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SUPPORTBEREICH
Was sich für Kunden
geändert hat
HS UPDATE
WACHSTUMS-
CHANCENGESETZ
Was nun bei der Entgeltab rechnung
zu beachten ist
38. Jahrgang JULI–2024
DAS MAGAZIN VON HS - HAMBURGER SOFTWARE
DIE E-RECHNUNGS-
PFLICHT KOMMT
Efzientere Prozesse durch
Digitalisierung
RECHNUNGSWESEN
OPTIMIERT
Wie die SVM beim Rechnungs-
eingang Zeit spart
02 HS UPDATE
STANDPUNKT
Die Digitalisierung dringt unaufhaltsam in immer
mehr Bereiche des Wirtschaftslebens vor. Ein be-
deutender Schritt in diese Richtung steht uns mit der
Einführung der verpflichtenden elektronischen Rech-
nungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland zum 1. Janu-
ar 2025 bevor. Diese Maßnahme ist Teil der breiter an-
gelegten EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA),
die darauf abzielt, den Mehrwertsteuerbetrug zu
reduzieren und die Ezienz der Steuersysteme inner-
halb der Europäischen Union zu steigern. Unternehmen
müssen sich dieser Entwicklung stellen und ihre Prozesse
anpassen.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung mag auf den ersten
Blick wie eine Belastung erscheinen. Tatsächlich bietet
sie jedoch die Möglichkeit, veraltete Abläufe zu über-
denken und zu optimieren. Durch die Digitalisierung
entfallen mühsame manuelle Tätigkeiten wie das
Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Rechnun-
gen. Stattdessen können Rechnungen mit wenigen Klicks
erstellt und nahtlos in die Buchhaltung integriert wer-
den. Auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
gestaltet sich digital deutlich einfacher und schneller.
Diese Ezienzsteigerung spart nicht nur wertvolle Zeit,
sondern auch Kosten.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
reichen jedoch weit über finanzielle Aspekte hinaus.
Durch den geringeren Papierverbrauch und den Wegfall
von Druck und Transport werden erhebliche Ressourcen
eingespart und die Umwelt geschont. Somit stellt die
E-Rechnung auch einen Beitrag zu ökologischer Nach-
haltigkeit dar.
Natürlich erfordert die Umstellung auf E-Rechnungen
Anpassungen in den IT-Systemen, Schulungen und die
Etablierung neuer Prozesse. Doch mit der richtigen Pla-
nung und Unterstützung lassen sich diese Herausforde-
rungen bewältigen. Als Ihr ERP-Partner stehen wir Ihnen
in jeder Phase zur Seite. Unsere Software ist bereits für
die E-Rechnungspflicht gerüstet und bietet optimale
Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang.
Die E-Rechnungspflicht markiert einen Meilenstein auf
dem Weg zu ezienteren, nachhaltigeren und zukunfts-
fähigen Geschäftsprozessen. Ergreifen Sie die Chance
und gestalten Sie den Wandel aktiv mit! Wir begleiten
Sie gern auf diesem Weg und freuen uns auf eine erfolg-
reiche digitale Zukunft.
Stefanie Köhnken, Produktmanagement
HS - Hamburger Software
Schreiben Sie uns Ihre Meinung!
redaktion@hamburger-software.de
ERGREIFEN SIE DIE CHANCE
HS UPDATE 03
INHALT
BESUCHEN SIE UNS ONLINE
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HS AUF FACEBOOK
facebook.com/HamburgerSoftware
UPDATE – DER BLOG VON HS
www.hamburger-software.de/blog
26
Speyerer Veranstaltungs- und Messe GmbH:
Rechnungswesen digital optimiert
14
Im Interview:
Richard Luthardt
vom Verband
elektronische
Rechnung (VeR)
E-Rechnungspicht: Mit den richtigen technischen Lösungen leicht umsetzbar
LÖSUNGEN & TRENDS
18 DIE E-RECHNUNGSPFLICHT
EFFIZIENT ERFÜLLEN
Welche technischen Lösungen
sind empfehlenswert?
20 NACHWEISGESETZ: DER DIGITALE
ARBEITSVERTRAG KOMMT
Vertragsschluss künftig auch
per E-Mail möglich
22 NEUES IN DER ENTGELTABRECHNUNG
Was sich durch das Wachstums-
chancengesetz ändert
24 QUALIFIZIERUNGSGELD
Die wichtigsten Infos zur neuen
Weiterbildungsförderung
NEWS
04 MELDUNGEN UND NACHRICHTEN
FÜR DEN MITTELSTAND
TITEL
12 DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT
Ezientere Prozesse durch
Digitalisierung
14 „DIGITALISIERUNG ALS
CHANCE BEGREIFEN“
Ein Gespräch mit Richard Luthardt
vom Verband elektronische
Rechnung (VeR)
PRAXIS
26 SPEYERER VERANSTALTUNGS-
UND MESSE GMBH
Optimierung der Prozesse
im Rechnungswesen durch
Digitalisierung
STANDARDS
34 Service & Support
35 Impressum
INSIGHT HS
30 11 TIPPS FÜR DIE IT-SICHERHEIT
Wie Sie Ihr Unternehmen gegen
Cyberangrie schützen können
32 PARTNER DER ERSTEN STUNDE
HS Partner bwSoft feiert Jubiläum
und blickt in die Zukunft
Die Verpichtung zur E-Rechnung
ist eine Chance für Unternehmen,
ihre Prozesse zu optimieren
und wettbewerbsfähig zu bleiben.
18
© Gorodenkoff – stock.adobe.com
© SVM – Speyerer Veranstaltungs- und Messe GmbH
04 HS UPDATE
NEWS
Das UBA-Projekt, angesiedelt bei der DIHK Service GmbH,
führte intensive Gespräche mit ausgewählten Betrieben,
um deren Ideen und Strategien zum Onboarding internatio-
naler Fachkräfte zu sammeln. Die Ergebnisse wurden in der
Publikation „Erfolgreiche Wege des Onboardings und der
Integrationsunterstützung internationaler Fachkräfte“ zusam-
mengefasst.
Die digitale Broschüre befasst sich mit den verschiedenen
Phasen des Onboarding-Prozesses sowie mit geeigneten Maß-
nahmen, angefangen vom Kennenlernen über die Vertragsun-
terzeichnung bis hin zum Abschluss der ersten 100 Tage im
Betrieb.
Zusätzlich zu Erfahrungsberich-
ten zur Integration internationaler
Fachkräfte bietet die Publikation
In formationen über neue Mög-
lichkeiten der Fachkräfteeinwan-
derung, die Services von UBA so-
wie das Arbeitgebersiegel „Wir
fördern Anerkennung“.
Die Publikation steht auf der Web-
site von UBA kostenlos zum Down-
load zur Verfügung.
www.unternehmen-berufsanerkennung.de/aktuelles/
erfolgreiche-wege-des-onboardings-und-der-integrationsunter-
stuetzung-internationaler-fachkraefte
RATGEBER
PRAXISTIPPS ZUM ONBOARDING
INTERNATIONALER FACHKRÄFTE
Viele Unternehmen streben danach, qualizierte
Mitarbeitende international zu rekrutieren und erfolg-
reich zu integrieren. Eine aktuelle Veröffentlichung
des Projekts „Unternehmen Berufsanerkennung“ (UBA)
beschreibt, wie Arbeitgeber diesen Prozess erleichtern
können.
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HS UPDATE 05
NEWS
Produktionsprozesse automatisieren, Be-
hördengänge im Internet erledigen oder
smart heizen: Um die Digitalisierung vo-
ranzutreiben, benötigt Deutschland mehr
Fachkräfte in digitalen Berufen wie Informa-
tiker, Elektroniker, Elektro-Ingenieure oder
technische Systemplaner. Eine IW-Studie
hat die zu erwartenden Veränderungen in
der Fachkräftesituation für die kommen-
den drei Jahre untersucht. Obwohl die Zahl
der Beschäftigten in diesen Berufen bis
2027 voraussichtlich um knapp 14 Prozent
auf mehr als drei Millionen steigt, wird ein
Mangel von rund 128 000 Fachkräften pro-
gnostiziert.
BESONDERS GEFRAGT: INFORMATIK-
EXPERTEN
Vor allem Informatiker, wie beispielsweise
Data Scientists, werden nach Angaben der
IW-Forscher künftig stark nachgefragt sein.
Für solche Berufe wird bis zum Jahr 2027
deutschlandweit mit rund 19 000 fehlen-
den Fachkräften gerechnet, dicht gefolgt
von Bauelektrikern sowie Elektrotechnikern
mit einem Master- oder Diplomabschluss.
LÖSUNGSANSÄTZE: BERUFLICHE
BILDUNG UND ZUWANDERUNG
„Die Unternehmen in Deutschland fragen
deutlich mehr Fachkräfte mit Digitalexper-
tise nach als der Arbeitsmarkt hergibt“, fasst
Studienautor Alexander Burstedde die Situ-
ation zusammen. Der
Kampf um die klugen
Köpfe werde zuneh-
mend zum Nullsum-
menspiel: Die Fach-
kraft des einen sei die
Lücke des anderen.
Als einen möglichen Lösungsansatz sieht
der IW-Forscher die Berufsbildung bei jun-
gen Menschen und Umschulungen bei
Älteren. Darüber hinaus brauche es mehr
qualifizierte Zuwanderung, um die Fach-
kräftelücke zu schließen. „Fachkräfte in
Digitalisierungsberufen sind weltweit be-
gehrt, weshalb wir es Ihnen so einfach wie
möglich machen sollten, sich für Deutsch-
land zu entscheiden“, so Burstedde. Dafür
brauche es eine stärkere Serviceorientie-
rung, vor allem bei Bürokratie, Wohnungs-
suche und Integration.“
Deutschland will digitaler werden. Doch dafür braucht es künftig mehr kluge
Köpfe. Eine neue Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zeigt, in
welchen Digitalisierungsberufen bis 2027 voraussichtlich eine besonders
große Fachkräfte lücke klaffen wird.
Durchschnittlich 41,30 Euro haben Un-
ternehmen des Verarbeitenden Gewer-
bes und des Dienstleistungsbereichs in
Deutschland im Jahr 2023 für eine Arbeits-
stunde gezahlt. Gemessen am EU-Durch-
schnitt von 31,80 Euro mussten deutsche
Arbeitgeber rund 30 Prozent mehr für eine
Stunde Arbeit zahlen. Damit waren die
Arbeitskosten in Deutschland die sechst-
höchsten in der Europäischen Union, wie
das Statistische Bundesamt mitteilt. Die
höchsten Arbeitskosten je geleistete Stun-
de sind für das Jahr 2023 in Luxemburg
(53,90 Euro), Dänemark (48,10 Euro) und
Belgien (47,10 Euro) zu verzeichnen. Zu den
Ländern mit den niedrigsten Arbeitskos-
ten zählen Ungarn (12,80 Euro), Rumänien
(11,00 Euro) und Bulgarien (9,30 Euro).
ARBEITSKOSTEN IN PRODUZIE RENDEN
UNTERNEHMEN HÖHER ALS BEI
DIENSTLEISTERN
Im Verarbeitenden Gewerbe waren die Ar-
beitskosten in Deutschland im EU-Vergleich
die vierthöchsten. Hier kostete eine Ar-
beitsstunde 2023 durchschnittlich 46 Euro
und damit rund 44 Prozent mehr als im
EU-Durchschnitt (32 Euro). Bei den markt-
bestimmten Dienstleistungen waren die
Arbeitskosten in Deutschland dagegen mit
durchschnittlich 39,80 Euro pro Stunde nur
rund 25 Prozent teurer als im EU-Durch-
schnitt (31,80 Euro). Deutschland lag hier
EU-weit auf dem siebten Rang.
ARBEITSKOSTEN
ARBEIT IN DEUTSCHLAND RUND 30 PROZENT
TEURER ALS IM EU-DURCHSCHNITT
STUDIE
BIS 2027 FEHLEN IN DIGITALISIERUNGS-
BERUFEN 128 000 FACHKRÄFTE
Lust auf Karriere? Hier gibt’s alle Infos zum
Ausbildungs- und Stellenangebot von HS:
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06 HS UPDATE
NEWS
Die Vorgehensweise der Täter folgt typi-
scherweise einem festen Muster: Im
Postfach landet eine seriös aussehende
E-Mail von einer angeblichen, aber falschen
DIHK- oder IHK-Adresse mit der Bitte um
Datenaktualisierung. Die E-Mail verwendet
ein gefälschtes DIHK- bzw. IHK-Logo, sie
klingt dringend und warnt vor negativen
Folgen bei einer Nichtbefolgung der An-
weisungen. Auf diese Weise wollen die Ab-
sender solcher Phishing-Mails ihre Opfer zur
Datenweitergabe animieren.
VARIIERENDE ABSENDERADRESSEN
Die Absenderadressen können variieren,
wobei die Domains oft beispielsweise fir men-
aktualisieren.net, datenaktualisieren.com,
firmenaktualisieren.org oder informations-
aktualisierung.com lauten. Es gibt jedoch
unzählige Varianten, so die DIHK. Sobald
der Organisation eine Adresse als Phishing-
Domain bekannt ist, meldet sie diese beim
entsprechenden Registrar, der die Domain
sperrt, um weiteren Schaden zu verhin -
dern. Doch die Täter registrieren sofort
neue Domains, die nicht nur für neue
E-Mail-Adressen, sondern auch für die je-
weilige Phishing-Website genutzt werden
können.
