenans ilkesi adı verilen yöntemi izleyerek, önce evrakın kaynağı,

yaratıcısı ve yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirir, sonra da

evrakın herhangi bir bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri

(chain of custody) altında tutulmasını garanti altına alır.

Bunlardan ikincisini sağlamak pek kolay olmayacaktır. Bunu

yapabilmek için her Ģeyden önce çok iyi bir eriĢim kontrolü yapılması ve

yapılan her iĢlem için ayrıntılı bir izleme kaydı (audit trail) tutulması

gerekecektir.

Saklayıcı, emaneti altındaki elektronik evrakların, sistem eskimesi

tehlikesine önlem olarak, geçirdiği göç evrelerinin de ayrıntılı bir kaydını

tutmak zorundadır. Evrakın ilk halinin bir nüshasının da ayrıca

saklanmasında fayda vardır. Böylece hem ileride bir emülasyon geliĢtirildiği

takdirde kullanılabilecek bir orijinal saklanmıĢ, hem de göç sonrası meydana

gelebilecek değiĢimleri izleyebilecek bir kıstas korunmuĢ olur (Ataman,

2007).

c. Ġç tutarlılık kontrolü

Geleneksel evraklarda olduğu gibi, orijinalliğinden Ģüphe edilen

elektronik evraklar da üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut bir nüshası

yoksa benzerleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslamada, yine aynı faktörler yoluyla

belgenin kendi içinde tutarlı olup olmadığı araĢtırılarak, orijinal olup

olmadığına karar verilir. Ancak bu kez söz konusu faktörlerin tezahürü biraz

farklı olabilecektir.

ç. Kaligrafi

Geleneksel ortamlardaki kaligrafik özelliklerin yerini, elektronik

ortamda gömülü fontların formatın alacağı düĢünülmektedir. Yaratıldığı

döneme göre farklı özellikler taĢıyabilen karakter kodlama tabloları da

elektronik ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde kullanılabilecek bir

baĢka kaligrafik özellik olarak yorumlanabilir (Ataman, 2007).

d. Diplomatik

Evrakların diplomatik özellikleri, hiç Ģüphesiz elektronik evraklarda da

bir orijinallik tespit kıstası olarak kullanılabilecektir. Elektronik evraklara has

diplomatik özelliklerin neler olabileceği konusunda yapılmıĢ bir kısım

çalıĢmalar mevcuttur. Ancak, bunlar henüz yeterli olgunluğa ulaĢamamıĢtır.

e. Fiziksel yapı

Elektronik ortamdaki evraklar için, geleneksel ortamlarda kâğıt ve

mürekkebin, ses bandının, sinema filminin, vb. taĢıdığı fiziksel ve kimyasal

özellikler gibi yapısal unsurların yerini, hiç Ģüphesiz belgelerin dosya formatı

alacaktır.

f. Filigran (Su damgası)

Elektronik evraklarda kullanılan bir su damgası kavramı da mevcuttur.

Buradaki su damgası, yukarıda ses bantları için anlatılanlara benzer bir

yöntem izler. Bu yöntemde, elektronik evrakın içine bir kısım özel sayısal

iĢaretler eklenmektedir. Bu iĢaretler sayesinde herhangi bir kaydın orijinal

(onaylı). kayıt olup olmadığını anlamak mümkün olmaktadır. Bir görüĢe göre

bizzat sayısal su damgalarının kendileri elektronik evrakı tahrif etmektedir,

çünkü elektronik evrakın orijinalinde olmayan bir kısım eklemeler

yapmaktadır. Ancak, orijinalden alınan herhangi bir nüshanın üzerine basılan

"Aslı gibidir." kaĢelerinden farklı değildir. Dahası, elektronik evrakların

korunması sırasında, orijinalin bit yapısında bir kısım değiĢiklikler yapılması

kabul edilebilir, hatta kimi zaman kaçınılmaz olarak algılanmaktadır.1

3.5.3. Diğer Sorunlar

Ġnternet kullanımıyla yaygınlaĢan Epostaların kullanımı ve bu

kullanımda doğan belgelerin hukuki ortamlarda delil olması ve ya kullanılma

istekleri ile belgelerin daha oluĢmadan güvenirliliğini sağlayarak arĢivlenme

ve hukuki delil olarak kullanılmasını sağlamanın yöntemleri geliĢtirilmeye

çalıĢılmaktadır.

1 Bekir Kemal ATAMAN' nın internetteki ''http://www.beyaz.net/index.php?module=

newsmodule&action=view&id=97''adresindeki makalesinden sıralama ve alıntılar alınarak

yazılmıĢtır.

3.5.3.1. Elektronik postaların arĢivlenmesi

Birçok insan elektronik postayı Ģahsi bir iletiĢim biçimi olarak

algılayabilir. Oysa günümüzde gerek e-ticaret gerekse e-devlet

uygulamalarının yaygınlaĢmasına paralel olarak pek çok iĢlem, elektronik

posta ile yürütülür hale gelmiĢtir. Dolayısıyla e-postalar hukuki birer varlık

haline dönüĢmüĢlerdir. Bu nedenle, e-postaları günlük kullanımında artık

rahatça istenilen zamanda silme özgürlüğüne sahip değiliz, en azından iĢle

ilgili olanlarını. Silme iĢlemi yapıldığı takdirde, yasal olarak delil olma vasfı

taĢıyabilecek belgeleri imha ettiğimiz için sorumlu duruma düĢebiliriz.

Elektronik postaların arĢivlenmesi ile ilgili bir baĢka yaygın yanlıĢ ise,

kâğıt üzerine çıktı alınarak sorunun çözülebileceği yanılsamasıdır. Oysa e-

postaların baĢlık (header) kısmında yer alan bilgilerin bir kısmı, standart

baskı alma iĢlemleri sırasında kâğıda dökülmez. Örneğin, çoğu e-posta

istemcisi, mesajın geldiği gün ve saat bilgisini kâğıda dökme ihtiyacı duymaz.

Bu nedenle, A.B.D.'de görülen bir kısım davalarda e-postalardan alınan

çıktıların, orijinal belge yerine kullanılamayacağına karar verilmiĢtir.

Bu tür yaklaĢımların ardında üç temel argüman yatar. Bunların ilki,

evrağın orijinalinin elektronik olduğu, bu nedenle de elektronik olarak

saklanması gerektiği yolundaki temel argümandır. Ġkinci argüman pratik

argümandır ve e-posta üzerinde mevcut sayısal imza gibi önemli bir kısım

unsurların kağıda dökülememesi üzerine kuruludur. Üçüncü argüman ise

mantıksal argümandır ve e-posta kâğıda dökülerek saklanmaya çalıĢıldığı

takdirde elektronik evraklara özgü bir kısım faydaların kaybedileceği fikrine

dayanır. Bu durumda e-postayı saklamak için daha fazla yer harcanacaktır;

evrağı incelemek ancak tek bir noktada mümkün olabilecektir; evrağın aynı

anda birden fazla kiĢi tarafından kullanılması imkânı bulunmayacaktır ve

süratli bir Ģekilde aranması, sıralanması ve indekslenmesi mümkün

olmayacaktır.