BEI UNSICHERHEIT DIREKT BEI
DER IHK NACHFRAGEN
Um sich vor Betrug zu schützen, ist es ent-
scheidend, auf verdächtige E-Mails und
gefälschte Eingabemasken zu achten. Der
Deutsche Industrie- und Handelskammer-
tag (DIHK) betont, dass er niemals Daten
über derartige E-Mails abfordert. Wer sich
unsicher ist, ob eine E-Mail tatsächlich von
der IHK stammt, sollte die vermeintlich an-
fragende Stelle über deren ozielle Web-
site kontaktieren. So können Rückfragen
direkt und sicher geklärt werden.
Ansonsten gilt: keine Daten in verdächtige
Onlineformulare eingeben, entsprechen-
de E-Mails umgehend löschen und nicht
darauf reagieren. Sobald Daten in die Hän-
de von Kriminellen gelangt sind, ist es sehr
schwierig, diese wieder unter Kontrolle zu
bringen.
In einigen Branchen, in denen ein erhöh-
tes Risiko für Schwarzarbeit besteht,
müssen Arbeitgeber für neue Mitarbeiter
bei Beschäftigungsbeginn eine sogenann-
te Sofortmeldung abgeben. Von der So-
fortmeldepflicht betroen sind neben
dem Gaststättengewerbe zum Beispiel
das Speditionsgewerbe, Gebäude reini gun-
g en, das Baugewerbe oder Wach- und
Sicherheitsdienste.
Die Sofortmeldung ist mit dem Abgabe-
grund 20 und den persönlichen Daten
des Beschäftigten an die Datenstelle der
Deutschen Rentenversicherung (DRV) zu
senden. Dies gilt für alle Arbeitnehmer, also
auch für geringfügig oder kurzfristig Be-
schäftigte und für Aushilfen.
Die Sofortmeldungen werden von der
Deutschen Rentenversicherung in einer
zentralen Datei gespeichert. Bei Prüfungen
greifen die Hauptzollämter online auf diese
Daten zu und können somit unverzüglich
feststellen, ob sämtliche Beschäftigte ord-
nungsgemäß angemeldet wurden.
Wird die Sofortmeldung zu spät oder gar
nicht abgegeben, drohen bei einer Prü-
fung durch den Zoll Bußgelder von bis zu
25 000 Euro.
BESCHÄFTIGUNG
SOFORTMELDEPFLICHT GILT AUCH FÜR AUSHILFSKRÄFTE
Mal eben spontan eine Aushilfskraft für den Biergarten eingestellt und
die Sofortmeldung vergessen? Das kann teuer werden.
Seit einiger Zeit sind vermehrt E-Mails im Umlauf, die scheinbar von der
Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) oder der Industrie- und
Handelskammer (IHK) stammen. Doch tatsächlich stecken hinter solchen
Phishing-Mails Betrüger, die immer wieder neue Methoden entwickeln, um
Unternehmen zur Preisgabe ihrer Daten zu verleiten.
PHISHING
DIHK WARNT VOR E-MAILS MIT
VORGETÄUSCHTEM IHK-HINTERGRUND
Weitere Tipps zur IT-Sicherheit lesen
Sie ab Seite 30 in diesem Heft.
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HS UPDATE 07
NEWS
INTERNETKRIMINALITÄT
CYBERANGREIFER HABEN 2023 ÜBER
EINE MILLIARDE EURO ERPRESST
Angriffe mit sogenannter Ransomware sind für Cyberkriminelle ein lukratives
Geschäft. Im Jahr 2023 wurde so viel Lösegeld gezahlt wie nie zuvor.
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Laut dem „Crypto Crime Report 2024“ der Analysefirma
Chainalysis haben die Opfer von Cyberangrien mit Er-
pressungssoftware im vergangenen Jahr erstmals mehr als
eine Milliarde Euro an Lösegeld bezahlt. Der tatsächliche
Schaden durch diese Ransomware ist jedoch noch viel
höher, da der Bericht nur die geleisteten Lösegeldzahlun-
gen erfasst, nicht aber die wirtschaftlichen Auswirkungen
von Produktivitätsverlusten und Reparaturkosten im Zu-
sammenhang mit den Angrien.
ERPRESSUNG MIT GESTOHLENEN DATEN
Bei einem „Ransomware“-Angri werden die Opfer zu-
nächst von den Cyberkriminellen ausspioniert. Anschlie-
ßend werden die IT-Systeme verschlüsselt und eine Ent-
schlüsselung erst gegen Zahlung eines Lösegelds in Aussicht
gestellt. Immer häufiger drohen die Täter auch mit der
Veröent lichung zuvor entwendeter Daten, um die Opfer
zusätzlich unter Druck zu setzen.
VIELE OPFER ZAHLEN KEIN LÖSEGELD MEHR
Inzwischen weigern sich viele Opfer, den Lösegeldforde-
rungen nachzukommen. So hat der Unterhaltungs- und
Casino-Konzern MGM nach einem Ransomware-Angri
nicht gezahlt, aber einen Schaden von schätzungsweise
über 100 Millionen Dollar erlitten.
Die erfasste Gesamtsumme von umgerechnet etwa 1,01 Mil-
liarden Euro beruht laut Chainalysis auf einer „konservativen
Schätzung“. Da die Ransomware-Landschaft ständig expan-
diert, gestaltet es sich zunehmend schwierig, alle Vorfälle zu
überwachen oder alle in Kryptowährungen wie Bitcoin ge-
zahlten Lösegelder nachzuverfolgen. Es ist wahrscheinlich,
dass die Summe weiter steigen wird, sobald im Laufe der
Zeit neue verdächtige Bitcoin-Adressen entdeckt werden.
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08 HS UPDATE
NEWS
Für das Setzen von Werbe- und Marketing-Cookies ist die
Einwilligung der Nutzer erforderlich, wie sowohl der Euro-
päische Gerichtshof (EuGH) als auch der Bundesgerichtshof
(BGH) festgestellt hat. Das Oberlandesgericht Köln hat nun in
einem Urteil betont, dass neben der Möglichkeit zur Zustim-
mung eine gleichwertige Ablehnungsoption vorhanden sein
muss. Darüber hinaus wurde entschieden, dass es unzulässig
ist, wenn Nutzer beim Schließen des Banners durch Anklicken
eines „X“ eine Einwilligung abgeben, selbst wenn dieser But-
ton mit „Akzeptieren & Schließen“ beschriftet ist.
Im vorliegenden Fall ging es um ein Wetterportal, das ein
Cookie-Banner mit einem hervorgehobenen „Akzeptieren“-
Button und einem deutlich unauälligeren „Einstellungen“-
Button einsetzte. Die Ablehnung nicht notwendiger Werbe-
und Marketing-Cookies war erst auf der zweiten Ebene des
Cookie-Banners möglich. Auf dem Banner befand sich zudem
ein „X“ mit der Beschriftung „Akzeptieren & Schließen“, das
rechts oben angebracht war. Hierdurch sollte ebenfalls eine
Einwilligung zur Verarbeitung von Cookies
eingeholt werden. Gegen diese Gestaltung
des Banners hatte die Verbraucherzentrale
NRW geklagt.
Das OLG Köln gab der Klägerin Recht und
entschied, dass ein Cookie-Banner, das die
Ablehnung erst auf der zweiten Ebene er-
möglicht und somit mehr Aufwand erfor-
dert als die Zustimmung auf der ersten
Ebene, unzulässig ist. Ebenso müsse der
durch schnittliche Nutzer nicht damit rech-
nen, beim Schließen des Banners durch An-
klicken eines „X“ eine Einwilligung abzuge-
ben, selbst wenn dieses mit „Akzeptieren &
Schließen“ beschriftet ist. Eine so erteilte
Einwilligung könne nicht als freiwillig und
hinreichend aufgeklärt im Sinne von § 25
Abs. 1 TDDDG und Art. 4 Nr. 11 DSGVO an-
gesehen werden.
URTEIL
ABLEHNEN- UND EINWILLIGUNGSBUTTON IM
COOKIE-BANNER MÜSSEN GLEICHWERTIG SEIN
Website-Betreiber aufgepasst: Viele sogenannte
Cookie-Banner erfüllen nicht die Vorgaben der
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Tele-
kom munikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-
Gesetz (TDDDG). Dies kann Bußgelder nach sich ziehen.
Urteil des OLG Köln vom 19. Januar 2024,
Aktenzeichen 6 U 80/23
bit.ly/3wmVNj5
© yozachika – stock.adobe.com
HS UPDATE 09
NEWS
INITIATIVE
JETZT ALS KLIMASCHUTZ-
UNTERNEHMEN BEWERBEN
Das Bundeswirtschaftsministerium, das Bundesumweltministe-
rium und die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK)
laden interessierte Betriebe dazu ein, sich an der Initiative zu betei-
ligen. Bewerben können sich alle Unternehmen, die Klimaschutz,
Umweltschutz oder die Anpassung an die Klimakrise als strategi-
sches Unternehmensziel verfolgen.
Der Bewerbungsprozess beginnt mit einem Onlinecheck, der eine
schnelle Orientierung über die Erfolgsaussichten bietet. Ein unab-
hängiges Expertengremium entscheidet abschließend über die
Aufnahme. Erfolgreiche Bewerber werden während einer öent-
lichen Veranstaltung geehrt und erhalten eine Urkunde von Bun-
deswirtschaftsministerium, Bundesumweltministerium und DIHK.
www.klimaschutz-unternehmen.de
Noch bis zum 31. Juli 2024 können sich Unternehmen
aller Größen und Branchen für eine Teilnahme an der
bundesweiten Vorreiter-Initiative „Klimaschutz-Unter-
nehmen“ bewerben.
Der Bund der Steuerzahler weist darauf
hin, dass Arbeitgeber ihren Beschäftig-
ten noch bis zum 31. Dezember 2024 eine
freiwillige Inflationsausgleichsprämie von
bis zu 3 000 Euro steuerfrei zukommen
lassen können. Auch Sachleistungen sind
möglich. Voraussetzung für die Steuer-
befreiung ist, dass das Geld zusätzlich zum
regulären Arbeitslohn oder zu bereits ver-
einbarten arbeits- oder tarifvertraglichen
Zahlungen oder zugesagten Lohnerhöhun-
gen gezahlt wird.
Der Bund der Steuerzahler erklärt weiterhin,
dass die Steuerbefreiung der Inflationsaus-
gleichsprämie für jedes Dienstverhältnis
separat beansprucht werden kann, unab-
hängig davon, ob diese aufeinander folgen
oder nebeneinander bestehen. Dies gilt
auch für mehrere Dienstverhältnisse mit
verschiedenen Arbeitgebern, einschließlich
verbundener Unternehmen, jedoch nicht
für mehrere Dienstverhältnisse beim selben
Arbeitgeber. Daher müssen Arbeitgeber
nicht überprüfen, ob ein Beschäftigter be-
reits in einem anderen Arbeitsverhältnis bei
einem anderen Unternehmen eine Prämie
erhalten hat.
AUSZAHLUNGEN IN MILLIARDENHÖHE
Nach Angaben des Statistischen Bundes-
amts haben seit Oktober 2022 mehr als drei
Viertel der Tarifbeschäftigten in Deutsch-
land eine Inflationsausgleichsprämie erhal-
ten oder werden diese noch ausgezahlt
bekommen. Der durchschnittliche Aus zahl-
betrag pro Person liegt bei 2 761 Euro. Hin-
sichtlich der Höhe der Prämie und des An-
teils der Tarifbeschäftigten, die sie erhalten
haben, gibt es allerdings deutliche Unter-
schiede zwischen den Branchen: Die nied-
rigsten Prämien sind im Baugewerbe mit
durchschnittlich 1 104 Euro sowie im Wirt-
schaftsabschnitt Land-, Forstwirtschaft und
Fischerei mit durchschnittlich 1 689 Euro zu
verzeichnen. Die höchsten Inflationsaus-
gleichsprämien wurden unter anderem in
der öentlichen Verwaltung (3 000 Euro)
sowie in den Wirtschaftsabschnitten Er-
ziehung und Unterricht (2.999 Euro) und
Kunst, Unterhaltung und Erholung
(2 987 Euro) vereinbart. Hochgerechnet auf
die Gesamtzahl der Tarifbeschäftigten in
Deutschland bedeutet dies Auszahlungen
in Milliardenhöhe.
www.hamburger-software.de/blog/
was-arbeitgeber-ueber-die-inationsaus-
gleichspraemie-wissen-muessen
PERSONAL
AUSZAHLUNG DER INFLATIONSAUSGLEICHS -
PRÄMIE NOCH BIS ENDE 2024 MÖGLICH
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© narawit – stock.adobe.com
10 HS UPDATE
NEWS
Die Bundesregierung hat Ende April
2024 eine Verordnung über das
Register über Unternehmens basis-
daten (UBRegV) verabschiedet.
Die UBRegV regelt die technischen
Spezikationen des zentralen Unter-
nehmensregisters, das Mehrfach-
meldungen an verschiedene Register
und Behörden künftig ersetzen soll.
Bislang sind Unternehmenseintragun-
gen über verschiedene eigenständige
Register verteilt, ohne dass ein Austausch
stattfindet. Um den Zugri auf aktuelle
Daten zu erleichtern, hat der Gesetzgeber
im Jahr 2021 die rechtlichen Grundlagen
für die Einrichtung eines zentralen Regis-
ters für Unternehmensbasisdaten geschaf-
fen. Die kürzlich verabschiedete Verord-
nung legt die technischen Spezifikationen
für die Datenübermittlung durch das Ba-
sisregister fest und regelt die Häufigkeit
und Protokollierung dieser Übermittlun-
gen. Um die Datensicherheit zu gewähr-
leisten, definiert die Verordnung auch das
Vorgehen im Falle von Störungen und ver-
pflichtet den Betreiber des Basisregisters
zur Erstellung von Sicherheitskonzepten.
BEFÜLLUNG MIT ECHTDATEN AB 2025
VORGESEHEN
Die technische Entwicklung für die erste
Ausbaustufe des Basisregisters schrei-
tet nach Angaben der Bundesregierung
WIRTSCHAFTSPOLITIK
VERORDNUNG ZUR TECHNISCHEN UMSETZUNG DES
UNTERNEHMENSREGISTERS BESCHLOSSEN
Unternehmen, die wegen ungewöhnlicher Witterungsverhält-
nisse wie Hochwasser von Arbeitsausfällen betroen sind,
können bei ihrer örtlichen Arbeitsagentur Kurzarbeit aufgrund
eines „unabwendbaren Ereignisses“ anzeigen. Die Anzeige muss
unverzüglich nach Eintritt des Ereignisses
übermittelt werden. Dies kann auch über
die Kurzarbeits-App oder online über
www.arbeitsagentur.de erfolgen.
ZUSÄTZLICHE ERLEICHTERUNGEN
IN KRISENFÄLLEN
Die Bundesarbeitsagentur weist darauf
hin, dass in Krisensituationen die gesetz-
lichen Regelungen für das Kurzarbeiter-
geld gelten. Im Unterschied zum konjunk-
turell bedingten KUG gebe es jedoch
zusätzliche Erleichterungen: Beschäftigte,
deren Arbeit beispielsweise aufgrund von Hochwasser ausfällt,
können bei Aufräumarbeiten in ihrem Betrieb helfen, ohne den
Anspruch auf Kurzarbeitergeld zu verlieren. Zudem ist es möglich,
Kurzarbeitergeld zu erhalten, ohne zuvor Arbeitszeitkonten auszu-
gleichen oder Urlaubstage zu nehmen. Auch Produktionsbetriebe,
die von ihren Zulieferern wegen Unwetterschäden keine Materia-
lien erhalten, können Kurzarbeitergeld beantragen. Ebenso können
Zulieferer Kurzarbeitergeld beantragen, wenn sie ihre Waren nicht
an betroene Abnehmer liefern können.
KURZARBEIT
ANSPRUCH AUF KUG AUCH BEI ARBEITS-
AUSFÄLLEN AUFGRUND UNGEWÖHNLICHER
WITTERUNGSVERHÄLTNISSE
Die jüngste Hochwasserkatastrophe in Süddeutschland hat in vielen Betrieben
zu Schäden geführt. Kommt es in solchen Situationen zu Arbeitsausfällen,
können Unternehmen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen.
Darauf hat die Bundesagentur für Arbeit hingewiesen.
Kurzarbeitergeld schnell und sicher abrechnen:
www.hamburger-software.de/lohnabrechnung/
kurzarbeitergeld
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HS UPDATE 11
NEWS
voran: Anfang 2025 soll die technische
Plattform mit sämtlichen erforderlichen
Echtdaten für einen reibungslosen Betrieb
gespeist werden. Voraussetzung dafür ist
die parallele Entwicklung der Wirtschafts-
Identifikationsnummer (W-IdNr.) nach
§ 139c Abgabenordnung (AO). Die Verga-
be der W-IdNr. soll laut Bundesfinanzmi-
nisterium im Herbst 2024 beginnen.
ONCE-ONLY-PRINZIP BEI DER MITTEI-
LUNG VON UNTERNEHMENSDATEN
Das vorrangige Ziel des Basisregisters ist
die Umsetzung des Once-Only-Prinzips.
Dieses Prinzip zielt darauf ab, dass Unter-
nehmen ihre Daten und Dokumente nur
noch einmal an die Verwaltung übermit-
teln müssen. Dadurch können Mehrfach-
E
-Mail statt Brief, Screensharing statt
Ausdruck, QR-Code statt Papier ticket:
Deutschlands Büros gehen digital – zumin-
dest teilweise. Laut einer repräsentativen
Bitkom-Umfrage haben vier Fünftel (82 Pro-
zent) der Unternehmen ihren Papierver-
brauch in den vergangenen Jahren reduziert.
VIELE PROZESSE HEUTE DIGITAL
ABBILDBAR
Papierlos geht es in vielen Büros aber noch
nicht zu. Jedes zweite Unternehmen druckt
Dokumente aus, um neben der digitalen
auch eine Fassung auf Papier zu haben. Ein
Drittel (37 Prozent) der Befragten druckt,
weil bestimmte Arbeitsschritte es erfor-
dern. Dabei lassen sich viele Prozesse heute
rein digital abbilden. Ausdrucke seien nur
noch in Ausnahmefällen notwendig, so Da-
niil Heinze vom Digitalverband Bitkom. Er
betont: „Papierarmes Arbeiten spart nicht
nur Ressourcen, gute digitale Prozesse sind
auch ezienter, können durch Automatisie-
rung Workflows optimieren und von Routi-
neaufgaben entlasten.“
MACHT DER GEWOHNHEIT
Zweifel am wirtschaftlichen Nutzen des
digitalen Arbeitens äußerte kein Umfrage-
teilnehmer. Für viele Befragte (42 Prozent)
spielt jedoch der Faktor Gewohnheit eine
Rolle. Ein Fünftel (20 Prozent) gab an, Do-
kumente auszudrucken, weil man damit
besser arbeiten könne. Jeweils 14 Prozent
geben Inhalte auf Papier aus, um sie in Prä-
sentationen oder Meetings zu verwenden
beziehungsweise um sie zu archivieren.
Zudem druckt jedes zehnte Unternehmen
(10 Prozent), um rechtliche Schriftformer-
fordernisse zu erfüllen. Hier sieht Bitkom-
Mann Heinze die Politik in Pflicht, für büro-
kratische Vereinfachung zu sorgen.
UMFRAGE
UNTERNEHMEN DRUCKEN WENIGER
Mit digitalem Dokumentenmanagement
Papier sparen und die Umwelt schonen:
www.hamburger-software.de/dokumen-
tenmanagement
meldungen an verschiedene Register und
Behörden schrittweise durch Registerab-
fragen und zwischenbehördlichen Daten-
austausch ersetzt werden. Zusätzlich sind
weitere Anwendungsfälle für das Basisre-
gister geplant, wie beispielsweise im Be-
reich des Identitätsmanagements oder im
Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
Diese sollen in späteren Ausbaustufen
ent wickelt werden. Langfristig wird er-
wartet, dass das Basisregister jährliche
Entlastungen im dreistelligen Millionen-
bereich ermöglicht.
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TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT
12 HS UPDATE
Mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz vollzieht
Deutschland zum 1. Januar 2025 einen Systemwechsel von der
Papier- zur elektronischen Rechnung. Dies wird einen efzienz-
steigernden Digitalisierungsschub für Unternehmen bringen und
zugleich die Voraussetzungen für das geplante Umsatzsteuer-
meldesystem ab 2028 schaffen.
EFFIZIENTERE
PROZESSE DURCH
DIGITALISIERUNG
DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT
HS UPDATE 13
TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT
In Italien, Polen und Rumänien ist die E-Rechnungspflicht im
B2B-Bereich (Business-to-Business) bereits etabliert. Nun zieht
Deutschland nach: Ab 2025 gilt hier ebenfalls eine E-Rechnungs-
pflicht für inländische Umsätze zwischen Unternehmen, zusätz-
lich zur bereits bestehenden Pflicht im B2G-Bereich (Business-to-
Government) seit 2020. Rechnungen an Verbraucher unterliegen
vorerst nicht der E-Rechnungspflicht.
NEUE DEFINITION EINER E-RECHNUNG
Mit Beginn des Jahres 2025 gelten neue Anforderungen für elektro-
nische Rechnungen. Nur Dokumente, die dem europäischen Rech-
nungsstandard EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine voll-
ständige Extraktion der relevanten Daten ermöglichen, werden
dann als gültige E-Rechnungen anerkannt. Hierzu zählen Formate
wie XRechnung und ZUGFeRD, die eine automatisierte Verarbei-
tung der Rechnungsdaten ermöglichen.
ANPASSUNGSBEDARF IN VIELEN UNTERNEHMEN
Obwohl genaue Zahlen fehlen, ist anzunehmen, dass zahlreiche
kleine und mittelständische Unternehmen ihre IT-Systeme und Ab-
läufe anpassen müssen. Diese Anpassungen erfordern sowohl die
Implementierung neuer technischer Lösungen als auch die Schu-
lung der Mitarbeiter. Die Zeit drängt, denn ab dem 1. Januar 2025
müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnun-
gen zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektroni-
scher Rechnungen gilt zwar ebenfalls ab 2025, jedoch mit Über-
gangsfristen bis Ende 2027 für bestimmte Unternehmen.
EFFIZIENTERE RECHNUNGSPROZESSE DURCH
DIGITALISIERUNG
Die Einführung der E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglich-
keit, ihre internen Rechnungsprozesse zu vereinfachen und zu be-
schleunigen. Durch eine medienbruchfreie Übermittlung und
(teil-)automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten sparen
Rechnungsempfänger wertvolle Zeit und vermeiden kostspielige
Erfassungsfehler. Je nach Rechnungseingangsvolumen können die
Kosten erheblich gesenkt werden. Auf Seiten der Rechnungsaus-
steller verspricht die Digitalisierung eine enorme Entlastung. Laut
Statistischem Bundesamt belaufen sich die Einsparungen durch
E-Rechnungen auf über 1,3 Milliarden Euro pro Jahr.
VORSTUFE FÜRS KOMMENDE UMSATZSTEUER-
MELDESYSTEM
Die E-Rechnungspflicht für nationale B2B-Umsätze dient jedoch
nicht allein dem Zweck des Bürokratieabbaus auf Unternehmens-
seite, sondern schat auch die Voraussetzungen für die Umsetzung
der europäischen Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Der im
Dezember 2022 vorgestellte Richtlinienvorschlag der EU-Kommis-
sion sieht vor, das Mehrwertsteuersystem in der gesamten Union
zu modernisieren und betrugsresistenter zu gestalten. Als Teil die-
ser Initiative soll ab 2028 ein elektronisches Echtzeitmeldesystem
für innergemeinschaftliche Umsätze eingeführt werden, das die
Zusammenfassende Meldung (ZM) ersetzen wird. Darüber hinaus
sollen Unternehmen in Deutschland ihre inländischen B2B-Umsätze
künftig an ein bundesweit einheitliches elektronisches System der
Finanzverwaltung melden.
Mit der E-Rechnungspflicht hat Deutschland der kommenden
ViDA-Richtlinie der EU vorgegrien – nicht zuletzt, um den Unter-
neh men hierzulande Zeit zu geben, sich auf die neuen elektro-
nischen Rechnungsprozesse einzustellen.
Ob das vorgesehene Meldesystem wie geplant am 1. Januar 2028
oder später an den Start gehen wird, bleibt abzuwarten. Sicher ist
jedoch, dass die E-Rechnung für viele Unternehmen künftig un-
verzichtbar sein wird. Daher ist es ratsam, sich frühzeitig über die
neuen Anforderungen zu informieren und entsprechende Vorbe-
reitungen zu treen.
Auf den folgenden Seiten erläutert
ein Experte die Vorgaben zur
E-Rechnung. Zudem erfahren Sie,
welche technischen Lösungen
Sie für eine effiziente Umsetzung
der E-Rechnungspicht benötigen.
14 HS UPDATE
TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT: INTERVIEW
„DIGITALISIERUNG ALS CHANCE BEGREIFEN“
WAS DIE E-RECHNUNGSPFLICHT FÜR
UNTERNEHMEN BEDEUTET – EIN
GESPRÄCH MIT RICHARD LUTHARDT
Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze
rückt näher: Ab wann gilt sie? Und wen betrit sie?
Richard Luthardt: Am 22. März 2024 hat der Bundesrat dem
Wachstumschancengesetz zugestimmt. Das Wachstumschan-
cengesetz sieht vor, dass Unternehmen in Deutschland ab
dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen
müssen. Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnun-
gen gelten Übergangsregelungen. Diese enden am 1. Januar
2028. Ab diesem Zeitpunkt ist jedes Unternehmen in Deutsch-
land verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Es bleibt also
nicht mehr viel Zeit, sich darauf vorzubereiten.