Ancak e-postaların elektronik olarak saklanması için kesin ve yaygın

olarak kabul gören bir sistem henüz oluĢmadığı için, Avustralya ve Hollanda

gibi bir kısım ülkeler, içinde bulunduğumuz geçiĢ döneminde kâğıt üzerine

alınan çıktıların saklanmasını kabul edilebilir saymaktadırlar.

E-postaların elektronik olarak saklanması için önerilen yöntemler ise

bir kaç türlüdür. Bunların ilki, tüm e-postaların birer nüshasını doğrudan

sunucu üzerinde saklamaktır. Ancak, burada Ģahsi e-postaların ve iĢle ilgili

olmayan (örneğin spam gibi) mesajların da saklanması söz konusu olacaktır.

Bu durum, hem hukuki bir kısım sorunlar yaratmakta hem de maliyetleri

gereksiz yere yükseltmektedir.

Ġkinci çözüm önerisi, e-posta istemcisinin özelliklerini kullanarak posta

sistemi içinde arĢivleme yoluna gitmektir. Ancak burada da belgelerin diğer

çalıĢanlarla sağlıklı bir Ģekilde paylaĢılamaması sorun teĢkil etmektedir.

Geriye kalan öneri ise elektronik postaların, posta sistemi dıĢında bir

yapı kullanılarak arĢivlenmesidir. Ancak, burada uygun bir format

kullanılması, tüm baĢlık bilgilerinin korunması, varsa eklerin ayrıca

saklanması ve e-posta ile olan bağlarının korunması ve geleneksel evrakların

dosyalanmasında kullanılana benzer bir klasör yapısı kullanılması gibi bir

kısım Ģartları atlamamak gerekecektir.

En yaygın kabul gören çözüm önerisi, sonuncu yöntemdir. Bu yöntemi

destekleyenlerin tercih ettiği standart dosya formatı olarak ise XML öne

çıkmaktadır. Bir kısım küçük scriptler kullanılarak e-postanın istemciden

çıktığı veya istemciye ulaĢtığı anda XML'e dönüĢtürülerek arĢivlenmesi için

çalıĢmalar yapılmaktadır.

Ancak burada da (bit yapısı değiĢtiği için) sayısal imzaların belge ile

beraber saklanamaması sorunu vardır. Bu sorunun çözümü ise henüz

bulunamamıĢtır.

3.5.3.2. Veri tabanları

ArĢivleme açısından sorunlu bir baĢka elektronik evrak türü veri

tabanlarıdır. Buradaki sorun öncelikle veri tabanlarının evrak tanımına girip

girmediği tartıĢması ile baĢlar. Evrak kavramının en yaygın kabul gören

tanımı, " hangi biçim altında veya ortam üzerinde kaydedilmiĢ olursa olsun,

bir iĢle ilgili iĢlemler (business transactions) veya bir yasal yükümlüğün yerine

getirilmesi ile ilgili olarak; bir kurum, örgütlenme veya kiĢi tarafından yaratılan

veya teslim alınan belge " dir. Kimi görüĢlere göre veri tabanları bir bütün

olarak evrak tanımı içine girerken, kimi görüĢler bazı kısımlarını evrak tanımı

içinde kabul etmekte, kimileri ise veri tabanlarının bütünüyle evrak tanımının

dıĢında kaldığını savunmaktadır.

Veritabanlarının arĢivlenmesi ile ilgili en büyük sorun ise sürekli olarak

güncellenmeleri sebebiyle her an değiĢmekte olmalarıdır. ArĢivlenecek veri

tabanı hangi andaki halidir? Bu sorunun net bir cevabı olmadığı için,

bulunabilen tek çözüm belirli aralıklarla kesitler almak; yani veri tabanının

belirli anlardaki tüm halini olduğu gibi saklamaktır. Bu kesitlerin hangi

aralıklarla alınacağı ise veri tabanının ne sıklıkla güncellendiği ve dosya

boyutunun ne kadar olduğu ile ilgilidir. Doğaldır ki çok büyük dosya boyutuna

sahip veri tabanlarını çok sık aralıklarla olduğu gibi saklamak pek fiziki

olmayacaktır.

Bu sorulara cevap verildiğinde ise veri tabanının hangi formatta

saklanacağı sorusu gündeme gelmektedir. Buradaki alternatiflerden ilki,

orijinal ve markaya özgü format altında saklamaktır. Ancak, bu durumda

saklanan dosyanın sistem eskimesi vb. sorunlar nedeniyle ne kadar uzun

süreli korunabileceği sorusu gündeme gelmektedir. Böyle bir durumda

emülasyon dıĢında bir çözüm pek önerilememektedir.

Ġkinci çözüm alternatifi, veritabanındaki datanın ASCII formatında

kaydedilmesi ve gerektiğinde bir baĢka veri tabanı uygulaması ile yeniden

yapılandırılması Ģeklindeki göç stratejisidir. Ancak, bu yöntem izlendiği

takdirde veri tabanındaki alanların formatları ve birbirleriyle iliĢkileri

hakkındaki dokümantasyonun da saklanması gerekecektir. Yine de söz

konusu veri tabanı iliĢkisel bir veri tabanı ise data tablolarının birbirleriyle olan

bağlantılarını aktarmak ciddi bir takım problemler yaratacaktır.

Veri tabanlarının arĢivlenmesi için önerilen üçüncü çözüm alternatifi

ise XML kullanımıdır. Halen en yaygın kabul gören alternatif budur ve bu

konuda epeyce bir literatür oluĢmuĢtur. Bunun ardındaki temel faktör ise

Hollanda'daki bir araĢtırma kuruluĢunda bu konuda yürütülmekte olan

çalıĢmalardır.

3.5.3.3. Meta Data

Yukarıda arĢiv kurumunun, evrakın orijinalliğinin tespitine esas

kıstaslardan birisini oluĢturabilmek için, evrakın kaynağı, yaratıcısı ve

yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirdiğinden bahsetmiĢtik.

Geleneksel olarak arĢivler bunu, evrak arĢive devredildikten sonra yapa

gelmiĢlerdir. Oysa elektronik evraklar için bu tür bilgilerin, evrak yaratıldığı

anda otomatik olarak saptanarak (capture) kayda geçirilmesi gerekecektir. Bu

türden, data hakkındaki data'ya meta data adı verilmektedir. Günümüzde

kullanılan bazı yazılımlar, bu tür meta datanın bir kısmını otomatik olarak

toplayabilme yeteneğine sahiptir. Örneğin Microsoft Word uygulamasının

Özet Bilgi (Summary Info) penceresi sayesinde evrakın içeriği, yaratıcısı,

yaratılma ve değiĢiklik tarihi, indeks terimleri vb. bir kısım niteleyicileri

derlemek mümkündür. Ancak, orijinallik tespiti için gereken meta data

bunların çok ötesine geçecektir. Böylesi bir amaç için gereken metada içinde

Ģunlar sayılmıĢtır:

Evraklarla ilgili dâhili saklama kurallarıyla iliĢkilendirilmiĢ; kanunlar,

yönetmelikler ve örnek uygulama (best practice) ifadelerinden oluĢan bir

mevzuat sistemi.

Yetkili kiĢilerin ve yetkili oldukları iĢlemlerin bir bilgi tabanı olabilir.

Yapılan iĢlemleri, ilgili oldukları örgütsel fonksiyonla iliĢkilendiren kurallar.

Bir evrakın indekslenmesi, tasnifi, saklama planının yapılması, dosyalanması,

görüntülenmesi, kopyalanması, dağıtımı veya nakli ile ilgili olarak yapılan

iĢlemlerin; orijinal evraka eklenen bir izleme kaydı (audit trail) yolu ile

belgelenmesi.

Evrakın içeriği, yapısı ve bağlamı ile ilgili bilgi ve evrakın yaratılmasına

sebep olan iĢlemlere veya katkıda bulundukları diğer süreçlere bir bağlantı.

Aynı iĢ faaliyetine katkıda bulunan evraklar arasında bağlantı.

Sistem tarafından tanımlanan kullanıcı görünümleri (views) ve yetkileri.

Yazılı sistem politikaları ve prosedürleri olabilir. Bu türden, anlamın

korunması, kontrol uygulanması ve eriĢim sağlanması fonksiyonlarının

tümünü tek elden yürütebilen ve bütün bu bilgileri evrakı yaratan uygulamaya

entegre bir biçimde otomatik olarak saptayıp kayda geçirebilen, çok amaçlı

bir niteleme aracı henüz mevcut değildir. Böylesi bir araç hazırlanabildiği gün,

elektronik evraklarda orijinalliğin uzun vadeli tespiti çok daha kolaylaĢacaktır.

O zamana kadar bu bilgilerin derlenmesi için geleneksel yöntemler

kullanmaya devam edilmesi gerekecektir. Ancak, bunların ilgili oldukları

elektronik evraklarla bağlantılarının sağlanması ve bu bağlantıların

korunması ihmal edilmemelidir. Aksi takdirde söz konusu elektronik

evrakların orijinallik tespitinde kullanılacak kıstaslardan mahrum kalınacaktır.

3.6. DĠJĠTAL ARġĠVĠN BÜRO OTOMASYONDAKĠ YERĠ

Büro ve otomasyon kavramlarını bir araya getiren “büro otomasyonu”

kavramı; bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin ve iĢlevleri otomatik hale getirmek

amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. BaĢka bir

ifadeyle, büro otomasyonu bilgi çalıĢanlarının geleneksel bürosunu düzene,

sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm çalıĢanların verimliliklerini

arttırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır (Uygur

ve Göral, 2005:169). Ancak bilgisayarlar aracılığı ile yapılan tüm bu

iĢlemlerde güvenlik nasıl sağlanacaktır. Yani daha önceleri kiĢinin kendi el

yazısı ile attığı kendine has ve sadece o kiĢiyi gösteren imza dijital verilere

nasıl atılacaktır? ĠĢte burada devreye dijital imza kavramı ortaya çıkmakta ve

bu ihtiyacı karĢılamaktadır.

Büro otomasyonunda dijital imza vazgeçilmez bir unsurdur. Hızlı ve

sanal olarak gerçekleĢen otomasyon sistemlerinde evrak güvenliği

konusunda bir evrakın kimin tarafından oluĢturulduğu, değiĢtirilip

değiĢtirilmediği gibi açıklar dijital imza ile ortadan kalkmaktadır. Günümüzde

biliĢim sistemlerinin iĢleri hızlandırması ve kolaylaĢtırması ile beraber

güvenlik konusunda gerekli önlemleri almayı da gerektirmiĢtir.

BiliĢim sistemlerine hâkim olan kötü niyetli kiĢiler bu sistemlerin

açıklarını bulabilmekte ve size ait verileri değiĢtirebilmekte, öğrenebilmekte

gönderdiğiniz kiĢinin değiĢtirilmiĢ farklı bir evrak almasını sağlayabilmektedir.

Bu nedenle dijital imza olarak geliĢtirilen Ģifreleme yöntemi bu konuda

evrakta sahtecilik konusunda kullanıcılara yardımcı olmaktadır.

Dijital imza ile beraber büro otomasyonu hızlı ve yönetimi kolay

olmakla birlikte, güvenilirlilik de en üst seviye çıkmakta ve gizlilik de daha da

artmaktadır. Dokümanlarının dolaĢımı elektronik ortamda olduğu için evrakın

yanlıĢ ellere geçmesi zorlaĢmakta ve evrak yanlıĢ ellere geçse bile bu kiĢinin

bu evrakı okuma yetkisi olmadığı için evrakı okuması imkânsızlaĢmaktadır.

Dijital imza ile beraber artık büro çalıĢanlarının sayfalarca evrakı tek

tek imzalaması ve mühürlemesi dönemi kapanmıĢ ve imzalama iĢlemi bir

tıklama kadar kolaylaĢmıĢtır. KiĢi imzalaması gereken evrakları

bilgisayarında görmekte ve bir tıklama ile imzalayabilmekte ve bu evraktaki

imzanın ona ait olduğu yetkili tüm kullanıcılar tarafından görülmektedir.

Ayrıca yetkili kiĢiler aynı evraka kendi imzası ile not düĢebilmektedir.

Dijital imzanın büro otomasyonundaki diğer bir önemi ise iĢlem yapan

kiĢilerin sorumluluğunu ortaya çıkarmaktadır. Konu ile ilgili hangi kullanıcı ne

tür bir iĢlem yaptı ise kiĢinin dijital imzası görünecek böylece herkesin yaptığı

iĢlemlerden sorumlu olacaktır. KiĢinin daha sonra bunu inkâr etmesi gibi bir

durum olmayacak yanlıĢ yapılan bir iĢlemin sahibi kolaylıkla ortaya çıkacaktır.

Böylece herkesin dikkatli olması ve sorumluluk bilincinde iĢlerini yapması

gerekecektir. Kimse kimsenin yerine bir iĢlem yapamayacak ve kimse yetkisi

olmadığı bir iĢlemi yapamayacaktır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

ÖRNEK UYGULAMA

4.1. ÖRNEK UYGULAMA ĠNCELEMESĠ

Büro otomasyon alt sistemlerinin her bölümünü genelde büro

otomasyonun kendisi gibi sanılmakta ve anılmaktadır. Örnek olarak

Doküman Yönetim Sistemi büro otomasyonu gibi anılmakta olmasına rağmen

aslında büro otomasyon sistemleri içerisinde yer alır. Kurum, kuruluĢ ve

Ģirketlerin büro otomasyon sistemlerin birden fazlasını kullandığı takdirde o

zaman o kurum, kuruluĢ ve Ģirkette büro otomasyonun sistemlerinin kullanımı

söz konusudur. Büro otomasyon alt sistemlerinden birden fazlasını daha

verimli ve sorunsuz kullanmak için birbiriyle entegre çalıĢabilecek bir

platformda kullanılması gerekmektedir. Bu imkânı sağlayan yazılım

sistemlerinden biri olan Microsoft Office SharePoint Server ‟in kabiliyetleri ile

büro otomasyonun alt sistemlerini bir birleriyle entegre bir Ģekilde çalıĢması

sağlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli unsur büro

otomasyon sistemlerini direkt içinde bulundurmuyor; kurum, kuruluĢ ve

Ģirketler kendi ihtiyacı olan özellikleri kendilerine uygun bir Ģekilde modül

olarak yazıp sisteme entegre edilebilir.