Betroen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren
steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die sie an andere
im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen
(B2B – also von Unternehmen zu Unternehmen). Nicht betrof-
fen von der E-Rechnungspflicht sind steuerfreie Lieferungen
und Leistungen wie zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen
unter 250 Euro und Fahrkarten.
Welche Übergangsregelungen sind vorgesehen?
Richard Luthardt: Ab Januar 2025 entfällt der Vorrang der Pa-
pierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen
versenden. Papierrechnungen dürfen jedoch bis Ende 2026
weiterhin versendet werden. Andere elek-
tronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit
Zustimmung des Empfängers versendet
werden.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen
mit einem Vorjahresumsatz von mehr als
800 000 Euro im Bereich B2B verpflichtet,
nur noch elektronische Rechnungen zu ver-
senden. Unternehmen mit einem Vorjahres-
umsatz von weniger als 800 000 Euro dür-
fen bis zum 31. Dezember 2027 noch
Papierrechnungen oder – mit Zustimmung
des Rechnungsempfängers – ein anderes
elek tronisches Rechnungsformat, soge-
Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen
(B2B) künftig in einem strukturierten elektronischen Format
erstellen, empfangen und verarbeiten. Richard Luthardt vom
Verband elektronische Rechnung (VeR) erläutert die Neuerungen
und ihre Auswirkungen.
RICHARD LUTHARDT ist seit 2021
Vorstand beim VeR, dem Expertenverband
der deutschen E-Invoicing-Branche.
Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen
in der Digitalisierung und Transformation
von Unternehmen. Das resultiert aus
der langjährigen Tätigkeit im Management
der DATEV eG, wo er unter anderem den
Aufbau und Betrieb des Bereichs DATEV
SmartTransfer verantwortete.
LÖSUNGEN & TRENDS THEMENTEXT
HS UPDATE 15
TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT: INTERVIEW
nann te sonstige Rechnungen, die nicht der
EN 16931 entsprechen (PDF etc.), versen-
den. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle
Unternehmen im inländischen B2B-Bereich
elektronische Rechnungen versenden.
Welche Rechnungsformate sind nach
Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht
noch zulässig?
Richard Luthardt: E-Rechnungen müssen entweder den An-
forderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm
EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Ex-
traktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Die gängigen
Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm
EN 16931. Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle
Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung enthält, müssen
die Inhalte visualisiert werden. Dies geschieht durch einen View-
er in der empfangenden Software, der den strukturierten Da-
tensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument lesbar macht.
Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version
2.x besteht aus der visuellen Komponen-
te (PDF-Datei) und dem strukturierten
Datensatz, der XML-Datei. Übrigens:
PDF-Rechnungen sind als reine Bildrech-
nungen keine E-Rechnungen und ent-
sprechen nicht der Norm EN 16931.
Bisher sind bei sogenannten hybriden
Rechnungen wie dem ZUGFeRD-
Format der strukturierte XML-Teil und der visuelle Teil
(PDF) steuerlich gleichgestellt. Wie wird hier künftig
verfahren?
Richard Luthardt: Die Finanzverwaltung weist darauf hin,
dass bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format, das
wie erwähnt aus einer Bilddatei und einem strukturierten
Datensatz besteht, künftig der strukturierte Teil maßgeblich
ist. Bei Abweichungen haben die Daten aus dem strukturier-
ten Teil Vorrang vor den Daten aus der Bilddatei. Bisher gilt
Die Verpichtung zur
E-Rechnung ist eine Chance für
Unternehmen, ihre Prozesse
zu optimieren und wettbewerbs-
fähig zu bleiben.
© tippapatt – stock.adobe.com
16 HS UPDATE
TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT: INTERVIEW
nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE, dass der für das
mensch liche Auge lesbare Bildteil Vorrang hat. Mit der Ein-
führung der E-Rechnungspflicht kehrt sich dieses Verhältnis
um.
Wie sieht es mit EDI-Verfahren aus? Können diese weiter
genutzt werden?
Richard Luthardt: Nach gegenseitiger Vereinbarung zwi-
schen Rechnungsempfänger und Rechnungssender kann auch
weiterhin jedes andere strukturierte Format ausgetauscht
werden. Voraussetzung ist jedoch, dass aus diesem Format
die Pflichtangaben einer Rechnung nach den Vorgaben der
EN 16931 extrahiert werden können. Es spricht also grund-
sätzlich nichts dagegen, weiterhin EDIFACT-Formate oder
Inhouse-Formate zwischen Unternehmen auszutauschen. Es
wird an einer Lösung gearbeitet, die eine Weiternutzung der
EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen wei-
testgehend sicherstellen soll.
Und wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht im Bereich der
Belegarchivierung aus – Stichwort: Notwendigkeit eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS)?
Richard Luthardt: Mit der E-Rechnung rückt die Archivierung
in den Fokus. Dies ist keine Neuerung der E-Rechnung, son-
dern gilt für alle elektronischen Archive, die steuerrelevante
Daten und Dokumente aufbewahren: Nach § 14b UStG sind
alle Rechnungen, die ein Unternehmer empfangen hat oder
die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für
XML-Datensatz einer XRechnung: nur mit entsprechender Software lesbar
© yossarian6 – stock.adobe.com
HS UPDATE 17
TITEL DIE E-RECHNUNGSPFLICHT KOMMT: INTERVIEW
dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt
hat, zehn Jahre lesbar aufzubewahren.
Dazu sind die erforderlichen Program-
me bereitzuhalten. Die Rechnungen
sind manipulationssicher in dem Format
aufzubewahren, in dem sie übermittelt
wurden. Hierbei sind die Grundsätze
ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD)
zu beachten, gegebenenfalls mithilfe ei-
nes professionellen Belegarchivs.
Vor dem Hintergrund der ViDA-Initiative der EU-Kommis-
sion ist die E-Rechnungspflicht ja lediglich ein erster
Schritt hin zu einem digitalen Umsatzsteuermeldesystem.
Wann ist mit einem solchen System in Deutschland zu
rechnen?
Richard Luthardt: Die Einführung der E-Rechnung in
Deutschland ist Voraussetzung für die künftig vorgesehene
Verpflichtung der Unternehmen, steuerbare und steuerpflich-
tige Umsätze im B2B-Bereich an ein bundesweit einheitliches
elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden. Sinn
und Zweck dieses Meldewesens ist die Bekämpfung des Um-
satzsteuerbetrugs im Inland. Im Vorgri auf die Einführung des
Meldesystems ist die E-Rechnung bereits jetzt verpflichtend,
auch um die notwendigen technischen und organisatorischen
Umstellungsarbeiten in den Unternehmen zeitlich zu entzer-
ren. Die Einführung des Meldewesens in Deutschland ist nach
derzeitigem Stand für Januar 2028 vorgesehen.
Wie ist der aktuelle Planungsstand auf EU-Ebene?
Richard Luthardt: Die Europäische Kommission hat im
Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwert-
steuersystemrichtlinie (MwStSystRL, RL 2006/112/EG) und
der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen
der Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, veröentlicht.
Ziel ist auch hier die Bekämpfung des Mehrwertsteuer -
betrugs.
Der Vorschlag für das Legislativpaket beinhaltet Regelungen
zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen
und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rech-
nungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistun-
gen. Ab 2028 soll ein EU-weites Umsatzsteuermeldesystem für
innergemeinschaftliche Umsätze eingeführt werden.
Damit dieses Gesetzespaket verabschie-
det werden kann, müssen alle 27 Mit-
gliedstaaten zustimmen – eine Heraus-
forderung angesichts der notwendigen
Anpassungen der bestehenden nationa-
len Systeme. Es ist davon auszugehen,
dass es zu Änderungen kommen wird, so-
wohl was den Zeitpunkt der Einführung
als auch den Inhalt betrit.
Welche Maßnahmen sollten Unternehmen, die ihre
Rechnungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, jetzt
ergreifen?
Richard Luthardt: Unabhängig davon, wann Rechnungspro-
zesse im Unternehmen auf E-Rechnungen umgestellt werden,
müssen Betroene ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein,
E-Rechnungen zu empfangen und in ihren Finanzbuchhal-
tungssystemen zu verarbeiten. Je früher sie dies tun, desto frü-
her können sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungs-
prozesse profitieren.
Im Vorfeld sind dabei einige Punkte zu klären. Dazu gehören
beispielsweise die technischen Voraussetzungen und die In-
tegration in bestehende Systeme. Auch der Datenschutz und
die zwingende Notwendigkeit, die Mitarbeiterinnen und Mit-
arbeiter in die neuen Prozesse einzubinden und umzuschulen.
Der Aufwand zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen
variiert je nach Digitalisierungsgrad der Unternehmen. Helfen
können hier neben dem IT-Dienstleister auch spezialisierte
Berater, der Steuerberater und E-Invoicing-Anbieter.
Der Einsatz von E-Invoicing erönet erhebliche Möglichkeiten
für ezientere Strukturen. Praktische Vorteile werden nach
erfolgreicher Einführung unter anderem die medienbruch -
freie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden
überflüssig), kürzere Durchlaufzeiten, geringerer Papierver-
brauch, Wegfall von Portokosten und Transportwegen und
vieles mehr sein.
Diese Vorteile zeigen, dass die Verpflichtung zur E-Rechnung
nicht nur eine gesetzliche Vorgabe ist, sondern auch eine
Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und
wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist an der Zeit, die Weichen
für die Zukunft zu stellen und die Digitalisierung als Chance zu
begreifen.
Ab dem 1. Januar
2025 müssen Unternehmen
im B2B-Bereich in der Lage
sein, E-Rechnungen zu
empfangen und in ihren
Finanzbuchhaltungs-
systemen zu verarbeiten.
18 HS UPDATE
LÖSUNGEN & TRENDS WIE UNTERNEHMEN DIE E-RECHNUNGSPFLICHT EFFIZIENT ERFÜLLEN KÖNNEN
Die E-Rechnungspicht bedeutet für viele Unternehmen
eine Anpassung ihrer IT-Systeme und Arbeitsab läufe.
Dieser Beitrag beleuchtet die technischen Lösungen,
die für eine reibungslose Umsetzung der gesetzlichen
Vorgaben empfehlenswert sind.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutsch-
land in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu emp-
fangen. Diese Anforderung kann besonders für kleine und
mittlere Betriebe, die wenig Erfahrung mit digitalen Prozessen
haben, eine Herausforderung darstellen – vor allem, wenn ihre
IT-Systeme veraltet sind. Tatsächlich werden viele Unterneh-
men geeignete technische Lösungen implementieren müssen,
um auch nach dem Jahreswechsel die Rechnungen ihrer Lie-
feranten verarbeiten zu können. Ab diesem Zeitpunkt besteht
kein Rechtsanspruch mehr auf eine mit dem menschlichen
Auge lesbare Rechnung, egal ob in Papierform oder digital.
Aber welche Instrumente benötigen Unternehmen nun ge-
nau? Hier ist ein Überblick.
AUTOMATISIERTE RECHNUNGSEINGANGS-
VERARBEITUNG
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht geht eine Neu-
definition des Begris der elektronischen Rechnung einher. Ab
Januar 2025 akzeptiert der Gesetzgeber ausschließlich struktu-
rierte Rechnungen, die dem europäischen Standard EN 19631
entsprechen, wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.
Künftig dürfen Rechnungsaussteller solche Rechnungen auch
ohne Zustimmung des Empfängers versenden. Für den Ver-
sand anderer elektronischer Formate wie PDF oder EDIFACT
ist dagegen die Zustimmung des Rechnungsempfängers erfor-
derlich. Um einen ezienten Rechnungsworkflow zu gewähr-
leisten, empfiehlt es sich, eine digitale Lösung wie zum Beispiel
HS Rechnungseingangsverarbeitung (REV) einzusetzen. Hier-
mit lassen sich die Daten aus verschiedenen Formaten automa-
tisch extrahieren und in die internen Systeme wie Buchhaltung
und Dokumentenmanagement einspeisen.
REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
(GoBD) müssen elektronische Rechnungen für einen Zeitraum
von zehn Jahren revisionssicher im Originalformat aufbewahrt
werden. Um die geforderte Unveränderbarkeit, Vollständig-
keit und Nachvollziehbarkeit der Daten zu gewährleisten, ist es
empfehlenswert, eine leistungsfähige Lösung zur Archivierung
und Verwaltung sämtlicher Rechnungsbelege einzusetzen,
wie zum Beispiel HS Dokumentenmanagement. Mithilfe dieses
DIE E-RECHNUNGSPFLICHT
EFFIZIENT ERFÜLLEN
HS UPDATE 19
ELEKTRONISCHE RECHNUNGSERSTELLUNG
Obwohl der Gesetzgeber den Unternehmen hinsichtlich der
digitalen Rechnungserstellung Übergangsfristen bis Ende
2026 beziehungsweise – bei einem Umsatz von weniger als
800 000 Euro – bis Ende 2027 einräumt, ist es ratsam, zeitnah
zu handeln. Denn viele Unternehmen könnten bereits vor Ab-
lauf der Übergangsfristen im Rahmen ihrer Lieferketten zum
Versand von E-Rechnungen verpflichtet sein. Daher empfiehlt
es sich, die Rechnungserstellung schnellstmöglich auf ein
maschinenlesbares XML-Datenformat wie XRechnung oder
ZUGFeRD umzustellen. Die Warenwirtschaftslösung von HS
ermöglicht bereits seit geraumer Zeit die Erstellung von Rech-
nungsdaten in den erforderlichen Formaten.