ġekil 4: SharePoint Server Kapsamı (www.Microsoft.com)

Microsoft Office SharePoint Server, ekipler, topluluklar ve kiĢi

yönlendirmeli süreçler içinde birlikte çalıĢmak ve bilgileri paylaĢmak için bir

platform sağlayarak büro otomasyon sistemleri kullanmak isteyen kurum,

kuruluĢ ve Ģirketler için daha fazlasını yapmasına yardımcı olur. Office

SharePoint Server genel Microsoft iĢbirliği vizyonunun önemli bir bileĢeni

olup, diğer iĢbirliği ürünleriyle tümleĢerek baĢkalarıyla ortak çalıĢmaya

yönelik kapsamlı bir altyapı sahiptir.

Bu sayede büro otomasyonu alt sistemlerinin (görüntülü iletiĢim

sistemleri, kurumsal bilgi portalı, elektronik toplantı sistemleri, kelime iĢlem

sistemleri, doküman yönetim sistemleri gibi) tamamını kapsayan ortak bir

veri tabanı ve bu veri tabanını yönetimini sağlayan ortak veri tabanı yönetim

sistemi ile dijital arĢivini yapmak ve bu arĢivi yönetmek mümkün olmaktadır.

Bu sayede büro otomasyon sistemlerin en büyük sorunlarından biri olan ortak

bir veritabanı ve dijital arĢivleme ihtiyacı giderilmiĢ olunur. Buna paralel

olarak Ģirketlerde para yönetimi ve karar verme mekanizmalarında kamuda

da karar verme, denetleme ve yönetim anlayıĢında farklılıklar oluĢturabildiği

gibi zaman ve maliyet yönünden de tasarruf sağlar. Bu kapsamda SharePoint

Portal'ın büro otomasyona sağladığı katkıları Ģöyle sıralanabilir.

Ekip üretkenliğini artırma

Yüksek performans sergileyen ekipler, iĢle ilgili daha iyi sonuçların

çıkmasının anahtarıdır. Bu nedenle kullanıcılara, kendi ortak çalıĢma

alanlarını oluĢturma ve denetleme olanağı verilmesi; ekiplerin, çalıĢma

alanlarını projenin gereksinimleriyle bağdaĢtırmalarını kolaylaĢtırır. Proje

görev listesi Ģablonuyla projeleri daha verimli bir biçimde yönetir. Görev

iliĢkilerini ve proje durumu otomatik Gantt grafikleriyle görselleĢtirerek

projelerin anlatılması ve anlaĢılabilmesini kolaylaĢtırılır. Ekip çalıĢmalarını

paylaĢılan takvimler, uyarılar ve bildirimler ile koordine edilebilinir. Microsoft

Office Outlook® ile ekip takvimlerini masa üstüne bağlayıp uyarı ve

hatırlatmalarla iĢlerin iĢlevliğini aktif olarak kontrol eder ve denetimini

sağlanabilir. Bulunma ve anlık iletiyi kullanarak, bağlam içinde ekip üyeleriyle

iletiĢim kurularak aktif olarak kuruluĢ dıĢından ekip üyelerine yer verilmesini

ve bu üyelerle birlikte çalıĢılmasını kolaylaĢtırabilir.

Kurumsal Bilgi

Portalı

Elektronik

Toplantı Sistemi

Doküman Yönetim

Sistemleri

Kelime İşlem

Sistemleri

BÜRO

OTOMASYONU (ALT

SİSTEMLERİ)

İş Akışı Yönetim

Sistemleri

Elektronik Faks Otomasyon

Sistemleri

Görüntülü İletişim

Sistemleri

Şekil 5: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003)

ĠletiĢim sistemleri ucuzlatma ve aktif kullanımı

ĠletiĢimin en üst seviye çıktığı günümüzde iĢlerin daha hızlı ve verimli

yapılması için sesli, görüntülü ve yazılı ortamlarda aktif iletiĢim araçlarını

network alt yapısı sayesinde ortak bir platformda kullanabilme imkânı sağlar.

IP telefonlar sayesinde data hattı üzerinden sesli ve görüntülü iletiĢim

sağlanabilmektedir.

Office Messenger ve Exchange Server kurarak SharePoint ile bağlantı

kurdurarak hazırlanan kurumun portallının içerisinde ortak bir ara yüz

içerisinde; IP telefon kullanmadan da Office communicator ile anında

karĢılıklı Chat yapabilmektedir. Kulaklık ve mikrofon yardımıyla Office

Messenger‟dan sesli ve görüntülü görüĢme yapılabilmektedir. Active

Directory‟deki gruplara toplu mesaj atabilir, gruplarla sesli ve görüntülü tele

konferans yapılır. Bunların yanında tek veya grup olarak belge transferi

yapılabilmektedir.

Exchange Server ile kurum içerisi Active Directory 'deki yetkilendirme

ile kiĢi veya gruplarla yazıĢma, belge transferi, personele görev atama,

verilen iĢlerin takibi, ajanda iĢleri yapılabilmektedir.

Bu iletiĢim ve görüĢmeler yerel network üzerinde yapıldığı için

ekstradan ücretlendirme ve masraf olmayacağından daha ekonomik ve

kullanıĢlı olabilir. Yerel network içerisinde olduğundan veri güvenliği daha

sağlıklı ve güvenli olur. Veri tabanı ortak olduğu için yönetilmesi ve kontrolü

daha kolay olabilir. Yapılan tüm yazılı iletiĢim kaydedilip gerektiğinde kontrol

ve sorgulama yapılabilir.

Doküman yönetim sistemi

Yapılan doküman sistemleri bu platformda ortak olarak çalıĢmakta ve

yapılan tüm iĢlemlerin log'ları (iĢlem kayıtları) kaydedilmektedir. Büro

dokümanları oluĢturulan web sayfasında yetki çerçevesinde web sayfasının

içerisinde görülebilir ve iĢlem yapılabilir. Yetkili istediğinde büro

dokümanlarını sadece okunabilen, yazılabilen veya silinemeyen gibi

iĢaretleyerek dokumaları tek tek yetkilendirilebilir. Bu yetkilendirmeyi tüm

çalıĢanlara uygulanabilir.