DIGITALE ÜBERMITTLUNG VON E-RECHNUNGEN
Zukünftig müssen Unternehmen ihre Rechnungen in elektro-
nischer Form an Geschäftspartner übermitteln. Hierfür stehen
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, wie die Übertra-
gung per E-Mail mit der E-Rechnung im Anhang oder die Nut-
zung von Webportalen (z. B. für Rechnungen an öentliche
Auftraggeber). Daher ist es für Unternehmen entscheidend,
entsprechende Lösungen zur Datenübertragung und Anbin-
dung an die Systeme ihrer Kunden und Lieferanten zu haben.
Die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung bie-
tet beispielsweise die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt aus
der Anwendung heraus per E-Mail zu versenden. So können
Unternehmen den elektronischen Rechnungsversand nahtlos
in ihre Abläufe integrieren.
INTEGRIERTE GESAMTLÖSUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert bei vielen Unter-
nehmen Anpassungen ihrer IT-Infrastruktur. Um die gesetz-
lichen Fristen einzuhalten, empfiehlt es sich, jetzt die be-
trieb lichen Gegebenheiten zu überprüfen und – sofern erfor-
derlich – die entsprechende technische Ausstattung zu imple-
mentieren. Dabei sollten Unternehmen auf bewährte Produkte
und einen erfahrenen Anbieter setzen. Ideal ist eine integrierte
Gesamtlösung, bei der – wie bei den HS Programmen – alle
Prozessschritte von der Rechnungserstellung und -übermitt-
lung über die Rechnungseingangsverarbeitung bis hin zur
Archivierung ineinandergreifen. Nur so sind eziente digita-
le Rechnungsprozesse gewährleistet.
LÖSUNGEN & TRENDS WIE UNTERNEHMEN DIE E-RECHNUNGSPFLICHT EFFIZIENT ERFÜLLEN KÖNNEN
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Dokumentenmanagementsystems (DMS) können Unterneh-
men die Vorgaben der GoBD erfüllen. Das System legt alle Da-
ten zentral ab, protokolliert Änderungen und legt zur Nach-
vollziehbarkeit automatisch Versionsstände an. Dank einer
Suchfunktion sind alle Rechnungen jederzeit schnell aund-
bar. Zudem unterstützt die nahtlose Integration des DMS in
die Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssoftware ezi-
ente Arbeitsabläufe, inklusive mobiler und standortunabhän-
giger Zugrismöglichkeiten – selbst von unterwegs oder aus
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20 HS UPDATE
LÖSUNGEN & TRENDS NACHWEISGESETZ: DER DIGITALE ARBEITSVERTRAG KOMMT
WELCHEM ZWECK DIENT DAS
NACHWEISGESETZ?
Das Nachweisgesetz zielt darauf ab,
Arbeitnehmer transparent über die
wesentlichen Inhalte ihres Arbeitsver-
hältnisses zu informieren. Arbeitgeber
müssen beispielsweise über das Arbeits-
entgelt, Überstundenregelungen und
Vertragsänderungen informieren, ent-
weder beim Abschluss des Arbeitsver-
trags oder auf Nachfrage des Arbeitneh-
mers.
WAS HAT SICH DURCH DIE
GESETZESNOVELLE IM AUGUST
2022 GEÄNDERT?
Die Novelle hat die Informationspflich-
ten für Arbeitgeber angepasst und die
Fristen für die Vorlage von Vertragsin-
formationen verkürzt. Zusätzlich müssen
Arbeitgeber nun Änderungen der Ver-
tragsbedingungen schriftlich mitteilen,
und zwar spätestens zum Inkrafttreten
der Änderung. Bei vorsätzlichen Verstö-
ßen droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld.
ÜBER WELCHE VERTRAGS INHALTE
MÜSSEN ARBEITGEBER EINEN
NACHWEIS FÜHREN?
Das Nachweisgesetz regelt in § 2 aus-
führlich, über welche „wesentlichen
Vertragsinhalte“ der Arbeitgeber seine
Beschäftigten informieren muss. Hierzu
zählen neben Namen und Anschriften
der Vertragsparteien auch Angaben zu
den Kündigungsmodalitäten oder zur
Art, Fälligkeit und Höhe der Gehaltsbe-
standteile.
IN WELCHER FORM MÜSSEN
DIE NACHWEISE GEFÜHRT
WERDEN?
Bis zum Frühjahr 2024 waren Papier-
dokumente mit den Unterschriften bei-
der Vertragsparteien erforderlich. Nun
genügt ein elektronisches Dokument,
NACHWEISGESETZ: DER DIGITALE
ARBEITSVERTRAG KOMMT
Das deutsche Nachweisgesetz (NachweisG) verpichtet Arbeitgeber dazu,
die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags schriftlich festzu-
halten und den künftigen Beschäftigten unterschrieben auszuhändigen.
Bald soll dies auch unkompliziert per E-Mail möglich sein. Im Folgenden
beantworten wir häuge Fragen zum Nachweisgesetz.
© ilkercelik – iStockphoto.com
HS UPDATE 21
bedingungen in einem gesonderten In-
formationsblatt aufzunehmen. In beiden
Fällen genügt künftig die elektronische
Form, zum Beispiel ein PDF.
WELCHE FRISTEN MÜSSEN ARBEIT-
GEBER EINHALTEN?
Bei Arbeitsverhältnissen, die nach dem
1. August 2022 aufgenommen wurden,
hat der Beschäftigte für einige Vertrags-
inhalte zum Zeitpunkt des Vertrags-
schlusses, spätestens am ersten Arbeits-
tag einen Informationsanspruch. Für
andere Angaben hat der Arbeitgeber
sieben Kalendertage Zeit. Arbeitnehmer,
deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem
1. August 2022 bestand, haben erst dann
einen Informationsanspruch, wenn sie
diesen geltend machen. Dann hat der
Arbeitgeber sieben Tage Zeit, die Infor-
mationen vorzulegen. Über Änderun-
gen der wesentlichen Vertragsbedin-
LÖSUNGEN & TRENDS NACHWEISGESETZ: DER DIGITALE ARBEITSVERTRAG KOMMT
Das Nachweisgesetz verlangt, dass Arbeitgeber
ihre Beschäftigten über die wesentlichen arbeits-
vertraglichen Bedingungen informieren. Unterneh-
men, die eine digitale Personalakte einsetzen, haben
hier klare Vorteile.
EFFIZIENTE VERWALTUNG ALLER RELEVANTEN
INFORMATIONEN
Eine digitale Personalakte ermöglicht die zentrale
Speicherung aller vertraglichen Informationen und eine
schnelle Abrufbarkeit. Vertragsänderungen lassen sich
leicht nachvollziehen und den Mitarbeitern mitteilen.
EINFACHE BEREITSTELLUNG FÜR MITARBEITER
Relevante Vertragsinformationen können den Be-
schäftigten jederzeit digital zur Verfügung gestellt
und auf Wunsch ausgedruckt werden.
RECHTSSICHERE DOKUMENTATION
Die digitale Personalakte dokumentiert alle Vertrags-
unterlagen und Änderungen. Auf diese Weise lässt
sich lückenlos nachvollziehen, wann welche Informa-
tionen an die Mitarbeiter übermittelt wurden. Buß-
gelder wegen Verstößen gegen das Nachweisgesetz
können so vermieden werden.
MIT DER DIGITALEN PERSONALAKTE DIE
INFORMATIONSPFLICHTEN EFFIZIENT ERFÜLLEN
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personalmanagement/digitale-
personalakte
das dauerhaft gespeichert ist und auf
Wunsch des Beschäftigten ausgedruckt
werden kann.
WIE KÖNNEN ARBEITGEBER DIE
NACHWEISPFLICHTEN UMSETZEN?
Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten
zur Erfüllung der Nachweispflichten: Bei
statischen Arbeitsverhältnissen können
die wesentlichen Vertragsbedingungen
in den Arbeitsvertrag aufgenommen
werden. Für Arbeitsverhältnisse mit häu-
figen Änderungen oder wandelnden
Konditionen bietet es sich an, die Arbeits-
gungen muss der Arbeitgeber spätestens
zum Zeitpunkt des Inkrafttretens infor-
mieren.
WELCHE KONSEQUENZEN DROHEN
BEI VERSTÖSSEN GEGEN DAS NACH-
WEISGESETZ?
Bei Verstößen gegen das Nachweisge-
setz droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld
von bis zu 2 000 Euro pro Verstoß. Aller-
dings wird ein Bußgeld nur bei vorsätzli-
chen Verstößen verhängt. Dennoch soll-
ten Arbeitgeber die Vorgaben ernst
nehmen, da Verstöße beispielsweise im
Rahmen einer Betriebsprüfung aufge-
deckt werden können. Zudem stellt
es einen Nachteil im Wettbewerb um
qua lifizierte Arbeitskräfte dar, wenn
ein Arbeitgeber die gesetzlich geforder-
ten Informationen über die wesentli-
chen Vertragsbedingungen nicht be-
reitstellt.
22 HS UPDATE
LÖSUNGEN & TRENDS WACHSTUMSCHANCENGESETZ: WAS SICH IN DER ENTGELTABRECHNUNG ÄNDERT
Die steuerlichen Änderungen im Wachstumschancengesetz
erfordern eine Anpassung des Programmablaufplans für
die Lohnsteuerberechnung. Diese Neuerungen beeinflussen
die Entgeltabrechnung und müssen entsprechend beachtet
werden.
ALTERSENTLASTUNGSBETRAG
Rückwirkend ab 2023 wird der Altersentlastungsbetrag ge-
mäß § 24a Satz 5 EStG langsamer erhöht, und zwar jährlich um
0,4 Prozent im Vergleich zu bisherigen 0,8 Prozent. Gleichzei-
tig wird der Höchstbetrag ab 2023 jährlich um 19 Euro anstel-
le der bisherigen 38 Euro reduziert. Eine Einbeziehung dieser
Änderung in die Lohnsteuerberechnung erfolgt erst ab 2025.
BESTEUERUNGSANTEIL DER RENTEN
Ab 2023 erhöht sich der Besteuerungsanteil für neue Renten-
eintrittsjahrgänge pro Jahr nur noch um 0,5 Prozent, im Ge-
gensatz zu bisherigen 1,0 Prozent. Das bedeutet, dass für die
Kohorte des Jahres 2023 der maßgebliche Besteuerungsanteil
nur noch 82,5 Prozent beträgt, im Vergleich zu bisherigen
83 Prozent. Diese Anpassung wird schrittweise umgesetzt, bis
für den Renteneintrittsjahrgang 2058 ein Besteuerungsanteil
von 100 Prozent erreicht ist.
VERSORGUNGSFREIBETRAG FÜR PENSIONEN
UND BETRIEBSRENTEN
Ab 2023 wird der Prozentsatz für die Berechnung des Ver-
sorgungsfreibetrags schrittweise um 0,4 Prozentpunkte re-
duziert. Bisher lag er bei 0,8 Prozent. Dadurch reduziert
sich der Höchstbetrag entsprechend um 30 Euro und der Zu-
schlag zum Versorgungsfreibetrag um neun Euro pro Jahr.
FÜNFTELREGELUNG
Die Anwendung der Fünftelregelung bei der Lohnsteuerbe-
rechnung für den Arbeitgeber entfällt, bleibt jedoch weiterhin
für den Steuerpflichtigen im Rahmen der Einkommensteuerer-
klärung möglich. Diese Änderung ist erstmals für den Veran-
lagungszeitraum 2025 anzuwenden. Im ursprünglichen Geset-
zesentwurf war sie bereits für das Jahr 2024 geplant.
BEITRÄGE FÜR GRUPPENUNFALL-
VERSICHERUNG
Ab dem Beginn des Lohnsteuerabzugs im
Jahr 2024 können Arbeitgeber die Beiträge für
eine Gruppenunfallversicherung pauschal mit
20 Pro zent versteuern, ohne dass die steuer-
liche Durchschnittsgrenze von 100 Euro (ohne
Versicherungssteuer) im Kalenderjahr über-
schritten werden muss. Diese Grenze entfällt,
sodass die Beiträge künftig unabhängig
von ihrer Höhe pauschal versteuert werden
können.
PAUSCHALE FÜR BERUFSKRAFTFAHRER
Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine
ihres Lkw übernachten, können neben der
Verpflegungspauschale auch eine Pauschale
für Übernachtungen in der Lkw-Schlafkabine
steuerlich geltend machen. Diese Pauschale
wird rückwirkend zum 1. Januar 2024 von acht
auf neun Euro pro Nacht erhöht.
PRIVATNUTZUNG VON ELEKTROAUTOS
Anders als im Entwurf des Wachstumschan-
cengesetzes ursprünglich geplant, wurde die
Preisgrenze für die steuerliche Begünstigung
der Privatnutzung von Elektroautos lediglich von 60 000 auf
70 000 Euro angehoben. Bei der Anwendung der 1-Prozent-
Regelung, auch bekannt als Pauschalwertmethode, wird dann
nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis)
angesetzt. Diese Regelung gilt für alle Elektro-Firmenwagen,
die nach dem 31. Dezember 2023 angeschat wurden.
Die Förderung von Hybridfahrzeugen (Halbierung der Bemes-
sungsgrundlage) ist zurzeit nur bei Fahrzeugen mit einer elek-
trischen Reichweite ab 60 Kilometern möglich. Ab dem 1. Ja-
nuar 2025 müssen Fahrzeuge mindestens über eine Reichweite
von 80 Kilometern verfügen, um in den Genuss der Förderung
zu kommen.
Seit April dieses Jahres ist das Wachstumschancengesetz in Kraft. Dies bringt verschiedene
neue Regelungen mit sich, die Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung berücksichtigen müssen.
Hier ist eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen.
WACHSTUMSCHANCENGESETZ: WAS SICH
IN DER ENTGELTABRECHNUNG ÄNDERT
HS UPDATE 23
LÖSUNGEN & TRENDS WACHSTUMSCHANCENGESETZ: WAS SICH IN DER ENTGELTABRECHNUNG ÄNDERT
VERPFLEGUNGSPAUSCHALEN
Die geplante Erhöhung der Verpflegungspauschalen für Dienst-
reisen ist vom Tisch. Somit bleiben auch im Jahr 2024 die bishe-
rigen Pauschalen von 14 bzw. 28 Euro für berufliche oder
betriebliche Auswärtstätigkeiten im Inland bestehen. Diese
Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.
FREIBETRAG FÜR BETRIEBS-
VERANSTALTUNGEN
Ebenfalls verworfen wurde eine Erhöhung des Freibetrags für
Betriebsveranstaltungen. Das bedeutet: Für Zuwendungen
des Arbeitgebers an Beschäftigte und ihre Begleitpersonen
im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gilt weiterhin ein
steuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung und
Teilnehmer.
GRENZE FÜR GERINGWERTIGE WIRTSCHAFTSGÜTER
Die Regelung zur Sofortabschreibung von geringwertigen
Wirtschaftsgütern bleibt unverändert: Güter mit einem
Netto wert von bis zu 800 Euro können sofort abgeschrie -
ben werden. Ursprünglich plante die Bundesregierung,
diese Grenze mit dem Wachstumschancengesetz auf 1 000
Euro anzuheben, jedoch wurde diese Anhebung nicht umge-
setzt.
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24 HS UPDATE
LÖSUNGEN & TRENDS QUALIFIZIERUNGSGELD: NEUES FÖRDERANGEBOT FÜR BERUFLICHE WEITERBILDUNG
QUALIFIZIERUNGSGELD:
NEUES FÖRDERANGEBOT FÜR
BERUFLICHE WEITERBILDUNG
Die Arbeitswelt bendet sich im Wandel. Um sicherzustellen, dass
Arbeitsplätze trotz der Digitalisierung oder Energiewende erhalten
und die Beschäftigten fachlich kompetent bleiben, gibt es seit
April 2024 das Qualizierungsgeld. Wir beantworten die wichtigs-
ten Fragen zu dieser neuen Weiterbildungsförderung.
© Robert Kneschke – stock.adobe.com
HS UPDATE 25
LÖSUNGEN & TRENDS QUALIFIZIERUNGSGELD: NEUES FÖRDERANGEBOT FÜR BERUFLICHE WEITERBILDUNG
Die wachsende Verbreitung neuer Technologien im Kontext
der Energiewende und der vermehrte Einsatz digitaler
Lösungen, einschließlich künstlicher Intelligenz (KI), stellen
Unternehmen vor neue Herausforderungen. Nicht alle Be-
schäftigten verfügen über die notwendigen Fachkenntnisse,
um diesen Wandel zu bewältigen. Zur Vermeidung von Ar-
beitsplatzverlusten wurde im April das Qualifizierungsgeld
eingeführt, ein neues Angebot zur Förderung der beruflichen
Weiterbildung.
WER HAT ANSPRUCH AUF QUALIFIZIERUNGSGELD?
Das Qualifizierungsgeld richtet sich an Beschäftigte, deren Ar-
beitsplatz durch den Strukturwandel gefährdet ist, bei denen
eine Weiterbildung jedoch die Fortbeschäftigung im selben
Unternehmen ermöglichen kann. So beschreibt es die Bundes-
agentur für Arbeit (BA). Sie ist für die Beantragung und Auszah-
lung der neuen Förderung zuständig.
WIE HOCH IST DAS QUALIFIZIERUNGSGELD?
Beim Qualifizierungsgeld handelt es sich um eine Entgelter-
satzleistung. Es beträgt 60 Prozent und bei Beschäftigten mit
mindestens einem Kind 67 Prozent des Nettoentgelts, das
durch die Weiterbildung entfällt. Arbeitgeber können den Be-
trag aufstocken. Zudem tragen sie die Kosten der Weiterbil-
dung. Weitere Informationen sind auf der BA-Website erhält-
lich. Die Behörde weist darauf hin, dass zur Berechnung des
Qualifizierungsgelds die Tabellen zur Berechnung des Kurzar-
beitergelds zu verwenden sind.
WELCHE VORAUSSETZUNGEN MÜSSEN ERFÜLLT SEIN?
Das Qualifizierungsgeld steht grundsätzlich Unternehmen
jeder Größe und Beschäftigten unabhängig von Alter und
bisheriger Qualifikation oen. Eine entscheidende Vorausset-
zung für die Förderung ist jedoch, dass der strukturwandel-
bedingte Qualifizierungsbedarf einen signifikanten Anteil der
Belegschaft betrit: Bei Unternehmen mit weniger als 250
Beschäftigten beträgt dieser Anteil zehn Prozent, bei Unter-
nehmen mit mehr als 250 Beschäftigten 20 Prozent. Der Qua-
lifizierungsbedarf muss entweder in einer betriebsbezogenen
Regelung oder einem Tarifvertrag dokumentiert sein. Alter-
nativ kann eine solche Vereinbarung auch in einer formlosen
schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeit-
nehmer festgehalten werden. Unternehmen mit weniger als
zehn Beschäftigten benötigen lediglich eine schriftliche Erklä-
rung des Betriebs.
WEITERE VORAUSSETZUNGEN FÜR EINEN BEZUG
VON QUALIFIZIERUNGSGELD:
■ Die berufliche Weiterbildung umfasst mehr als 120 Stun-
den. Man muss diese aber nicht am Stück absolvieren.
Die Qualifizierung kann in Vollzeit, Teilzeit oder berufs-
begleitend stattfinden.
■ Die Beschäftigten müssen der Weiterbildung zustimmen.
■ Der Bildungsträger muss für die Förderung nach AZAV
zugelassen sein.
■ Die Weiterbildung muss laut Bundesagentur Kenntnisse
und Fähigkeiten vermitteln, die „über eine ausschließ-
lich arbeitsplatzbezogene, kurzfristige Anpassungsfort-
bildung hinausgehen“. Eine Schulung auf einer betriebs-
spezifischen Software ist also beispielsweise nicht
förderfähig.
WO IST DAS QUALIFIZIERUNGSGELD ZU BEANTRAGEN?
Der Arbeitgeber muss das Qualifizierungsgeld schriftlich bei
der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Dies kann online er-
folgen (siehe Link unten) und sollte spätestens drei Monate vor
Beginn der beruflichen Weiterbildung geschehen. Für jede
Weiterbildung ist ein separater Antrag erforderlich. Nehmen
mehrere Beschäftigte an derselben Weiterbildung (bei identi-
schem Bildungsträger, Inhalt und Zeitraum) teil, genügt ein
gemeinsamer Antrag.
www.arbeitsagentur.de/unternehmen/nanziell/foerderung-
von-weiterbildung/qualizierungsgeld
26 HS UPDATE
PRAXIS OPTIMIERUNG DER PROZESSE IM RECHNUNGSWESEN DURCH DIGITALISIERUNG
„Technik von Unterwasser bis Weltall“ –
dieses Versprechen lockt jährlich rund
eine Million Besucher in die Technik Muse-
en Sinsheim und Speyer. Spannend bleibt
das Programm durch eine stetig wach-
sende Vielfalt an Exponaten, regelmäßige
Sonderausstellungen und zahlreiche Events
wie Fahrzeugtreen und Familientage. Zu-
sätzlich bietet das IMAX-Großformat-3D-
Kino das „schärfste Kino der Welt“ mit
Hollywood-Blockbustern und faszinieren-
den Dokumentationen. Das kulinarische
Angebot umfasst ein Restaurant, ein Bistro
und ein 4-Sterne-Hotel auf dem Museums-
gelände, das für private Feiern und größere
Firmenveranstaltungen mit Catering und
Rahmenprogramm gebucht werden kann.
Während der Hauptsaison arbeiten bis zu
450 Personen im Museum und in der Gas-
tronomie. Getragen wird all dies vom ge-
meinnützigen Verein „Auto + Technik Mu-
seum Sinsheim e. V.“, dem weltweit über
5 000 Mitglieder angehören. Die Finanzie-
rung erfolgt ausschließlich über Eintritts-
gelder, Spenden und regelmäßige Beiträge
der Vereinsmitglieder, wobei alle Über-
schüsse zur Erhaltung und zum Ausbau der
Museen verwendet werden.
VEREIN UND GMBH UNTER EINEN HUT
BRINGEN
Für die wirtschaftliche Planung, finanzielle
Abwicklung sowie das gesamte Eventma-
nagement inklusive Gastronomie, Catering
und Hotelservice ist die Speyerer Veranstal-
tungs- und Messe GmbH, kurz: SVM, ver-
antwortlich. Die SVM und der Verein sind
zwei eigenständige Unternehmen, die in
der Buchführung getrennt werden müssen,
jedoch im Controlling wieder zusammen-
geführt werden. Daher erfordert die Ver-
waltung beider Organisationen eine eigen-
ständige Herangehensweise. Dies kann
mitunter eine Herausforderung sein, wie
Sonja Walter, Leiterin des Rechnungswesens
26 HS UPDATE
WIE DIE SVM DIE PROZESSE
IM RECHNUNGSWESEN
DURCH DIGITALISIERUNG
OPTIMIERT HAT
Die Technik Museen Sinsheim und Speyer sind Orte technischer Faszination
und gleichzeitig ein Beispiel dafür, wie wirtschaftliche Efzienz im kulturell
gemeinnützigen Bereich über viele Jahre aufrechterhalten werden kann.
Um sicherzustellen, dass auch im Rechnungswesen alle Prozesse reibungslos
funktionieren, setzen die Verantwortlichen der Speyerer Veranstaltungs-
und Messe GmbH (SVM) konsequent auf Digitalisierung. Dabei erhalten sie
Unterstützung von HS - Hamburger Software und deren Partner Bechtle in
Neckarsulm.
MEHR ALS NUR EIN KUNDE
HS - Hamburger Software sorgt
bei uns für durchgängige Workows in der
Rech nungseingangsverarbeitung. Auf
zweiter Ebene protieren wir von schlüssel-
fertigen Daten für ein vorausschauendes
Controlling.
Sonja Walter
CFO Assistant
Speyerer Veranstaltungs- und Messe GmbH
Fotos: SVM – Speyerer Veranstaltungs- und Messe GmbH
HS UPDATE 27
PRAXIS OPTIMIERUNG DER PROZESSE IM RECHNUNGSWESEN DURCH DIGITALISIERUNG
bei der SVM, erklärt: „Wir verarbeiten ein
sehr hohes Belegaufkommen, mit mehreren
tausend Rechnungen pro Jahr und zahlrei-
chen Kostenstellen, auf die wir buchen
müssen.“ Die gelernte Bürokaurau und
Wirtschaftsfachwirtin betont: „Besonders
bei Monats- oder Jahresabschlüssen kann
es schnell kompliziert werden. Um manuel-
le Fehler weitestgehend zu vermeiden,
haben wir unser Rechnungswesen schon
vor Jahren mit HS - Hamburger Software
digitalisiert.“
DIGITALE WORKFLOWS IM
RECHNUNGSEINGANG
Sonja Walter, die selbst im Jahr 2001 zu den
Museen stieß, schätzt, dass die Rechnungs-
wesen-Software von HS bereits seit rund 30
Jahren im Einsatz ist. In jüngerer Zeit wurde
die Lösung entscheidend erweitert durch
die Integration von HS Dokumentenmanage-
ment (DMS) und der automatisierten Rech-
nungseingangsverarbeitung (REV). „Die
Software ist über die Jahre mit uns gewach-
sen, und bei jedem neuen Projekt und jedem
weiteren Schritt nach vorn konnten wir
uns auf die Fachleute von HS und Bechtle
verlassen.“
Die zuständige Projektleiterin Marina
Schmidt, Senior Consultant bei der Bechtle
GmbH & Co. KG, skizziert einige Meilen-
steine der Zusammenarbeit: „Die SVM ist
ein langjähriger Kunde, der den Sprung
von einer Einzelplatzlösung außerhalb des
Firmennetzwerks über ein kleines eigenes
Netzwerk bis hin zur Integration von DMS
und REV in das Unternehmensnetzwerk ge-
schat hat. Zusätzlich konnten wir im Laufe
der Zeit weitere Unternehmensstandorte
einbinden und Schnittstellen zu anderen
wichtigen Anwendungen wie der Hotel-
software schaen.“
Es ist wichtig, dass alle
Mitar beitenden in den Fachbereichen
von Anfang an eingebunden werden.