Dijital ortama alınan veya sonradan direkt dijital ortamda oluĢturulan

büro dokümanlarını aynı veri tabanında toplayarak dijital arĢivinizi oluĢturup

büro dokümanları içerisinde yetkiye göre oluĢturulan arama motoru ile arama

tarama yapılabilinir. Belirlenen kriterlere göre büro dokümanlarını sorgulama

yapılabilir ve gelen sonuçlar üzerinde ise uygulama iĢlemlerinizi çalıĢtırılabilir

ve yapılan iĢlemlerde kaydedilebilinir. OluĢan veri tabanını da ayrıca güvenlik

nedeniyle fiziksel olarak yedeklenerek arĢivlenebilir.

YanlıĢlıkla silinen dosyaları ayrılan disk alanına göre bir haftadan bir

aya kadar tutabilir ve bunu istendiğinde geri getirilebilir. Yetkisi yoksa silme

yapmasını veya belli büyüklükteki dosyaları silmesi engellenebilir.

OluĢturulan veya gelen belgeleri dijital imza ve benzeri programlarla

kilitleyerek değiĢtirilmesi engellenebilir ve kullanan veya okuyanların logları

tutulabilir.

Birbiriyle ortak bir Ģekilde kullanmadan önce bu sistemlerin birbirleriyle

iletiĢimini ve yetkilendirilmesini sağlayan Active Directory ile kullanıcı

bilgilerini ve yetkilerini düzenleyen programlar kullanılması gerekmektedir. Bu

sistem bize kurum içerisindeki personellerin çalıĢma Ģekillerine ve

konumlarına göre sistemlere ve projelere girmesi, kullanmasını ve iĢlem

yapmasını düzenler. Bu yetkilendirme iĢlemini yaparken önce uygulamanın

yapılacak olan kurum, kuruluĢ veya Ģirketin çalıĢma yapısı incelenerek kendi

içinde yetkilendirme ve çalıĢan kategorisinin çıkarılması gerekmektedir.

Burada en önemli Ģey yetki gruplarının iyi belirlenmesi gerekmektedir.

Kesinlikle Ģahıslara ait yetkiler bireysel olarak verilmemelidir. Çünkü bu

ileride yönetim ve kullanım zaafı oluĢturmaktadır.

Örnek olarak bir kurumdaki evrak arĢivlerini okuyabilen veya kayıt

girebilen personel sayısı on kiĢi olsun; bu yetkiyi personel tek tek verilirse

değiĢiklik yapılacağı zaman hepsine yine tek tek yapmak zorunda

kalınabilinir. Oysaki arĢivleri gören, arĢivler kayıt giren gibi 2 ayrı grup

oluĢturulur personeller bu gruplara atanarak yetkilendirilmesi sağlanabilinir.

DeğiĢiklik yapılması gerektiğinde grupların yetkisini değiĢtirilerek tüm

personelin yetkisi tek seferde değiĢtirilebilir.

Gruplandırma ve yetkilendirilme ne kadar doğru ve düzgün yapılırsa

kurumun güvenliği, yönetilebilirliği, zaman kullanımını, verimini, etkinliğini ve

performansını aynı oranda artırmasına yardımcı olur. Bu nedenle iĢlerin daha

kolay yapıla bilmesi içinde bu yetkilendirmeyi büro otomasyonundaki alt

sistemler ve projeler kullanılırken de kullanmak zorunda kalınabilir.

Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez kadrosunda SharePoint Portal

platformun kullanılarak bu sisteme uygun ve entegre edilmiĢ birden çok büro

otomasyon alt sistem programları yazılmıĢtır. Bu sistemlerin yukarıda

anlatılan çerçevesinde nasıl kullanıldığı ve iĢlemlerin nasıl yapıldığı

anlatılacaktır.

ġekil 6: Logon Ekranı

Sisteme girmek için Active Directory ile iletiĢime girerek portal

sayfasına girmek için Ģifre ekranıyla logon olunur. Buradaki amaç

görülmemesi gereken bölümlerin kullanıcının açılacak web sayfasında

görünmemesi veya tam tersine yetki çerçevesinde görülmesi gereken

menülerin yüklenmesine karar vermek için yetki kapsamını ve güvenlik

kontrolünü yapmaktır.

ġekil 7: Portal Ana Sayfa Ekranı

Siteye bağlandıktan sonra portal sayfası açılır. Bu portal sayesinde

Dairesi BaĢkanlığı'nın Merkez ġube ve Bürolarına ait Doküman, Resim, Ses

ve Görüntü dosyalarının Merkez ve TaĢra TeĢkilatı kullanıcıları

tarafından yetki bazlı arama ve görüntüleme yapılabilmesi sağlanır.

Portal Mevcut dosyaların yetkiye göre yönetilmesi, geliĢmiĢ arama

motoruyla çok kısa sürede bilgilere eriĢilmesini sağlanır. ġube ve Büro bazlı

görevlendirme ve iĢ akıĢı kontrolleri portal ile yapılabilmektedir.

ġekil 8: Portal ġube Ekranı

ġubeler, Ģubelerin alt birimleri ve hatta bireysel olarak kendine özgü

sayfalarını oluĢturup kullanıma sunulur. Burada en önemli konu bütün web

sayfaları birbirleriyle iliĢkili, yeknesak, kullanımı kolay ve entegre olmasıdır.

ġekil 9: Portal KiĢisel Ekranı

ġekil 10: Portal E-Posta Entgre Ekranı 1

Portal E-Posta ile entegre edilerek büro belgeleri, iĢitsel ve görsel

dokümanları çalıĢanlar arasında transfer edilebilir. Ġstenirse çalıĢanlara gelen

görevler ve notlara uyarı veya anımsatıcılar eklenebilir.

ġekil 11: Portal E-Posta Entgre Ekranı 2

ġekil 12:E-postayla Dosya Entegrasyonu Ekranı

ġekil 12‟de görüleceği üzere E-Posta ile portala bağlanmadan da

bilgisayardaki dosyalarınızı Microsoft Büro Outlook ile entegre edilerek büro

dokümanları, iĢitsel dokümanları ve görsel dokümanları çalıĢanlar arasında

transfer edilebilir veya kullanılabilir. Ayrıca Outlook üzerinden kullanıcılar

elektronik ajandayı kullanabilir ve kendilerine amirlerince verilen görevler

veya verdiği görevler buradan takip edilebilir. Bu sayede belirli onay

mekanizmaları geliĢtirilerek kurum içerisinde iĢ akıĢı ve belge transferi

sağlanır. Böylece E-Posta sistemiyle kurum içerisindeki belge transferi

maliyeti neredeyse sıfırlanmaktadır.

ġekil 13: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 1

Portal sayfasının içerisinde Microsoft Office dokümanlarını açabilir ve

direkt veri tabanına kaydederek indekslenip aramaya ve sorgulanmaya hazır

hale getirilir ve Outlook'tan direkt görünmesi sağlanabilir.

ġekil 14: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 2

Outlook' ta açılan bir belgenin görüntüsü. Burada belge üzerinde her

türlü ofis iĢlemi yapıp baĢka birine veya gruba mail atılabilir.