So wird die Lösung akzeptiert,
der Nutzen erkannt und aktiv gelebt.
Marina Schmidt
Senior Consultant
Bechtle GmbH & Co. KG
Mittlerweile haben wir so
gut wie alles digital vorliegen
und können beispielsweise auch
aus dem Homeofce darauf
zugreifen.
Sonja Walter
Foto: Matt Stark
28 HS UPDATE
PRAXIS OPTIMIERUNG DER PROZESSE IM RECHNUNGSWESEN DURCH DIGITALISIERUNG
Die Mitarbeitenden in der
Finanzbuchhaltung von
SVM sind mittlerweile wahre
Pros im Umgang mit den
Lösungen von HS
Breites Spektrum an Exponaten mit zahlreichen
Highlights für Technikfans
Unser Ziel ist es,
vollständig auf Papier zu
verzichten und nichts
mehr manuell erfassen
zu müssen.
Sonja Walter
Das jüngste Projekt war die Einführung der
REV, um eine abteilungsübergreifende Digi-
talisierung zu erreichen. Sonja Walter erin-
nert sich: „Bis dahin war der gesamte Ablauf
wenig transparent. Jede Abteilung und jede
Verkaufsstelle handelte praktisch isoliert. Es
gab noch die guten alten Postkörbe und
einige speicherten die digital eingehenden
Rechnungen in ihren eigenen Ordnern ab,
sodass manche Daten doppelt vorhanden
waren.“ Die Idee war deshalb, einen zent-
ralen Speicherort für die Belege einzurich-
ten. Dazu sollte ein einheitlicher Workflow
geschaen werden, auf den die Beteiligten
im Freigabeprozess dezentral zugreifen
können. Die Verantwortung für die Rech-
nungserfassung und -freigabe sollte so
wieder komplett in die Hände der Finanz-
buchhaltung gelegt werden. „Unser Ziel
ist es, vollständig auf Papier zu verzichten
und nichts mehr manuell erfassen zu müs-
sen“, betont Sonja Walter. „Frau Schmidt
von Bechtle hat uns dann die Vorteile der
digitalen Rechnungseingangsverarbeitung
nähergebracht.“
Innerhalb von drei Monaten wurde das
REV-Projekt erfolgreich umgesetzt. Zuvor
hatte die Expertin von Bechtle bereits das
DMS installiert, das jedoch zunächst noch
nicht intensiv genutzt wurde. Erst durch
den neuen Workflow hat das DMS seine
wahre Relevanz erhalten, da nun sämtliche
Belege digital ins System gelangen und so
auch automatisch archiviert werden. Sonja
Walter erklärt: „Es hat uns selbst überrascht,
dass wir das Projekt so rasch umsetzen
konnten. Dass alles so gut funktionierte, lag
sicherlich an der umfassenden Beratung
durch Frau Schmidt, anderseits aber auch
an meinen vier Kolleginnen und Kollegen
in der Finanzbuchhaltung, die mittlerweile
echte Profis im Umgang mit den HS Anwen-
dungen sind und sich bei den einzelnen
Etappen sehr gut einbringen konnten.“
Auch Bechtle-Fachfrau Marina Schmidt erin-
nert sich gern an das Projekt: „Da war von
Anfang an eine sehr gute Zusammenarbeit.
Jeder konnte sich auf den anderen verlassen
und so macht die gemeinsame Umsetzung
dann auch Spaß.“ Anderen, die vor einem
ähnlichen Projekt stehen, gibt sie den Rat:
„Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden in
den Fachbereichen von Anfang an einge-
bunden werden. So wird die Lösung akzep-
tiert, der Nutzen erkannt und aktiv gelebt.“
VON DER FREIGABE ÜBER DIE
BUCHUNG BIS ZUR ARCHIVIERUNG
Heute durchlaufen eingehende Rechnun-
gen bei der SVM folgenden Prozess: Die
wenigen Papierbelege werden sofort nach
Eingang gescannt und gelangen zusam-
men mit den digitalen Belegen in den
Rechnungseingangs-Workflow. „Die meis-
ten Lieferanten sind erleichtert, dass sie uns
keine Papierbelege mehr schicken müssen“,
sagt Sonja Walter. Der digitale Workflow
übernimmt automatisch die Eingangsprü-
fung, basierend auf den zuvor von den
Fachabteilungen hinterlegten Buchungs-
Fotos: SVM – Speyerer Veranstaltungs- und Messe GmbH
HS UPDATE 29
PRAXIS OPTIMIERUNG DER PROZESSE IM RECHNUNGSWESEN DURCH DIGITALISIERUNG
Dank des DMS
konnten wir viele
separate Speicherorte
mit doppelter Daten-
vorhaltung auösen.
Sonja Walter
texten. Dadurch kann die Kontierung be-
reits zu diesem Zeitpunkt beginnen. Freizu-
gebende Belege werden zunächst von den
Abteilungsleitungen abgezeichnet und von
der Geschäftsleitung zahlungsmäßig ge-
nehmigt, bevor sie wieder zur Finanzbuch-
haltung gelangen. Der zentrale Speicherort
für diese und alle anderen Dokumente ist
das DMS. Hier werden neben Rechnun-
gen auch Lieferscheine und Verträge aufbe-
wahrt. Jede Änderung an den Belegen lässt
sich leicht nachvollziehen, wodurch Rück-
fragen aus den Abteilungen schnell beant-
wortet werden können. „Dank des DMS
konnten wir viele separate Speicherorte mit
doppelter Datenvorhaltung auflösen. Mitt-
lerweile haben wir so gut wie alles digital
vorliegen und können beispielsweise auch
aus dem Homeoce darauf zugreifen – wir
wollen uns eigentlich gar nicht mehr vor-
stellen, dass es jemals anders war.“
MEHR ZEIT FÜRS CONTROLLING
Mittlerweile werden etwa 90 Prozent der
Rechnungen bei SVM automatisiert verar-
beitet. Das System lernt schnell hinzu, und
durch stetige Optimierungen glaubt Sonja
Walter, irgendwann auch die 99-Prozent-
Marke erreichen zu können. „Das Gute da-
ran ist: So haben wir auch mehr Zeit für unser
Controlling.“ Eigene Kennzahlen zu entwi-
ckeln und vorausschauend zu wirtschaften
sei gerade in den letzten Jahren immer
wichtiger geworden. „Insbesondere die
Veranstaltungsbranche hatte ja mit einigen
Krisen zu kämpfen“, gibt Sonja Walter zu
bedenken. „Wir haben zwar schon immer
gut kalkuliert, aber die von uns eingesetzte
Controlling-Software gibt uns jetzt noch-
mals andere Möglichkeiten an die Hand.“
Über eine Schnittstelle versorgt die HS Fi-
nanzbuchhaltung jetzt die eingesetzte
Controlling-Software FairPlanner mit aktu-
ellen Zahlen. Die Abrechnungen der Abtei-
lungen werden dabei auf Tastendruck
importiert. Früher musste dies mühsam mit
den einzelnen Abteilungen monatlich ab-
gestimmt werden. „Da wir in der HS Soft-
ware mit Kostenstellen arbeiten, können wir
in der Auswertung exakt analysieren, wie
unsere Abteilungen gewirtschaftet haben“,
erklärt Sonja Walter. Besonders hilfreich sei
die Filterfunktion, die es ermögliche, nur
Buchungen für spezifische Veranstaltungen,
wie beispielsweise eine Sonderausstellung,
anzuzeigen. Sie fügt hinzu: „Es macht mitt-
lerweile richtig Spaß, eigene Kennzahlen
für das Controlling zu entwickeln. Durch
das reibungslose Zusammenspiel beider
Lösungen genießen wir eine deutlich ver-
besserte Planungssicherheit, sodass wir bei
wirtschaftlichen Schwankungen rechtzeitig
gegensteuern können.“
VON KUNDEN ZU PARTNERN
Die Zusammenarbeit mit Bechtle und
HS - Hamburger Software ist jedoch keines-
wegs abgeschlossen. Man steht weiterhin
aktiv im Austausch mit Marina Schmidt und
mit Annett Rosenbaum, der Produktmana-
gerin bei HS - Hamburger Software. Sonja
Walter betont abschließend: „Frau Schmidt
von Bechtle hat uns über die Jahre großartig
unterstützt. Daraus hat sich eine besondere
Wertschätzung entwickelt. An dieser Stelle
möchte ich auch Frau Rosenbaum danken,
die uns von Seiten der Hamburger Software
sogar in den Entwicklungsprozess einbe-
zogen hat. Als Kunden in diese Prozesse
miteinbezogen zu werden, empfanden wir
als äußerst spannend. Es bestätigt, dass wir
als Kunden für sie nicht nur eine beliebige
Nummer im System sind.“
speyer.technik-museum.de
Planen auch Sie, Geschäftsprozesse
zu digitalisieren? Mailen Sie uns!
vertrieb@hamburger-software.de
Gehört ebenfalls zum Angebot: Fahrzeugtreffen sowie
Catering für Privatfeiern und Firmenveranstaltungen
30 HS UPDATE
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HS INSIGHT 11 TIPPS FÜR DIE IT-SICHERHEIT
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In der modernen Arbeitswelt ist die IT von zentraler Bedeutung.
Daher ist es für Unternehmen besonders wichtig, ihre IT-Systeme und
Daten zu schützen. Im Folgenden nden Sie einige grundlegende
Empfehlungen, die zu einer höheren Sicherheit beitragen.
WIE SIE IHR UNTERNEHMEN
GEGEN CYBERANGRIFFE
SCHÜTZEN KÖNNEN
SICH INFORMIEREN
Halten Sie sich kontinuierlich über aktuelle IT-Sicherheits-
themen wie Sicherheitslücken, Hacks oder ähnliche Vor-
fälle auf dem Laufenden. Nutzen Sie dazu beispielsweise
das „Sicherheitsbarometer“ von „Deutschland sicher im
Netz“, kurz: DSIN ( www.sicher-im-netz.de/sicherheitsbaro-
meter). Prüfen Sie, ob Handlungsbedarf besteht, und wer-
den Sie aktiv.
UPDATES DURCHFÜHREN
Halten Sie Ihre IT-Systeme stets auf dem neuesten Stand,
da viele Updates Sicherheitslücken schließen. Aktivieren Sie
automatische Updates, wenn möglich.
ANTIVIRENSOFTWARE
Verwenden Sie eine Antivirensoftware, aber auch wirklich nur
eine. Die Installation von zwei oder mehr Programmen kann
nämlich zu negativen Interferenzen führen und im schlimms-
ten Fall einen Systemstillstand verursachen.
AUGEN AUF IM INTERNET
Seien Sie beim Surfen im Internet wachsam. Achten Sie auf eine
verschlüsselte Verbindung, erkennbar am grünen Schloss-Sym-
bol und dem Zusatz „https“. Überprüfen Sie auch die Internet-
adresse auf Richtigkeit und Rechtschreibung, um Umleitungen
zu verhindern. Verwenden Sie ausschließlich vertrauenswür-
dige Browsererweiterungen.
11 TIPPS FÜR DIE IT-SICHERHEIT
© NewmanStudio – stock.adobe.com
HS UPDATE 31
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HS INSIGHT 11 TIPPS FÜR DIE IT-SICHERHEIT
DATEN REGELMÄSSIG SICHERN
Sichern Sie Ihre Daten mindestens einmal täglich oder öfter
und verwenden Sie automatisierte Backups. Verschlüsseln Sie
Ihre Datensicherungen und bewahren Sie sie an verschiede-
nen Standorten auf. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie auch
oine auf die Backups zugreifen können, falls Ihr IT-System
durch einen sogenannten Krypto-Trojaner gesperrt wurde.
Entwickeln Sie eine Strategie zur Wiederherstellung wichtiger
Daten und testen Sie diese.
SERVER UND NETZWERKE ABSICHERN
Sichern Sie Server und Netzwerke durch regelmäßige Updates,
starke Passwörter und Beschränkung der Zugrisberechtigun-
gen ab. Verwenden Sie eine Firewall mit geeigneten Schutz-
komponenten.
MOBILE GERÄTE INS SICHERHEITSKONZEPT
EINBEZIEHEN
Um zu verhindern, dass Firmen-Smartphones und -Tablets zum
Einfallstor für Schadsoftware werden, empfiehlt es sich, sichere
Verbindungen ins Firmennetz mittels VPN einzurichten und
öentliche WLAN-Hotspots zu meiden. Nutzen Sie stattdessen
besser das Mobilfunknetz.