ġekil 15: Portal'da Belgelere Uygulanan Eylemler Ekranı

ġekil 15‟de görüleceği üzere porta'lda belgeler üzerinde yapılabilecek

eylemler yer almaktadır. Hazırlanan belgeler versiyon numarası alarak veri

tabanında saklanır. Bu sayede tüm değiĢlikler kaydedilerek hem iĢin geliĢimi

görülebilir hem de silinerek güvenlik zaafının oluĢturulması engellenebilir.

Veri tabanında saklanan belge istenirse E-Posta yoluyla kiĢi ve gruplara

gönderilebilir veya verilen bir komutla belge üzerindeki değiĢiklikler E-Posta

olarak kullanıcıya bilgi olarak gönderilebilinir. Bilgisayar üzerinde hazırlanmıĢ

bir belge portala yüklenebilir veya portal üzerinden yeni bir büro belgesi

açılabilir.

Tablo

Biçimlendirme

Pivot Tablolar

SQL’den KPIlar

Grafikler

Enterprise

CAL

ġekil 16: Excel Servisleri Ekranı

ġekil 16‟da görüleceği üzere Sharepoint Portal içerisindeki Excel

servisleri ile büro içerisindeki Excel dokümanlarından otomatik grafik ve

tablolar oluĢturulabilmektedir. Bu tür çalıĢmalar yönetici konumundaki

personele hızlı ve etkin bir raporlama seçeneği sunmaktadır. Bu da kurum içi

hızlı karar verebilme yetisini artırır.

ġekil 17: Kolay ĠĢ AkıĢı Ekranı

Portal içerisindeki belgelere ait iĢ akıĢları oluĢturularak belgelerin belirli

bir mekanizmadan geçerek iĢlem yapılması sağlanabilmektedir. Örneğin büro

çalıĢanının hazırlamıĢ olduğu rapor önce büro Ģefine, büro Ģefinin onayından

geçen belge sonra Ģube Ģefinin onayından geçip iĢlem görecekse, bu bir iĢ

akıĢı haline getirilip otomatize edilir. ĠĢ akıĢına giren belge otomatik olarak üst

birimine gidecek ve onay bekleyecektir. Onaylanan belge otomatik olarak iĢ

akıĢına göre yönlenecektir. Bu sayede belgelerin fiziksel ortamda yıpranması

engellenebilir ve tüm süreçler sistem üzerinden online takip edilebilir. Bu da

bize iĢ akıĢının tıkandığı noktaları tespit etmemize ve bu tıkanıklıkların

açılmasında yardımcı olabilir.

Gerekli metadatayı

içerik tipi

tanımından

girebilme

OluĢturma

sürecinin bir

parçası olarak

meta datayı

kullanma

Infopath

Teknolojilerine

Dayalı Kullanım

ġekil 18: Zengin Meta Datayı Kullanma Ekranı

Büro dokümanları içerisindeki belgelerin zorunlu girilmesi gereken

alanlar varsa bunlar o belge üzerinde meta data (ham data) olarak tanımlanır

ve büro çalıĢanı o belgeyi açtığı zaman zorunlu girilmesi gereken alanlar o

belge üzerinde yer alabilir. Böylece kullanıcılara bu meta data bilgilerini

girdirerek belgeler üzerinde yeknesaklık sağlanmıĢ olunacaktır. Tüm kurum

içi ve kurum dıĢı belgeler standart hale gelecektir. Ayrıca bilgi ve belgeler

direkt veri tabanına kaydedilecektir.

100

ġekil 19: Portal Arama Ekranı

Portal üzerinde çok geliĢmiĢ ve yapılandırılabilir arama motoru

bulunmaktadır. Arama sonuçları üzerinde Active Directory üzerinden

önceden belirlenen yetkilendirmeler hangi belgeler üzerinde hangi kullanıcılar

arama yapabilir gibi geliĢmiĢ ayarlar yapılabilinir. Milyonlarca doküman

içerisinden saniyenin onda biri gibi kısa bir sürede arama yapılabilmektedir.

Buradaki en önemli husus belgeler taranarak veya sistem içinde

oluĢturulduğu için indekslenmesi yapılmıĢtır, bu sayede resim dosyaların

içindeki kelimeler arasında da arama yapma imkanını sağlanabilir.

101

4.2. SONUÇ ve ÖNERĠLER

Gerçek veya tüzel tüm kurumsal yapılarda, takip edilen iĢ veya hizmet

süreçlerinin her aĢamasının dokümante edilmesi ve bu süreçler sonucunda

ortaya çıkan her türlü belgenin belirlenmiĢ formatlar çerçevesinde

arĢivlenmesi iĢ ve hizmet süreçlerinin devamlılığı, gelecek tasarımı ve

planlamaları ve zaman ve personel iĢ gücü tasarrufu bağlamında kurumsal

zorunluluk olarak ortaya çıkmıĢtır. Bu durum değiĢen zaman faktörünün de

etkisiyle oldukça geliĢmiĢ, kapsamlı doküman ve belge yönetim sistemlerinin

kullanılmasına ve geliĢtirilmesine neden olmuĢtur.

Teknolojideki, özellikle biliĢim sektöründeki ilerleme büro

hizmetlerindeki tüm iĢ akıĢını doğrudan etkileyerek önceden kullanılan kâğıt,

kalem, hesap makinesi ve daktilo gibi bir çok envanterin değiĢmesini

sağlamıĢ ve dokümantasyon iĢlemlerinin kağıt üzerinden önemli ölçüde

bilgisayar ortamında tutulmasına neden olmuĢtur. Bu ilerleme sonuç olarak

gerek yönetme, gerek zaman tasarrufu gerekse iĢ takibini kolaylaĢtırmasının

yanında tüm hizmet sürecinin aĢama aĢama takip edilebilmesini, performans

değerlendirmesinden her türlü istatistik veri arĢivinin tutulmasına kadar

oldukça önemli fırsatlar ortaya çıkarmıĢtır. Bu büyük değiĢim doğal olarak

büro yapılanmalarına yansımıĢ, tüm yönetim ve hizmet sistematiği, değiĢen

teknolojik alt yapıya uygun olarak baĢta bilgisayar ve mobil araçların ve büro

otomasyonun kullanımına göre yeniden yapılandırılmıĢtır.

Büro otomasyonu, bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin otomatik hale

getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade eder. GeniĢ

anlamda büro otomasyonu; çalıĢanların geleneksel ofis yapısını düzene

sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm personelin verimliliklerini

artırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır.

Günümüzde, büro otomasyonu güçlü bilgisayarlar desteğinde bürodaki tüm

araçların verimli ve etkin kullanıldığı, entegre bir donanım ve yazılım

uygulaması olarak kabul edilmeye baĢlanmıĢtır. Büro otomasyonu, kâğıtsız

ve elektronik haberleĢen bir toplumun öncüsü olarak kabul edilmektedir.