Außerdem sollten Anwendungen ausschließlich über den
App-Store bezogen werden, und es ist ratsam, die Berech ti-
gungen der Apps sorgfältig zu überprüfen. Ist beispiels -
weise ein Zugri auf die Kontaktliste durch eine Foto-App
erforderlich?
QUICK-CHECK IT-SICHERHEIT
Lassen Sie die IT-Sicherheit in Ihrem Betrieb von den
Pros der ADVANCED Systemhaus GmbH überprüfen.
Leistungsumfang des Quick-Checks:
■ Schwachstellenanalyse für Active Directory,
Backupverfahren und die aus dem Internet
erreichbaren Systeme
■ Ausführlicher Report und Besprechung der
Analyseergebnisse
Kosten: 499 Euro (zzgl. MwSt.)
Weitere Infos und Bestellung: Schreiben Sie eine E-Mail
unter Angabe Ihrer HS Kundennummer an
hs-aktion-securitycheck@advanced.info
PASSWÖRTER
Verwenden Sie starke Passwörter, die mindestens zwölf
Zeichen lang sind und eine Kombination aus Groß- und Klein-
buchstaben, Ziern und Sonderzeichen enthalten. Vermei-
den Sie Wörter aus dem Wörterbuch oder persönliche Be-
züge. Nutzen Sie für verschiedene Dienste unterschiedliche
Passwörter und verwalten Sie diese am besten mithilfe eines
Passwortmanagers.
ZWEI-FAKTOR-AUTHENTIFIZIERUNG
Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, falls verfüg-
bar, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.
BILDSCHIRMSPERRE VERWENDEN
Sperren Sie die Bildschirme Ihrer Geräte, wenn sie nicht
verwendet werden. So verhindern Sie unbefugten Zugri.
MIT E-MAILS RICHTIG UMGEHEN
Seien Sie vorsichtig beim Umgang mit E-Mails. Überprüfen Sie
Absenderadressen und Inhalte sorgfältig. Seriöse Unterneh-
men, einschließlich Banken, bitten ihre Kunden nie per E-Mail
um die Eingabe vertraulicher Daten. Löschen Sie umgehend
verdächtige Phishing-Mails und önen Sie keine unerwarteten
Dateianhänge, da diese auch Schadsoftware enthalten können.
Vermeiden Sie es außerdem, Links in E-Mails unüberlegt anzu-
klicken. Im Zweifelsfall ist es ratsam, die entsprechende Web-
site manuell über den Browser aufzurufen.
32 HS UPDATE
HS INSIGHT HS PARTNER IM PORTRÄT
HS PARTNER BWSOFT
FEIERT JUBILÄUM
UND BLICKT IN DIE
ZUKUNFT
Seit über vier Jahrzehnten vertrauen kleine und mittlere Unternehmen
auf die betriebswirtschaftlichen Lösungen von HS - Hamburger Software.
Dies ist nicht zuletzt auf kompetente regionale Partner wie die bwSoft
GmbH zurückzuführen. Die IT-Spezialisten aus dem mittelhessischen
Greifenstein beraten Unternehmen, implementieren Lösungen zur Pro-
zessoptimierung auf Basis der HS Anwendungen und betreuen sie
langfristig. Obwohl das Unternehmen erst 25 Jahre alt ist, besteht die
Zusammenarbeit mit HS bereits seit 40 Jahren.
PARTNER DER ERSTEN STUNDE
© Syda Productions – stock.adobe.com
HS UPDATE 33
HS INSIGHT HS PARTNER IM PORTRÄT
Die Geschichte von bwSoft reicht
bis 1979 zurück. In diesem Jahr
gründeten Gerhard Dietermann
und Harald Heuser die dhs GmbH.
Ihr Ziel war es, kleine und mittlere
Unternehmen mit Hardware,
Netzwerken und IT-Dienstleistun-
gen zu unterstützen. Rasch ergab
sich eine Kooperation mit Hees
Bürowelt. Zusätzlich trieb Harald
Heuser die Prozessoptimierung bei
den Kunden durch den Einsatz
betriebswirtschaftlicher Soft ware
voran. „So kamen wir bereits 1984
zu den Anwendungen von HS, die
damals noch als ‚IBM Betriebs-
wirtschaftliche Lösungen‘ vertrie-
ben wurden“, erinnert er sich.
„Und bis heute haben wir es nicht
bereut.“
Im Jahr 1999 wurden die Geschäfte
von dhs und Hees neu geordnet:
Hees übernahm das Systemhausgeschäft, während sich die dhs
GmbH auf die Entwicklung von hochspezialisierten Lösungen für
Bildverarbeitung und -archivierung konzentrierte. Gemeinsam
gründeten sie die bwSoft GmbH, zunächst mit Christian Dieter-
mann als Geschäftsführer. Der Schwerpunkt lag von Anfang an auf
betriebswirtschaftlicher Software und den daraus entstehenden
Lösungen. Die Rolle als HS Partner ging nahtlos auf das neue Unter-
nehmen über und wurde ab 2001 unter der Leitung von Harald
Heuser konsequent ausgebaut. In diesem Jahr feiert bwSoft sein
25-jähriges Jubiläum und die 40-jährige Partnerschaft mit HS.
WEICHENSTELLUNG FÜR DIE ZUKUNFT
Heute betreut bwSoft mehrere hundert Kunden mit dem gesamten
HS Lösungsportfolio für Warenwirtschaft, Finanzen, Personal und
DMS. Dies sind für Harald Heuser auch mehrere hundert Gründe,
die Zukunft des Unternehmens über sein Ausscheiden hinaus
sicherzustellen. Wie gut, dass bei der Einstellung von Michael Lettl
kurz nach der bwSoft-Gründung ein ähnlicher Weitblick bewiesen
wurde wie bei der Entscheidung für HS als Partner.
Michael Lettl erweiterte schnell sein betriebswirtschaftliches Fach-
wissen, insbesondere im Personal- und Finanzbereich. Seit Beginn
begleitet er die Digitalisierung der Verwaltungsbereiche und lei-
tet zahlreiche Digitalisierungsprojekte. Im Jahr 2021 wurde er an
der Seite von Harald Heuser zum Geschäftsführer ernannt und seit
März 2023 ist er alleiniger Geschäftsführer und Gesellschafter der
bwSoft GmbH. Als Führungskraft ist es Lettls Ziel, bwSoft weiter-
hin zukunftssicher aufzustellen
und die Partnerschaft mit HS zu
stärken: „Die Zusammenarbeit
mit HS ist für uns von zentraler
Bedeutung. Gemeinsam schaf-
fen wir durchgängige, digitale
Workflows für unsere Kunden“,
sagt er.
Das bwSoft-Team wird durch
Christian Dietermann verstärkt.
Nach der Gründung von bwSoft
war er bei der dhs GmbH ge-
blieben und hatte dort die Ge-
schäftsführung übernommen.
Nun bringt er seine Expertise
auch bei bwSoft GmbH ein. Hier
ist er verantwortlich für Doku-
mentenmanagement, Support
und Finanzen und engagiert
sich in Digitalisierungsprojekten
und Prozessoptimierung.
VERTRAUENSVOLLE ZUSAMMENARBEIT AUF AUGENHÖHE
Die Grundlage für den Erfolg der Partnerschaft von bwSoft und
HS bildet die vertrauensvolle Zusammenarbeit beider Seiten: Wäh-
rend HS die Weiterentwicklung und den Support der Produkte
verantwortet, bringt bwSoft seine langjährige Beratungs- und Ver-
triebserfahrung sowie die regionale Nähe zu den Kunden ein. So
profitieren die Anwender von praxiserprobten Lösungen und kom-
petenter Beratung vor Ort. „Ich kann mich voll auf das HS Team
verlassen – wie in einer guten Beziehung ist es ein Geben und Neh-
men auf Augenhöhe“, sagt Michael Lettl.
Christian Frick, Leiter des Partnermanagements bei HS ergänzt:
„Wenn zwei Unternehmen seit 40 Jahren zusammenarbeiten, dann
ist das ein Anlass zum Feiern. Aber es ist auch ein Grund, sich bei
den tollen Persönlichkeiten zu bedanken, mit denen wir über die
Jahre viele gute Zeiten erlebt und auch schwierige Situationen
gemeistert haben. Immer auf Augenhöhe, mit gegenseitigem Ver-
ständnis, Respekt und Freude an der Arbeit.“
Durch den Generationenwechsel in der Geschäftsführung und die
Rückkehr von Christian Dietermann ist die langfristige Zukunft der
bwSoft GmbH gesichert. Das Team kombiniert langjährige Erfah-
rung mit der Bereitschaft, neue Impulse zu setzen – eine ideale
Grundlage für eine weiterhin erfolgreiche Partnerschaft mit HS.
www.bwsoft.info
Seit Jahren im Team erfolgreich: Harald Heuser,
Christian Dietermann und Michael Lettl
34 HS UPDATE
SERVICE & SUPPORT
HS - Hamburger Software hat den
Support auf der Website umstruk-
turiert und erweitert. Der neue
Supportbereich verschafft Kunden
einen besseren Überblick und
ermöglicht eine schnellere Lösung
ihrer Anfragen. Nachstehend
nden Sie Antworten auf die häugs-
ten Fragen rund um das erweiterte
Support angebot.
WELCHE NEUEN MÖGLICHKEITEN
BIETET DER HS SUPPORTBEREICH?
Im neuen Self-Service-Portal auf der
HS Website haben Kunden rund um die Uhr
Zugang zu einer Wissensdatenbank mit hilf-
reichen Beiträgen. Nach Anmeldung mit
ihrer persönlichen E-Mail-Adresse können
sie neue Anfragen erstellen und bestehen-
de Support-Tickets verwalten. Das klare De-
sign und die einfache Navigation machen
die Nutzung intuitiv und angenehm. Eine
zentrale Funktion ist die Volltextsuche, die
mithilfe von KI-Technologie empfohlene
Beiträge anbietet. Kunden können Bei-
trägen folgen, Kommentare schreiben,
schnell neue Support-Tickets einreichen
und alle oenen und geschlossenen Tickets
einsehen.
WARUM WURDE DER SUPPORT-
BEREICH VERÄNDERT?
Der neue Supportbereich hebt sich vom bis-
herigen Kundenbereich auf der HS Website
durch das neu eingeführte Self-Service-Por-
tal mit Ticketübersicht und Wissensdaten-
bank sowie eine personalisierte Anmeldung
per E-Mail-Adresse ab. War bisher nur ein
Zugang pro Unternehmen möglich, kann
sich nun jeder Anwender im Portal einen
individuellen Zugang einrichten, um dort
seine Supportanfragen einzusehen und zu
verwalten. Dies trägt zu einer verbesser-
ten Übersichtlichkeit bei. Darüber hinaus
ermöglicht der neue Supportbereich eine
ezientere Bearbeitung von Anfragen, da
die betroenen Anwender direkt angespro-
chen werden können.
IST DER SUPPORT WEITERHIN
TELEFONISCH ERREICHBAR?
Ja, die telefonische Unterstützung wird
auch künftig neben der E-Mail der wichtigs-
te Kommunikationsweg zum Support blei-
ben. Dank des neuen Self-Service-Portals
können die Kunden nun jedoch zusätzlich
in der Wissensdatenbank rund um die Uhr
auf Lösungsbeiträge zugreifen und von dort
Tickets einreichen und bearbeiten. Die neu-
en Funktionen erweitern das Angebot somit
um weitere Kommunikationsmöglichkeiten.
WIE GELANGE ICH IN DEN
SUPPORTBEREICH?
Bestehende Kunden melden sich einfach
mit ihrer bei HS hinterlegten E-Mail-Adres-
se auf der Website an. Neukunden führen
einmalig eine kurze Registrierung durch.
Wie man einen Account erstellt und den
Supportbereich nutzt, wird in zwei kurzen
Videos erklärt.
ERKLÄRVIDEOS
ZUM NEUEN
HS SUPPORTBEREICH
Account-Erstellung für
den HS Supportbereich
Erste Schritte im
HS Supportbereich
NEUER SUPPORTBEREICH BEI HS
DIE TOP-FUNKTIONEN
AUF EINEN BLICK
✔ Volltextsuche nach
Lösungsbeiträgen
✔ Empfohlene Beiträge
✔ Schnelle Ticketübersicht
✔ Einreichen von Anfragen
✔ Möglichkeit, Beiträgen
zu folgen und Beiträge zu
kommentieren
HS UPDATE 35
SERVICE & SUPPORT
IMPRESSUM
HERAUSGEBER:
HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: 040 63297-333
E-Mail: info@hamburger-software.de
Internet: www.hamburger-software.de
V. i. S. d. P.: Johannes Tenge
REDAKTION: Johannes Tenge
MITARBEIT: Deniz Atmaca, Christian Frick, Andrea
Haudel, Isabel Lohng, Stefanie Köhnken
GRAFIK, LAYOUT: www.staakdesign.com,
Joachim Staak, Huusbargstieg 71, 22359 Hamburg
DRUCK: Lehmann Offsetdruck GmbH, Gutenbergring 39, 22848 Norderstedt
HINWEISE: Der Herausgeber behält sich vor, alle in diesem Magazin
beschriebenen Produktspezikationen jederzeit zu ändern und haftet nicht für
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