102

Büro otomasyonu temelde teknolojinin iki farklı alanındaki

geliĢmelerden etkilenmektedir. Bunlardan öncel olanı bilgisayar teknolojisi,

diğeri ise iletiĢim alanında ortaya çıkan yeniliklerdir.

Bilgisayarlar, otomasyon sistemlerinin omurgası konumundadırlar.

Büro otomasyonunun, bilgisayarsız yapılandırılması düĢünülemez. Yapılan

iĢlerin kontrolü ve elde edilen sonuçlarda iĢlerin yeniden ayarlanması ve

sistematize edilmesi, ancak bilgisayarlarla sağlanabilmektedir.

Bürolarda verimliliği baltalayan en önemli faktörlerden biri de

haberleĢme olanaklarının yetersizliği ve yoğun kâğıt kullanımıdır. Bilgi

çağında, büroların bilgiye olan taleplerinin de artırdığı bir gerçektir. Bilginin

zamanında, kesintisiz ve tam olarak elde edilmesi, günümüz büro

hizmetlerinde en önemli amaçlarından biridir. Büro Otomasyonu Sistemleri

ve iletiĢim alanındaki geliĢmeler sayesinde bu amaca ulaĢmak bürolar için

artık bir hayal olmaktan çıkmıĢtır. Elektronik haberleĢme ve belge eriĢim

sistemleri ile bürolar istedikleri bilgiye anında ulaĢabilmektedirler.

Yöneticiler, en kısa zamanda ve birçok konuda önemli kararlar almak

zorunda olan kiĢilerdir. Bunu sağlamak için, yönetici ve uzman kadrolarının;

yoğun olarak bilgisayar ve diğer büro otomasyonu araçlarından

yararlandıkları görülmektedir. Karar Destek Sistemleri ve Uzman Sistemler

sayesinde, yöneticiler çok sayıda bilgi ve belgeyi değerlendirebilmekte ve

doğru kararlara varabilmektedirler.

Bilgi toplumunda bilgi vazgeçilmez ve tükenmez bir kaynak olarak

önem kazanmıĢtır. Bu bağlamda büro otomasyon sistemleri artık sadece

belgelerin saklandığı, iĢlendiği ve yönetildiği bir yapı değil, bilginin artan

stratejik önemiyle birlikte, örgütlerde bütün yönetsel faaliyetlerin temelinde

yatan "karar alma" ve “denetleme mekanizmalarına” önemli ölçüde katkı

sağlayan bilgisayar tabanlı bir yapı haline gelmiĢ, merkezi yönetim ve bilgi

havuzu oluĢturarak bir organizasyonu yönetebilmek ve karar verme

mekanizmalarını desteklemek için gerekli bilginin toplanması, iĢlenmesi,

saklanması ve dağıtılması için olmazsa olmaz bir unsur haline gelmiĢtir.

103

Burada öne çıkan en önemli unsur da, bilgiler topluluğunun meydana

getirdiği veri tabanı ve dijital arĢivdir. Bu arĢiv ise geleceğe yön verecek ve

kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerin en büyük mirası olacaktır.

Bu mirası en iyi Ģekilde değerlendirebilmek için ülke genelinde ortak

veri tabanı çözümlerine veya bir birbirleriyle entegre olabilen veri taban

uygulamaları ile ortak ülke genelini kapsayan dijital arĢiv uygulamalarına

ağırlık verilmelidir. Bu sayede insanlar kamuda yapması gereken iĢlemlerinde

vatandaĢlık numarasını girmekle her türlü bilgisine ulaĢılacak ve iĢlemlerini

evrak getirip götürmeden yapabilmesi sağlanacaktır. Bu yapılanmanın ülke

vizyonuna yapacağı katkı özellikle Ar-Ge çalıĢmaları, üniversite araĢtırmaları

gibi her türlü ekonomik, askeri veya stratejik çalıĢmalar için çok büyük bir

istatistik fırsatı sunabilmesidir.

Fakat buradaki en büyük sorun kurumların bilgi iĢlem alt yapılarının ve

sistemlerinin kendilerine özgü yapılandırmalarından dolayı birbirleriyle

entegre olamamasıdır. BaĢka bir problem ise kullanıcı ve bilgi iĢlem

personelin her kurumda eĢit seviyede bilgi ve beceri düzeylerinin eĢit

olmamasıdır. Son olarak, her kurumun bilgisinin kendine göre çok önemli

olması ve kurumların bilgi transferine sıcak bakmaması da diğer önemli

engellerdin birisidir.

Sonuç olarak özelikle kamu kurumlarında yapılandırılan tüm

otomasyon sistemlerinin genel çerçevesi ve format yapısının belirli esneklikte

düzenlenecek bir mevzuatla konsept olarak belirlenmesi ve entegrasyon

içeriğinin bu mevzuatla düzenlenmesi belirtilen sorunların büyük bir kısmını

çözecektir. Sağlık sisteminden eğitim sitemine, güvenlikten maliyeye, kadar

tüm kurumsal yapıların hakem konumundaki bir mevzuatla sistematize

edilmesi hemen hemen tüm özel kuruluĢları iĢ gereği otomasyon yapılarında

ifade edilen mevzuata standart‟ına yakın veya entegre bir yapı

kullanacaklardır. Bu durum belirtilen fırsatların ülke olarak kullanılmasına

önemli ölçüde katkı sağlayacaktır.

104

KAYNAKÇA

AHISKA, Y (1987). Hizmet Sektörünün Verimliğini AraĢtırmada

Büro Otomasyonu Uygulaması. GörüĢler 3 Orhim Seminerler Serisi.

Ġstanbul.

ATAMAN, B.K. (1989). ArĢivcilik Eğitimi Üzerine, Türk

Kütüphaneciliği 3 (1). Ankara.

ATILGAN, D. (2000). Yazmaların Bilgisayar Ortamına Aktarılması

ve Hizmete Sunulması: DTCF Kütüphanesi Deneyimi. Akademik BiliĢim

2000 Bildirimleri Süleyman Demirel Üniversitesi, Isparta.

BAġAL, E. (1997). Büro Otomasyonu ve SAS Bilgisayar Sistemi ile

Otomasyon Uygulaması. Ankara: G.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Yayınları.

BAYOĞLU, S. (1999). Taşınabilir kültür varlıklarımızın korunması ve

gelecek kuşaklara aktarılması, 21. Yüzyılın Doğru Türk kütüphaneciliği, 35.

Kütüphane Haftası Bildirileri, Ankara.

BĠLGĠLĠ, F. (2002). Özel Hukukta Elektronik Ġmza ve Elektronik

Ticaret. Cilt. 2. Ġstanbul: Beta Yayınları.

DÜZENLĠ, Ü. N. (2006). ArĢiv Yönetimi Türkiye Cumhuriyeti

Merkez Bankası Örneği, YayınlanmamıĢ Uzmanlık Yeterlilik Tezi. Türkiye

Cumhuriyeti Merkez Bankası ĠletiĢim Genel Müdürlüğü. Ankara.

ERYILMAZ, S. (2001). Bilgisayar Ders Kitabı. Ankara: Tubibay

Yayınları.

GÖKBĠLGĠN, M. T. (1939). ArĢiv Meseleleri. Ġstanbul.

GÖNENLĠ, A. (1986) ĠĢletmelerde Finansal Yönetim. Ankara: Kendi

Yayını.

GÖRAL, R. (2002). Büro Yönetimi ve ĠletiĢim Teknikleri. Ankara:

Mikro Basım Yayınları.

GÜLTEPE, N. (1998). ArĢivde Ġdari Yönetim, Personel Problemleri

ve Çözümleri. T.C. BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü, Ankara.

GÜZEL, B. (2004). ArĢiv ve ArĢivcilik kavramı, Yayınlanmamış

Yüksek Lisans Tezi, UĢak Üniversitesi, UĢak.

KANDUR, H. (1998). ArĢivlerde Kullanıcı Hizmetleri ve Bilgisayar

Kullanımı. T. C. BaĢbakanlık 1. Milli ArĢiv ġurası. Ankara.

105

KARASÖZEN, B. (2003). Elektronik GeliĢmeler IĢığında AraĢtırma

Kütüphaneleri Sempozyumu Bildirileri, Ankara Üniversitesi, Ankara.

KESER, B.L. (2000). İmzalıyorum O Halde Varım” Dijital İmza, Dijital

İmza Hakkındaki Yasal Düzenlemeler, Dijital İmzalı Belgelerin Hukuki Değeri.

Türkiye Barolar Birliği Dergisi, Sayı. 2(13) Ankara.

LOCOJ, F. (1937). ArĢivin Ön Vazifeleri. Ankara.

NOMER, N. F. (2001). Ġnternet Alan Adının (Domain Name) Hukuki

Niteliği Ve Marka Ve Ticaret Unvanı Gibi Ayırt Edici Ad Ve ĠĢaretler Ġle

Arasında Benzerlik Bulunması Sebebiyle Doğabilecek Hukuki Sorunlar.

Cilt. 1. Ġstanbul: Beta Yayınları.

ODABAġ, H. (2005). Belge Yönetimi ve Türkiye'de Belge Yönetimi

Gereksinimi. Bilgi Dünyası 6 (1), Ankara.

ÖZDEMĠRCĠ, F. (2003). Ġlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı:

Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği.17(3).

ÖZKUL, A.E.. ANAGÜN, A.S.. BENLĠ, G. S. (1994). Büro Sistemleri

Tasarımı. EskiĢehir: Anadolu Üniversitesi Yayını.

RÜSSMANN, H. (2002). Ġnternette Hukuki ĠĢlemler: Hukuki

Geçerliliği ve Ġspat (Alman Hukukuna Göre) Almancadan Çeviren:

Muhammet ÖZEKES. Uluslar arası Ġnternet Hukuku Sempozyumu. Ġzmir:

Dokuz Eylül Üniversitesi Yayını.

SEVĠMLĠ, A. (2001). Elektronik SözleĢmeler ve ABD. Elektronik

Ġmza Yasa Tasarısı. Ġstanbul: Beta Yayınları.

SÖZER, B. (2002). Elektronik SözleĢmeler. Ġstanbul: Beta Yayınları.

ġENOCAK, Z. (2001). Dijital imza ve imzanın borçlar kanunu

hükümleri açısından ele alınması A.Ü. Hukuk Fakültesi Dergisi, C.50.

Ankara.

TENGĠLĠMOĞLU, D.. TUTAR, H. (2003). ÇağdaĢ Büro Yönetimi.

Ankara: Gazi Kitapevi.

TONTA, Y. (2000). Elektronik Yayıncılıkta Son Gelişmeler, Bilgi

Dünyası, cilt: 1(1). Ankara.

TOPALOĞLU, M.. KOÇ, H. (2005) Büro Yönetimi: Kavramlar ve

Ġlkeler. Ankara: Seçkin Kitapevi.

106

UYGUR, A.. GÖRAL, R. ( 2005). Büro Yönetimi. Ankara: Nobel Yayın

Dağıtım.

WALLECE, P.E.. LEE J.A.. SCHUBĠRT (1992). Records

management integrated information systems. New Jersey: Prentice Hall

YUSOF, Z.M.. Chell, R.W. (1999). The eluding definitions of

records and records management.

ISO 15489-1: 2001 Information and Documentation - Records

Management - Part 1: General International Standards Organization 2001.

ATAMAN, B.K. (2007,Aralık 27), Elektronik Ortamdaki Bilginin

Arşivlenmesi, <http://www.beyaz.net/index.php?module=newsmodule&

action=view&id=97> ( 2008 Ocak 28)

ÇANGA, T. M.: Elektronik İmza Ve Elektronik İmza Yasa Çalışmaları,

<www.etkk.gov.tr/hukuk.htm> (2008, ġubat 11)

GÖÇMEN, M (2003, Ocak 30) Arşiv Belgelerinin Bilgisayar Ortamına

Aktarılması ve Kullanılması. <http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc> (2007,

Aralık 17)

KALKAN, M. (2003, Ocak 14), Arşivcilikte Bilgisayar Kullanım,

<http://www.arsivcilik.net/bilgisayar.html> (2008, Ocak 10)

ÖZGÜL, M. E. (2003), İnternette Hukuki Güvenlik ve Dijital İmza,

<http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/141.doc > (2008, ġubat 17),

USTA, Y. (2005). Kurumsal Bilgi Portalları. <www.ikademi.com>

(2008, ġubat 15)

YILDIZ, M. (2003, Eylül 06), Veri Tabanı Yönetimi,

<www.teknohaber.net/makale.php?id=31007> (2007, Kasım 07)

Arşivcilik ve Arşivcilik , (2004) <http://www.egm.gov.tr/arsiv/arsivcilik

hakkında.htm> (2007, Kasım 15)

Digital Preservation Testbed, <http://www.digitaleduurzaamheid.nl/>

(2008 ġubat 01)

Kurumsal Arşiv Oluşturma Rehberi, (2007, Mayıs 01),

<http://www.ankos.gen.tr/acikerisim> (2007 Aralık 25)

<www.mind2biz.com.tr> EriĢim tarihi:01.12.2007

<www.tdksozluk.com> EriĢim tarihi:01.11.2007

107

<www.baskent.edu.tr> EriĢim tarihi:13.01.2008

<www.aktifarsiv.com> EriĢim tarihi:08.01.2008

<www.sanalforum.com> EriĢim tarihi:10.01.2008

<www.moreum.com> EriĢim tarihi:02.02.2008

<http://security.nyg.ege.edu.tr/documents/digitalimza/ds_1.htm>

0 views·117 pages

BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF Free Download

BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİNDEN DİJİTAL ARŞİVLEME (BİR UYGULAMA ÖRNEĞİ) PDF free Download. Think more deeply and widely.

Uploaded by Christy Stokes on 4/30/2026

/117

100%